LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA en administraciones públicas y organizaciones empresariales

Recientemente escribí un comentario tratando de clarificar los términos de eficiencia y eficacia aplicados a la función de la administración publica y su diferencia con respecto a las organizaciones empresariales. Dicho comentario se publico en el blog de Jose Maria Gorordo como respuesta a su articulo “ Medir la eficiencia y la eficacia de una decisión publica”.
A continuación adjunto el mismo, antes de añadir algunas ideas al respecto:
“ Te felicito por tus artículos explicando la normativa existente para evaluar los términos de eficacia y eficiencia en la gestión de las administraciones publicas.
Tratando de seguir tus pensamientos al respecto, te adjunto unos comentarios que persiguen clarificar ambos conceptos y, especialmente, indicar la diferencia entre la gestión en la empresa privada comparándola con la publica o estatal.
Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.
Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.
La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo.
Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.
En el mundo de las organizaciones empresariales de las definiciones en curso, se consideran las que dicen que la EFICACIA mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.
Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.
Mientras que la EFICIENCIA consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.
A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.
La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. ¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas interrogantes es afirmativa
En la vida real existen muchas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de recursos: humanos, financieros, tecnológicos, de conocimientos, logísticos; sin embargo, por más que se esfuerzan no logran alcanzar sus objetivos. Utilizan de la mejor manera posible sus recursos pero fracasan en la consecución de sus objetivos. Otros derrochan lastimosamente sus recursos y aún así logran llegar alcanzar su objetivo. Los menos, son los que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien y logran resultados fabulosos, logran ser productivos.
Cuando se intenta hacer más eficiente el funcionamiento del aparato del Estado, asimilándolo con la eficiencia en el funcionamiento de la Empresa Privada, se analiza a los mismos como si ambos tuvieran exactamente los mismos fines y/u objetivos. Creo que el objetivo de toda empresa privada es primordialmente el fin de lucro, luego, el proveer al consumidor de un bien que este necesita, dice necesitar, o le hicieron creer que necesita. Radica en este punto la cualidad y eficiencia de los hombres que trabajan y diseñan la estrategia de la producción y la venta del producto o servicio. Está medianamente comprobado que a muchas empresas les interesa poco el verdadero impacto que sus productos o servicios producen en el consumidor o usuario. Lo verdaderamente importante para los directivos empresarios, es la EFICIENCIA, es decir maximizar ganancias minimizando los costos de producción.
El Estado en cambio, necesariamente debe ser antes eficaz que eficiente. Es decir, debe producir con su gestión un impacto positivo en la población a la que se dirige. El Estado no está para ganar dinero, sino para ser eficaz, para distribuir equitativamente, para proteger al más débil, para ser un árbitro justo en las lógicas diferencias que conviven en toda sociedad.
En síntesis, es erróneo intentar analizar el funcionamiento del Estado desde la lógica de la eficiencia. Este debe ser primero eficaz, luego si es eficiente, mejor. En cambio la Empresa privada, debe ser primero eficiente, luego también eficaz, esto es, más responsable por el impacto que su inocultable fin de lucro, muchas veces produce negativamente en la población.”
Seguidamente tratare de clarificar aun mas los términos mencionados en mi comentario. Así tenemos:

• Eficiencia: Cuando se  analiza y evalúa la gestión de un dirigente se dice que es eficiente, con una dimensión interna, de manera que hace las cosas bien, con el mínimo esfuerzo y consumo de recursos.

• Eficacia: Sin embargo, cuando se dice que es eficaz, se hace con una dimensión externa, considerando que cumple con los objetivos previstos, estando bien relacionado o adaptado con el entorno.

Por otra parte, es conveniente también considerar el siguiente termino:

• Efectividad: Es decir cuando un dirigente es efectivo se refiere a que es apto,capaz, competente, ya que hace las cosas y desempeña una acción favorable para los intereses de la organización.

Incluyo una diapositiva power point donde se comprueban las diferencias entre la eficiencia y la eficacia de un ejecutivo según utilice bien o malgaste los recursos a su disposición y  se relacione bien o mal con el entorno cambiante
Descarga  eficiencia_eficacia

Como orientación para una valoración se podría considerar los siguientes indicadores de eficiencia:
INDICE O  EFICIENCIA GLOBAL= Eg ( indice de competitividad)

Ra              Resultado actual de la empresa
Eg = ——- = ——————————————–
Rm             Resultado mejor de la competencia
Se evalúan las ventas, el valor añadido, el beneficio, la producción, el cash-flow,…. por empleado, por unidad.
Rp           Ra
Eg = ——  x  ——-  =  Ee  x  Eo
Rm          Rp

Rp = Resultado potencial u optimo de la organización empresariales
Ee  = Indicador de eficiencia estratégica o externa
Eo = Indicador de eficiencia operativa o interna

El modelo para la mejora de la eficiencia se apoya en tres conceptos : personas, procesos y clientes.

La eficiencia de la organización se logra con :

• Personas y recursos de naturaleza tangible e intangible propio de las diferentes  redes de flujos de la organizaciones
• Personas competentes o con capacidades, es decir con actitudes, aptitudes ( conocimientos), habilidades y experiencias.
• Eliminando el trabajo entre el cliente y la persona que añada valor y que pertenezca a la organización
• Actuando con flujos rápidos , efectivos y continuos de actividades que añadan valor al producto o al servicio para el cliente con procesos eficientes, vía análisis de actividades y de valor.
• Organización horizontal¡ , plana, ajustable y flexible, con personas motivadas , comprometidas y con capacidad efectiva de decisión o con poder y liderazgo. (empowerment)
• Orientación hacia el cliente

Se incluye una diapositiva en power point representando lo anterior

Descarga eficiencia

Asimismo incluyo una representacion grafica en powerpoint para comprobar la relacion existente entre el grado de eficacia y eficiencia en un empleado o dirigente de una organizacion empresarial

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COMUNICACIÓN>>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD