LAS“9 S“ Y EL PLAN DE COLABORACION EN EL PUESTO DE TRABAJO:PCPT

Introducción.- El primer paso de la Mejora en cualquier tipo de Empresas es el Orden y la Limpieza, Si deseamos Mejorar primero tenemos que estandarizar, imagínense un lugar en donde no podamos encontrar lo que buscamos, que el exceso de material terminado y materia prima nos impida ver las áreas de oportunidad, es hay en donde el Programa de las 5S inicial, la relación trabajador-gerencia y que permita que todo el personal participe activamente del proceso de mejora continua.

Lo anterior se logra con el programa de las 5S. que consiste en actividades de orden y limpieza en el lugar de trabajo, que por su sencillez permiten la participación de pequeños grupos a lo largo y ancho de la compañía, los cuales con su aporte contribuyen a incrementar la productividad y mejorar el ambiente de trabajo.

Recomiendo la lectura del post :» Procedimiento para la implantación de las 5S «

Desde que empece a trabajar como dirigente de una organización empresarial y, por supuesto, posteriormente como consultor, tuve muy claros las necesidades y beneficios de la organización, orden y limpieza en todas las plantas de producción y oficinas , esmerándome en conseguir su implantacion y mantenimiento. Mas adelante surgió la técnica japonesa de las 5S junto al concepto de la Mejora Continua. A continuación, presento dos diapositivas power point donde trato de exponer las necesidades estratégicas y los beneficios tangibles e intangibles que aporta el programa de aplicación de las “ 5S”.

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El movimiento de 5 S toma su nombre de cinco palabras japonesas que principian con s: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. El movimiento en cuestión a cobrado un gran auge en las empresas occidentales a partir del bajísimo costo que implica su puesta en marcha, el ahorro en costos y recursos, la reducción de accidentes, el incremento en la motivación del personal, y los incrementos en calidad y productividad entre muchos otros. Las 5 S conjuntamente con la estandarización (documentación de la mejor forma de realizar el trabajo) y la eliminación del desperdicio ,constituyen los pilares fundamentales para la práctica del kaizen (mejora continua en el lugar de acción).

A continuación explicaremos en qué consisten estos cinco conceptos, para seguidamente exponer los otros cuatro que , no por ser menos conocidos, también tienen su importancia en alcanzar una mejora continua en cada organización empresarial, si implantan dichas tecnicas o conceptos:
1.-Seiri – «Cuando menos es más».Organización.-Ejecutar el seiri significa diferencias entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son, procediendo a descartar estos últimos. Ello implica una clasificación de los elementos existentes en el lugar de trabajo entre necesarios e innecesarios. Para ello se establece un límite a los que son necesarios. Un método práctico para ello consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los próximos treinta días. El otro método hace uso de una de las herramientas de gestión «el diagrama de Pareto», en función de ello habría que separar los pocos vitales de los muchos triviales. Ello significa que como promedio aproximadamente entre un 20% y un 30% de los elementos son utilizados entre el 80% y 70% de las oportunidades, mientras que entre un 80% y 70% de los restantes elementos sólo se utilizan entre el 20% y 30% de las veces. Ver diapositiva power point del diagrama de Pareto
Descarga diagrama-Pareto

Poner en práctica el seiri implica otorgar poder a los empleados y obreros (empowerment) para que ellos determinen cuales son aquellos elementos o componentes necesarios, siguiendo los postulados generales dictados por la dirección. La colocación de etiquetas rojas de un tamaño ostensible ,sobre los elementos innecesarios, permite visualizar luego de la selección la importante cantidad de elementos sobrantes o innecesarios en el lugar de trabajo. Surge luego que hacer con tales elementos, de tratarse de documentación deberá asignársela un código y proceder a su archivo , de tal forma en caso de ser necesario hacer uso de ellos se podrán encontrar fácilmente los mismos evitando la pérdida de tiempo o el extravío de los mismos . En el caso de máquinas o herramientas podrán ser destinadas a sectores que necesiten de ellas o bien ubicarlas en un área que permita su utilización por diversos sectores ; siempre claro está de que se trate de máquinas y herramientas de muy escaso uso, que no justifique la pérdida de espacio físico. En el caso de formularios si están fuera de uso deberán utilizarse de ser posible para otros fines ,utilizando la cara no impresa, y de no ser posible ello proceder a su destrucción. Es importante evitar por tal motivo la impresión de formularios en tandas, siendo mejor su impresión «justo a tiempo»( «Just in Time»:JIT) . Para el caso de las materias primas y materiales existentes en exceso, los mismos deberán ir al sector anterior en el proceso, adoptándose todas las medidas necesarias para dentro de la filosofía del JIT evitar la recurrencia de excesos de inventarios y sobreproducciones de materiales y productos en proceso, debido a los ingentes recursos que se ven desperdiciados por tal motivo : manipulación de materiales, destrucción, accidentes, uso de espacios, costos financieros, seguros, pérdida de valor.Es fundamental que tanto los empleados, como los supervisores, analistas y directivos recorran los lugares luego de las colocaciones de las etiquetas antes mencionadas para tomar conciencia y analizar las causas de tanto derroche.
2.-Seiton.–«Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar».Orden.–El seiton implica disponer en forma ordenada todos los elementos esenciales que quedan luego de practicado el seiri, de manera que se tenga fácil acceso a éstos. Significa también suministrar un lugar conveniente, seguro y ordenado a cada cosa y mantener cada cosa allí. Clasificar los diversos elementos por su uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo, requiere que cada elemento disponga de una ubicación, un nombre y un volumen designados. Debe especificarse no sólo la ubicación, sino también el número máximo de artículos que se permite. Los elementos que queden deben colocarse en el área designada. Cada pared debe estar numerada. La colocación de las diversas herramientas, suministros y trabajos en procesos deben estar ubicadas de acuerdo a las señales o marcas especiales. Las marcas en el piso o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas para el trabajo en proceso, herramientas, etc. Al pintar un rectángulo en el piso para delinear el área para las cajas que contienen trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un espacio suficiente para almacenar el volumen máximo de artículos. Las herramientas deben colocarse al alcance de la mano y deben ser fáciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podrían pintarse en la superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber cuándo se encuentran en uso. El pasadizo también debe señalizarse claramente con pintura, al igual que otros espacios designados para suministros y trabajo en proceso, siendo el destino del pasadizo el de transito no debiendo dejarse nada allí. Es muy común en áreas administrativas el extravío de documentación, contratos y otro tipo de documentación por falta del debido ordenamiento, lo cual trae aparejado importante pérdida de tiempo, como también la ausencia de documentación de importancia en momentos claves, y la mala imagen que queda de la empresa ante los ojos de clientes internos o externos.
3.-Seiso . –Limpieza.-El seiso significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas máquinas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo. También se la considera como una actividad fundamental a los efectos de supervisar. Un operador que limpia una máquina puede descubrir muchos defectos de funcionamiento; por tal razón el seiso es fundamental a los efectos del mantenimiento de máquinas e instalaciones. Así pues mientras se procede a la limpieza de la máquina podemos detectar con facilidad la fuga de aceite, una grieta que se esté formando en la cubierta, o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, pueden solucionarse con facilidad. Es fundamental evitar la emanación de componentes que produzcan el enrarecimiento del aire, pero además contar con sistemas de aireación propicios. Un aire limpio permitirá detectar a tiempo perdida de gases, químicos o combustibles. No sólo la limpieza de máquinas, pisos, techos y del aire son importantes, también lo es la luz, el color, el calor y la acústica. Así un suministro adecuado de luz debe ser el primer objetivo, puesto que la luz es el requisito esencial para ver. La luz es el elemento más importante para proporcionar un ambiente adecuado. Los colores claros de las paredes son tan importantes como la luz que refleja, debido a que el negro y los colores oscuros absorben la luz y tienden a crear un ambiente lóbrego y deprimente. Al seleccionar colores para una industria o cualquier otro lugar de trabajo, se debe pensar en la seguridad y en el estado de ánimo que pueda lograrse en las personas que lo ocupan, así como en las condiciones de trabajo que conduzcan a incrementar la eficiencia del trabajo. Es obvio que sin los requerimientos fundamentales para un alumbrado adecuado no se puede llevar a cabo ningún trabajo visual en forma fácil, correcta y rápida, ni tampoco en forma segura. Una exposición excesiva al ruido causa lesiones al sistema auditivo, causa molestias y, en ocasiones, interrumpe el curso del diálogo.
4.-Seiketsu.- Control visual.-Seiketsu significa mantener la limpieza de la persona por medio del uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos, caretas y zapatos de seguridad, así como mantener un entorno de trabajo saludable y limpio. En relación a la protección de los ojos es posible contar actualmente con lentes para cada tipo de riesgo posible; pero el problema más grande es que muchos operarios no aceptan usar siempre el equipo de seguridad para proteger sus ojos. Es acá donde la disciplina toma importancia fundamental, brindándole la información para que el empleado sea en todo momento consciente de los riesgos, y mentalizándolo para actuar conforme a las normativas de seguridad de la empresa. Selección, protección, higiene personal esmerada, buena limpieza en la fábrica y un buen programa de educación continua son medidas muy útiles para eliminar los casos de enfermedades de la piel en cualquier industria. La gerencia debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso; lo cual es el otro significado del seiketsu (sistematizar).
5.- Shitsuke.– Disciplina.-Shitsuke implica autodisciplina. Las 5 S pueden considerarse como una filosofía, una forma de vida en nuestro trabajo diario. La esencia de las 5 S es seguir lo que se ha acordado. La implantación de las 5 S en una organización implica quebrar la tendencia a la acumulación de elementos innecesarios, al no realizar una limpieza continua y a no mantener en su debido orden los elementos y componentes.; también implica cumplir con los principios de higiene y cuidados personales. Vencida la resistencia al cambio, por medio de la información, la capacitación y brindándole los elementos necesarios, se hace fundamental la autodisciplina para mantener y mejorar día a día el nuevo orden establecido.
A las 5 S clásicas etapas ya mencionadas se pueden añadir otras 4 S que tratan de involucrar aun mas al personal en la consecución de una mejora continua que lleve a la organización empresarial a la excelencia en la gestión .a saber:
6.-Shikari .– Constancia .-Es la capacidad de una persona para mantenerse firmemente en una línea de acción. La voluntad de lograr una meta. Existe una palabra japonesa konyo que en castellano traduce algo similar a la entereza o el estado de espíritu necesario para continuar en una dirección hasta lograr las metas. La constancia en una actividad, mente positiva para el desarrollo de hábitos y lucha por alcanzar un objetivo.
7.- Shitsukoku. – Compromiso.- Es cumplir con lo pactado. Los procesos de conversación generan compromiso. Cuando se empeña la palabra se hace todo el esfuerzo por cumplir. Es una ética que se desarrolla en los lugares de trabajo a partir de una alta moral personal. Algunas personas logran ser disciplinadas y constantes (5ª S y 6ª S). Sin embargo, es posible que las personas no estén totalmente comprometidas con la tarea. Shitsukoku significa perseverancia para el logro de algo, pero esa perseverancia nace del convencimiento y entendimiento de que el fin buscado es necesario, útil y urgente para la persona y para toda la sociedad.
8.- Seishoo.– Coordinación.– Esta S tiene que ver con la capacidad de realizar un trabajo con método y teniendo en cuenta a las demás personas que integran el equipo de trabajo. Busca aglutinar los esfuerzos para el logro de un objetivo establecido. Los equipos deben tener métodos de trabajo, de coordinación y un plan para que no queda en lo posible nada a la suerte o sorpresa. Los resultados finales serán los mejores para cada actor en el trabajo y para la empresa.
9.- Seido. – Sincronización .-Para mantener el ritmo de la interpretación musical, debe existir una partitura. En el trabajo debe existir un plan de trabajo, normas específicas que indiquen lo que cada persona debe realizar. Los procedimientos y estándares ayudarán a armonizar el trabajo. Seido implica normalizar el trabajo.
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Es importante tener en cuenta que en un puesto de trabajo las fases o etapas a considerar para la aplicación e implantacion de las técnicas de las “ 5 S “ son las siguientes:

1.Nominar un grupo de mejora con su líder, estableciendo la normativa de reuniones y la programación o cronograma de las etapas a considerar para la implantacion de las técnicas “ 5 S “ en la zona elegida para su estudio.
2.Definir la zona o Puesto de Trabajo a considerar.
3.Dibujar un croquis o alzado de la zona, area, departamento o puesto de trabajo fijado.
4.Identificar y listar todos los materiales o documentos absolutamente necesarios
5.Analizar en profundidad el origen y destino de los materiales o documentos , según se trate.
6.Listar todos los materiales o documentos innecesarios.
7.Separar los materiales o documentos innecesarios, ubicándolos adecuadamente hasta la toma de decisiones con respecto a su destino como venta, reparación o desecho.
8.Descubrir y anular las causas de aparición de los materiales o documentos innecesarios.
9.Limpiar con detenimiento toda la zona o puesto de trabajo en estudio.
10.Anular todos los focos de suciedad encontrados.
11.Ordenar la ubicación de los materiales y documentos necesarios según su frecuencia de uso, tamaños y pesos, rotación de existencias, sistema de almacenaje,…etc.
12.Señalar los materiales o documentos necesarios identificándolos por medio de una codificación idónea a desarrollar, que identifique el tipo de material o documento y su ubicación correcta.
13.Definir e incorporar los habitáculos, recipientes, contenedores, pallets, estanterías, baldas, armarios, archivadores, …etc.
14.Señalar con letreros y etiquetas los habitáculos en donde van a ser ubicados los materiales o documentos necesarios
15.Estudiar y analizar, si se trata de fabricacion de productos, el lote económico del producto mas conflictivo.
16.Considerar y determinar el flujo de materiales mas adecuado durante el proceso de fabricacion en el area, departamento o puesto de trabajo de que se trate.
17.Racionalizar la ubicación de la maquinaria y equipamiento necesario para las fabricaciones y también la de los documentos que se utilicen en el lugar sujeto a estudio.
18.Definir y situar los pasillos de paso y zonas de circulación y descanso
19.Fijar el tamaño y sitio para las zonas de espera y almacenes exiliaras de materiales en proceso y terminados.
20.Pintar los suelos, paredes, estanterías, siguiendo una normativa a definir.
21.Planificar la limpieza periódica mas idónea para el caso en estudio.
22.Establecer los controles visuales mas adecuados para efectuar con mayor facilidad el seguimiento del grado de orden, organización y limpieza alcanzado en el sitio en estudio.
23.Planificar los paseos de seguimiento periódico del progreso en las “ 5 S “
24.Definir los indicadores de control de avance y método de evaluacion a utilizarse
25.Ubicar en la planta u oficinas el panel de seguimiento y control que visualice todos los formatos, gráficos, fotos y documentos que permitan comprobar los progresos realizados.
26.Realizar las reuniones del líder con su grupo de mejora de la zona en estudio, analizando la situación y solventando los problemas que surjan con las acciones correctoras adecuadas.
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El Plan de Colaboración en el Puesto de Trabajo : P.C.P.T.

Después de varias implantaciones de las “ 5 S “ en diversas organizaciones empresariales fui evolucionando en su aplicación tratando de ampliar su marco de actuación de manera que fuera mas fácil el involucrar al personal y obtener su motivación sensibilizándolos en los beneficios de todo tipo que se obtenían con su implantacion y mantenimiento.

Especialmente cuando dentro de un proceso de cambio se formaban grupos de mejora continua fui introduciendo variables a la propia implantacion de las “ 5 S” de tal forma que cree un sistema o método que llame “ El Plan de Colaboración en el Puesto de Trabajo”, donde ademas de considerarse las tres primeras S de la Organización, Orden y Limpieza , seguí comprometiendo al personal en los conceptos, dentro de su puesto de trabajo, relacionados con la Seguridad, la Formación, la Calidad, la Productividad y la Logística.

Estos conceptos pueden ser modificados eligiéndose otros que se consideren mas idóneos para ser aplicados en la organización de que se trate .

Adjunto una diapositiva power point sobre la organización de un proceso de cambio y que utilice en el post editado en este blog titulado “ La organización del Proceso de Cambio”

Descarga Organizacion_cambio

Estas ocho variables actúan de manera que se interrelacionan y dan una idea generalizada y bastante realista de la situación de cada puesto de trabajo , haciendo participar al personal obteniendo la opinión sobre las circunstancias en que se encuentra su propio puesto de trabajo con respecto a los conceptos mencionados.. Ver diapositiva power point que adjuntamos.

Descarga esquema_PCPT

Seguidamente definiremos los ocho conceptos y adjuntamos las correspondientes diapositivas power point para cada uno de ellos, las cuales junto al esquema anterior pueden ser utilizadas como posters que sirven para sensibilizar y motivar al personal de la organización.

1.-Organización.- Eliminar los materiales innecesarios.
Material innecesario es aquel que no se utiliza en el puesto de trabajo y que no se prevé utilizar en el futuro.
Material necesario es aquel sobre el que no existe duda de su próxima utilización.