DIRECCION de MATERIALES: compras,precio de coste, subcontrataciones y análisis de valor.

1.-INTRODUCCIÓN.
La globalización, un entorno altamente competitivo, y el desarrollo tecnológico demandan procesos con tiempos de ciclos más cortos y esbeltos, mejor aprovechamiento de recursos, y un manejo de información ágil y confiable para que las empresas proveedoras de productos y servicios puedan competir y convertirse en líderes en el segmento de la industria en el que se desarrollan.
La nueva configuración de la economía y de la industria demanda empresas que sean innovadoras no solamente en productos y servicios, sino también en los procesos internos; y es tal vez en el área de procesos en donde existen más oportunidades de aplicar las nuevas tecnologías para lograr ventajas competitivas que nos permitan el éxito en las organizaciones.
Las tecnologías de información son parte fundamental de la nueva administración de negocios, sistemas que permiten la planeación, organización, comunicación e integración de los procesos y datos internos de la empresa (Enterprise Resource Planning), sistemas para la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Managment), y de administración de las relaciones del cliente (Customer Relationship Management). Las tecnologías de información han permitido enfrentar los nuevos retos originados por el desarrollo de la industria y la evolución de los procesos y relaciones industriales.
La Dirección de Materiales , conocida normalmente como gestión de compras es, hoy más que nunca, un elemento fundamental para garantizar la rentabilidad y la competitividad de las empresas. En efecto, éstas destinan una media del 70% de sus ingresos a la adquisición de artículos, materiales y servicios externos.
La proporción entre la totalidad de las compras contra la totalidad de las ventas dependerá del sector económico de que se trate, pero es indudable que fluctuara desde un mínimo superior al 25% de los sectores de la construcción y servicios, hasta llegar a superar el 80% en el sector de la gran distribución.
Es posible mejorar la gestión de compras calificando a los proveedores, asegurándose de la continuidad de la producción, garantizando las entregas a los clientes y superando las variaciones de la demanda.
Planificar un almacén es una de las tareas más importantes y dificultosas de cualquier gerente de compras y logística en una empresa, ya que de su correcto desempeño dependerán las actividades comerciales de la empresa y sus flujos afectarán las ecuaciones de costos que se deberán analizar a la hora de pensar en términos de precios al cliente.
Para los departamentos de compras se ha convertido en prioridad la situación financiera y la sostenibilidad de los proveedores; así como controlar y gestionar los riesgos identificados a fin de evitar alteraciones en la cadena de suministro derivadas de los fracasos empresariales.
Antes de continuar con la lectura de este artículo, recomiendo la lectura de los siguientes posts del blog:
“ La Dirección es Comunicación”
“ Reestructuracion del Área de Materiales”
“ Marketing de Compras : análisis y evaluacion 4444 de proveedores y acopios”
“La cadena de valor y sus aplicaciones”

“Gestión de Existencias e Inventarios”
En estos artículos se profundizó en la gestión de la acción de dirigir, junto a la mención de las responsabilidades, actividades y tareas, análisis de proveedores con el perfil, la elección de criterios y su evaluacion, proceso de la compra, calidad concertada y estrategias de marketing de compras.
Asimismo , se explicó toda una reestructuracion del area de compras y aprovisionamientos , donde se aplicaron mejoras muy utiles , que pueden servir de ejemplo para cualquier otra organización empresarial.
En este nuevo articulo , trataremos de clarificar lo que entendemos como organización de la Dirección de Materiales requerida para los tiempos actuales, ademas de realizar un análisis de la función de compra, en cuanto al propio Director de Compras, el precio de coste de los abastecimientos, las secuencias e interrelaciones de las operaciones de compra y subcontrataciones , y por último, el análisis de valor dejando para otro artículo posterior todo lo relativo a la logística de la distribución física de materiales, gestión de existencias y su almacenaje, junto a la gestión de inventarios.

2.-DIRECCION de MATERIALES.-

Hoy en día, se debe considerar, como primordial, la función de dirigir el area de materiales, como una síntesis de la organización en una empresa , que aglutine todo lo concerniente a una optima gestión de los recursos necesarios para efectuar competitivamente todo el suministro de materiales y servicios con rentabilidad y cumpliendo las necesidades de los clientes internos y externos de la organización.
Considero que hoy en día el termino de Dirección de Materiales es el mas correcto para denominar la gestión de materiales y su dirección considerándola como un area homogénea que aglutine como centro de beneficios todo el proceso del suministro de materiales o servicios necesarios para obtener productos o servicios con destino a los consumidores o usuarios de los mismos.
Seguidamente, y desde mi punto de vista y experiencia acumulada, tratare de explicar mi concepto de lo que debe abarcar un area de dirección o gestión de materiales, que realmente coordine todo lo relacionado a sus necesidades administrativas, de compras o aprovisionamientos, marketing, soporte técnico, logística y manutención, mantenimiento, almacenaje, inventarios.
2.1.-Organización del Área de Materiales.
Pensando en una empresa fabricante de bienes de equipo, visualizare una organización flexible y horizontal que potencie, por un lado, la comunicación interna con las áreas de investigación y desarrollos, producción y comercialización de la corporación empresarial ,y, por otro, la comunicación externa con los oferentes : proveedores de materia prima,materiales, componentes , recambios o servicios generales.
La Gestión del Área de Materiales la descompondré en diez posibles departamentos con funciones bien delimitadas , tratando de abarcar todas aquellas tareas de la llamada cadena de valor, que tengan relación con el suministro de materiales y servicios ajenos a la comercialización y producción de la empresa.
Para su mayor comprensión propondré un organigrama que represente con mayor exactitud la propuesta de dicha organización del area de materiales y su dirección. Seguidamente definiré los diez departamentos propuestos y sus funciones mas importantes:

1.ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS.-

  • VºBº Albaranes y Facturas:Comprobación de las Solicitudes de Compras de la organización empresarial, Albaranes y Facturas de los proveedores
  • Control de Costos de las Existencias:Aplicar la contabilidad analítica y vigilar el costo del inmovilizado en los almacenes y parques de existencias y productos semiterminados o terminados y recambios.
  • Contratos y Condiciones:Redacción y comprobación de los contratos de compra o subcontratación y de las condiciones de pago y formulas de revisión de precios, garantías y penalizaciones a considerar.
  • VºBº Devoluciones:Comprobación, aceptación y cobro de las devoluciones a proveedores, que deban realizarse.

2.MARKETING DE COMPRAS.-

  • Investigación del Mercado:Estudio e investigación del mercado, analizando la demanda previsible , el atractivo y cuota del mercado y su tasa de crecimiento y posicionamiento competitivo.
  • Cartera de Proveedores:Análisis de los proveedores actuales y potenciales, seleccionándolos, evaluándolos y vigilando su trayectoria en tecnología, calidad, precio y servicio.
  • Estrategias de Compra:Aplicación de matrices para la toma de decisiones estratégicas de la gestión de compras y colaboración en la realizacion de los Planes Estratégicos de la empresa y su Planificación de Compras y Existencias.
  • Política de Precios:Colaborar con el área comercial en el catálogo de precios de venta y definir los precios de coste de los materiales

3.GESTION DE COMPRAS.-

  • Programación de Compras:Establecer el Programa ,a medio y corto plazo, de Compras a, correlativo a su planificación y plan estratégico correspondiente.
  • Consultas, Ofertas y Pedidos:Redacción, envío, seguimiento de las consultas a proveedores. Recepción y análisis de las ofertas de proveedores y sus condiciones de venta. Decisión y redacción de los Pedidos a enviar.
  • Presupuestos: Calculo de presupuestos de los componentes de productos a fabricar o suministrar. Establecimiento de precios de coste y medios de los materiales a utilizar. Vigilancia de las tendencias en los precios.
  • Persecución de Pedidos:Seguimiento de la ejecución de los pedidos en cuanto a cantidades, calidad, cumplimiento de plazos de entrega . Información de la situación de cada pedido y características del proveedor.

4.INGENIERIA DE COMPRAS.-

  • Soporte Técnico del Área:Ingeniería de Compra que implica el asesoramiento, evaluacion y control de los recursos de cada proveedor, para lograr el precio mas reducido dentro de las especificaciones de calidad establecidas y recursos a emplear en su diseño y fabricacion. Colaboración técnica con el resto de departamentos de la empresa.
  • Análisis de Valor de Productos:Colaborar en la realizacion de Análisis de Valor de productos o servicios en su fase de diseño, desarrollo y fabricacion para reducir su coste dentro de la cumplimentación de las necesidades del cliente.
  • Control de Devoluciones y Reclamaciones:Vigilancia y seguimiento de las quejas y reclamaciones ha emitir a proveedores, así como de las devoluciones que se ejecuten.
  • Inspección Cualitativa:Realización e informacion sobre las inspecciones cualitativas a realizar a la recepción de los materiales en la empresa.

5.COORDINACION DEL AREA.-

  • Coordinadores de Compras :Establecimiento de los Grupos Coordinadores de Acopios y Proyectos para el seguimiento de los programas de suministro de materiales para los proyectos de fabricacion en curso y resolución de problemas que puedan surgir durante su ejecución.
  • Plan Estratégico de Compras:Establecimiento , seguimiento y aplicación del Plan Estratégico de Compras, coordinándolo con el Plan General Estratégico de la empresa.
  • Control de Precios y Costes del Área:Análisis, estudio analítico y definición de los precios de coste del area en sus diferentes partes homogéneas.
  • Estadísticas y Banco de Datos:Colaboración con el area Informática en el desarrollo de bancos de datos y maestros de proveedores y familias de materiales y productos, , planificación de acopios, control de stocks MRP, etc. Utilización de tablas y estadísticas informáticas de ayuda a la gestión de compras, almacenes, inventarios y expediciones.

6.GESTION DE ALMACENES.-

  • Almacén General Distribuidor:Organización de un Almacén General Distribuidor que aglutine todas las entradas y salidas a través suyo provenientes de los diferentes almacenes auxiliares según sean las familias de materiales a almacenar.
  • Almacenes Auxiliares:Organización de los Almacenes Auxiliares de Materias Primas, Obsoletos,Desperdicios, Material en exceso, Repuestos y recambios, Materiales de consumo, Parque de chatarra y fundiciones, Material electrónico y eléctrico, Materiales Estándar, Materiales Y Productos para Proyectos de montaje, Productos semiterminados, Productos Terminados, Herramientas, Mantenimiento, Material de limpieza, Materiales fungibles,etc.
  • Expediciones y Envíos:Almacén para ubicar todos los envíos ya embalados y preparados para su transporte.
  • Vº Bº Entradas y Salidas:Control exhaustivo de todas las entradas y salidas de materiales al Almacén General Distribuidor y desde este a todos los almacenes auxiliares y centro de trabajo de la empresa.

7.GESTION DE EXISTENCIAS.-

  • Familias de Materiales:Clasificación de los materiales por su tipo de tecnología , destino de utilización o grado de importancia , costo y fase de fabricacion o montaje.
  • Lay-out de Almacenes :Organización y distribución física y ubicación de los locales, estanterías y medios de manutención y transporte a ser utilizados como almacenes o parques de almacenaje.
  • Métodos de Control de Existencias:Selección y establecimiento de los sistemas y metodologías para realizar el control de existencias en los almacenes.
  • Inspección Cuantitativa: Realización de las inspecciones y controles de las cantidades de materiales o productos a almacenar o enviar.

8.GESTION DE INVENTARIOS.-

  • Control de las Existencias: Valoración de las existencias existentes en los diferentes almacenes y parques e incluso de los materiales en curso de fabricacion y montaje.
  • Metodologías de Inventarios:Elección y establecimiento de los métodos para la realizacion de los inventarios periódicos que se consideren necesarios.
  • Ejecución de Inventarios:Realización por el personal idóneo de los inventarios que se decidan llevar a cabo.
  • Vº Bº de Obsoletos ,Desechos y Material en exceso:Análisis y estudio de los materiales que puedan ser clasificados como obsoletos, desperdicios, en exceso para ubicarlos en los almacenes correspondientes y emitir los listados de materiales pertinentes.

9.LOGISTICA .-

  • Análisis del Flujo de Materiales:Estudio, análisis y mejora de los flujos de materiales y su distribución física en los distintos almacenes y talleres de fabricacion y montaje de la empresa.
  • Equipamiento Manutención: Elección del equipamiento de manutención mas idóneo para efectuar el movimiento delos materiales y productos entre los almacenes y centros de trabajo.
  • Medios de Transporte:Elección de los medios de transporte para el envío al exterior.
  • Embalajes y Paletizacion: Elección y realizacion de los medios de embalaje y paletización para una adecuada protección de los materiales o productos a enviar.

10.MANTENIMIENTO.-

  • Mantenimiento del Área:Realización del mantenimiento preventivo y general de las diferentes áreas de la empresa.
  • Talleres de Reparaciones: Dirección de los correspondientes talleres de reparaciones .
  • Control de Averías: Dirección y control del equipo de especialistas en mantenimiento y reparación de averiás.
  • Limpieza General del Área: Dirección del personal de limpieza de las áreas de la empresa y su programación.

Adjuntamos una representación word del organigrama del area de materiales que e ha propuesto:

Descarga organigrama_materiales 

2.2.-Distribución del tiempo del Director de Materiales.-
Un Director de Materiales deberá establecer un sistema de control de su tiempo de trabajo que le permita abarcar y controlar todas sus tareas de manera eficaz y efectiva.
Sugiero la lectura del post titulado “El tiempo de los dirigentes:su gestión y administración”.
Seguidamente, adjunto una representación en power point de la distribución de una jornada laboral cuando ejercí como Director de Materiales en la Maquinista Terrestre y Marítima, S.A (grupo I.N.I.)

Descarga  distribucion_jornada

2.3.-Control de Gestión.-
Seguidamente citare los documentos, controles e indicadores o ratios del cuadro de mando utilizados en la dirección de materiales de la M.T.M. (Maquinista Terrestre y Marítima), donde hice una drástica reestructuración del Área de Materiales, centralizando los departamentos de compra y racionalizando los almacenes y parques de fundiciones y chatarras.
La documentación se dividía en dos campos, de entrada y de salida ,con los cuales se obtenían los datos que luego servían para fundamentar un control de gestión del area mediante un cuadro de mando progresivo, que disponía de ratios e indicadores de la eficacia del área. Considerando los indices de gestión elegidos, se podía definir los datos “ output” necesarios para los mismos y, por tanto, los datos “ input “con que se debía alimentar el banco de datos correspondiente.
Con ello, este análisis de datos input-output, junto al de los indices de gestión finales facilitaban la integración con los datos manejados en otras áreas, con lo que era posible establecer un sistema de gestión integrado e informatizado.

2.3.1.-Documentación.- Los documentos utilizados eran los siguientes:

Documentos de Entrada:

  • Acta de Reunión o Informe: Normalizado documento útil para dejar constancia escrita de lo tratado en cualquier clase de reunión o para emitir informes o notas aclaratorias.
  • Aviso: Documento para emitir cualquier clase de aviso preventivo para tomar una acción
  • Compras al contado:El mecanismo de compras al contado , con pago en dinero, constaba de dos documentos , uno de “ autorización de pago o reintegro” para solicitar el anticipo en metálico , y el de la liquidación “ autorización de pago-compras al contado”al que se le adjuntaban los albaranes y recibos de cobrado de la compra efectuada.
  • Contratos: Documentos provenientes de los proveedores en los que se especificaban los pactos y condiciones de pago para la compra de un material o servicio.
  • Catálogos de precios. Provenientes de los proveedores con sus correspondientes listas de precios de sus productos o servicios.
  • Facturas: Facturas parciales o totales de lo suministrado por los proveedores .
  • Informes de desviación: Expedidos por el Control de Calidad expresando cualquier clase de defecto, anomalía o desviación de las calidades exigidas a un producto adquirido, tanto en su fase de Recepción , como en las fases de transformación , montaje, pruebas y garantías.
  • Licencias de importación y exportación: Documentos oficiales de la Administración estatal para efectuar ambas funciones.
  • Listas de Piezas o Materiales: Emitidas por las oficinas técnicas y de Ingeniería, en las que se expresa partida por partida, cada uno de los materiales necesarios para cada fase de construcción determinada , perteneciente a un proyecto concreto.
  • Notas de Envío : Documento emitido por Expediciones y que servia para comunicar oficialmente cualquier clase de envío de material hacia el exterior, tanto por devoluciones de material defectuoso a proveedores, como para envío de materiales a ortos proveedores para su transformación o a montajes exteriores.
  • Ofertas: Documentos provenientes de proveedores en los que licitan con precios de los materiales indicados en la demanda de oferta o consulta que se les envía.
  • Peticiones de Pedidos o Solicitudes de Compra: Documentos para ordenar la compra de cualquier clase de material. Medio o servicio, para un proyecto determinado, centro de gasto e inversiones en inmovilizado. Cuando era necesario se acompañaban con hojas de requisitos, lo cual sucedía siempre que se tratara de piezas de forja y fundición.
  • Ficha viajera. Se trataba de un documento que mencionaba las entradas para el control de stocks de materiales con sus máximo y mínimo, siendo un documento ejecutivo de compra cuando se alcanzaba el mínimo como stock de seguridad establecido.
  • Comunicaciones. Cualquier tipo de documento proveniente de proveedores que era archivado como telegramas , telex, fax , y ahora añadiríamos el correo electrónico.
  • Modificaciones de Pedido: Documento que servia para documentar cualquier modificación de pedido surgido después de las correspondientes solicitudes de compras recibidas.
  • Informes de Desviaciones: Documentos emitidos por el Control de Calidad donde se citaban datos que determinaban en que fase( recepción, talleres, montaje, pruebas o garantía) se producía la desviación.
  • Faltas de materiales: Documento donde se reseñaba las roturas de suministro de materiales y que alertaban de la necesidad de soluciones urgentes a ejecutar de inmediato.

Documentos de Salida:

  • Actas de Reunión e Informes: Documentos similares a los mencionados en los de entrada.
  • Avisos: Iguales que los de entrada.
  • Cartas: Documentos normalizados para comunicaciones escritas dirigidas al exterior.
  • Consultas o Demandas de Ofertas: Documento oficial para la petición de ofertas de precios y plazos de entrega y condiciones de venta, de cualquier clase de material o servicio a un proveedor determinado, acompañándose con hojas de requisitos cuando fuera necesario (Forja y fundiciones).
  • Condiciones Generales del Pedido: Hoja de acompañamiento a los Pedidos.
  • Pedidos. Documento para efectuar el pedido oficial al proveedor , ademas de otro modelo para las copias de pedidos de circulación interna, debiéndose adjuntar en todos los casos las hojas de requisitos y especificaciones necesarias.
  • Pedidos Urgentes : Documento de pedido urgente para aquellos casos en que fuera necesario.

2.3.2.-Controles de Gestión.-

  • Control de Peticiones de Pedido.-Este control pretende obtener un conocimiento exacto de la situación en que se encuentra cada petición de pedido, así como obtener valores indicativos de la carga de trabajo, controles de eficacia , grados de limitación por plazo de documentación, por proyecto, comprador o grupo de compra. Así tendremos los siguientes valores, gráficos y ratios :
    • Valores:
        • Numero de peticiones de pedido y partidas recibidas , cumplimentadas y pendientes por día, mes y año para cada proyecto, comprador, familia y subgrupo de compra.
        • Media acumulada de peticiones y partidas recibidas, cumplimentadas y pendientes por día, mes y año en proyectos, compradores y familias o subgrupos de compra.
    • Gráficos:
        • Peticiones y partidas recibidas, cumplimentadas y pendientes por
        • T.A.M de partidas recibidas, cumplimentadas y pendientes.(Tendencias acumuladas)
    • Ratios:
        • Eficacia de la negociación de compras( mes y año) por comprador, familia y subgrupos,.
            • ENC1(%)= Nº peticiones cumplimentadas/ Nº peticiones recibidas
            • ENC2(%)= Nº de partidas cumplimentadas/ Nº de partidas recibidas
            • Indice de dificultad peticiones(mes y año) por comprador, familia y subgrupo: ENC1 / ENC2 = %
  • Control de Pedidos.-Con el fin de obtener un fichero que permita agrupar por diversos conceptos y lograr los indices y ratios adecuados.
    • Valores:
        • Nº de Pedidos y partidas lanzadas o emitidas, cumplimentadas, pendientes de cumplimentar y pendientes(entradas a almacenes) por día, mes y año , para cada Proyecto, comprador,perseguidor, familia y subgrupo.
        • Media acumulada de pedidos lanzados, cumplimentados y pendientes por día, mes y año en proyectos, centros de trabajo, compradores, perseguidores, y familias de materiales
    • Gráficos:
        • Pedidos y Partidas lanzadas, cumplimentadas y pendientes por mes y acumuladas por año.
        • T.A.M. Nº de Pedidos lanzados , cumplimentados y pendientes con su valor en euros.
    • Ratios:
        • Eficacia, persecución compras ( mes y año) por comprador, perseguidor, familia y subgrupo.
          • PCN1(% ritmo de cumplimentación)=Nº partidas pedidos cumplimentados / Nº partidas pedidos lanzados
          • PCN2 ( % ritmo entradas )= Nº partidas pedidos cumplimentados / Nº partidas pendientes.
          • PCN3 ( % ritmo lanzamiento) = Nº partidas pedidos pendientes / Nº partidas pedidos lanzados.
  • Control de Modificaciones de Pedido.-Sera una nueva Petición de Pedido que relaciona el nº de petición anterior y su partida correspondiente con los cambios a efectuarse , especificando las causas de las mismas. El control se establece por el numero de modificaciones de causas similares, desglosándolos según se originen en los departamentos técnicos o del área de Materiales.
  • Control de Informes de desviación.-Se trata de un fichero de los Informes de Desviación en el que consten los datos suficientes para permitir conocer la cantidad de rechazos por pedido -proveedor, por producto – proveedor, y la desviación en costes por rechazos.
  • Control de Facturas a conformar.- Trata de un fichero de las facturas a conformar con los datos pertinentes.
  • Control de Demandas de Oferta y de Ofertas en curso.-Trata de un fichero de las demandas de ofertas cursadas a proveedores y de las ofertas recibidas en respuesta a aquellas.
  • Control de Licencias de Importación y Exportación en curso.- Es un fichero de las licencias de importación o exportación en curso
  • Control de Tabulaciones– Se utiliza para obtener un control de las tabulaciones efectuadas y en especial de aquellas a pedidos de un valor superior a una cantidad normalizada, conformándose un registro de datos del comprador, proyecto, pedido, nº de oferta lanzada y su demanda, especificando los precios y plazos de entrega obtenidos y el proveedor seleccionado. En el documento se mencionaran los siguientes indicadores.
    • Importe Medio del Mercado= media de los precios obtenidos en las ofertas recibidas.
    • Importe Compra = precio de compra de la oferta adjudicada al proveedor seleccionado.
    • Importe Presupuesto= precio previsto en el presupuesto de proyecto en ultima oferta a cliente .
    • Eficacia de Ventas = diferencia entre lo presupuestado y el importe medio del mercado.
    • Eficacia de Compras = diferencia entre el importe de la compra y el importe medio del mercado.
    • Perdidas o Ganancias= diferencia entre el importe de lo presupuestado y lo comprado.
  • Control de Precios por Artículos Piloto.-Se trata de establecer un control de precios por articulo piloto, escogidos por su representatividad dentro de cada familia de materiales y en el volumen total de compras de esa familia, de manera que se obtenga la evolución de los indices de los precios de compra a lo largo de un ejercicio con respecto a unos precios de mercado de estos mismos artículos en una fecha base o indice a considerar.Para ello se utilizaran los siguientes cálculos:
    • Calculo del Precio Medio por Articulo y por año.
    • Calculo de ahorro de compra por articulo piloto en el año al precio del tipo medio.
    • Calculo de los Indices de Precio en un año base, teniendo en cuenta la suma de los indices pagados y ponderados por articulo y la suma de los indices de precios medios de mercado para el total de las compras y en relación con el mercado.
  • Control por grupos y subgrupos de compra con análisis ABC.-Se trata de varios listados y programas de exploración de los Bancos de Datos realizados con la técnica ABC de Pareto, a saber:
    • Listados ABC por proveedores ordenados por grupos y subgrupos de compra y de mayor a menor del importe acumulado en el año.
    • Listados ABC de pedidos según importe de mayor a menor dentro de cada intervalo seleccionado y año en curso, y ordenados por grupos y subgrupos.
    • Resumen de gestión por comprador compaginando la ejecución del pedido según el listado ABC de pedidos con el comprador en estudio.
    • Listado ABC de Artículos Piloto Primero se procede a la identificación y marcaje de determinados materiales a fin de poder ser posteriormente seleccionados como materiales piloto para realizar un listado de artículos piloto.
  • Control de Seguimiento del comportamiento de los Proveedores.-La evaluacion del comportamiento de los proveedores es una medida de la eficacia del propio departamento de compras.La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final. Para que el sistema de compras funcione con la efectividad requerida, se necesita que después de habernos decidido por un determinado proveedor, los productos suministrados por este sean revisados para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados. Por ello debe establecerse e implementarse un sistema de inspección u otras actividades similares en donde necesariamente deberán participar aquellas personas que tienen que ver directamente con la utilización del producto (producción por ejemplo). Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas Cuando se dan situaciones en que son grandes volúmenes de un determinado producto deberá aplicarse el sistema de muestreo estadístico. Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto. Hay ocasiones en que nuestra organización no cuenta con la infraestructura necesaria que garantice un adecuado control del producto adquirido, por lo que deberá aprovechar la infraestructura del proveedor para tal fin, en este caso en la información de compra se debe incluir las posibles verificaciones en los laboratorios o instalaciones del proveedor y que criterios se tendrán en cuenta para la aceptación del producto. La verdadera prueba de la selección de un proveedor es la prueba de la experiencia, sobre la forma en que se cumple el pedido que se le ha pasado. Esta prueba se hace de manera subjetiva, sin cifrarla en datos objetivos y comparables. Es necesario obtener una documentación objetiva que permita hacer comparaciones entre proveedores y seguir su evaluación y comportamiento. Esto permitirá mas fácilmente identificar a los buenos proveedores y mejorar las decisiones de pedido evitando errores de apreciación subjetiva. Una evaluación objetiva, permitirá indicar al proveedor los puntos en que deberá mejorar y actuara como acicate al ver que se le mantiene vigilado y en constante valorización. Por tanto, deberá tenerse en cuenta las siguientes premisas:
    • Valoración cualitativa como complemento a las evaluaciones cuantitativas, se dispondrá por cada proveedor de una ficha histórica en la que se anotara el resultado de la evaluacion cualitativa que se verificara como mínimo una vez al año, así como los hechos históricos muy buenos o muy malos que hayan ido aconteciendo. El cuestionario a cumplimentar, deberá reflejar datos sobre la confianza y seguridad que el proveedor tenga, su capacidad técnica y de diseño, el servicio después de la venta y suministro de repuestos, la cumplimentación de los plazos de entrega y su capacidad comercial y de fabricación.
    • Valoración cuantitativa que deberá comprender los tres factores principales de la compra, es decir, la calidad, precio y servicio o cumplimentación de plazos. La importancia relativa de cada factor puede variar en su ponderación con lo que cada indice sera ponderado de acuerdo con al % estipulado y otorgándose los puntos por calidad, precio y servicio que resulten por cada producto y proveedor.
    • Indice de CalidadCon respecto a la forma de establecer un indice de calidad adecuado, habrá que tenerse en cuenta que interesa verificar la calidad por muestreo, para reducir el coste, juzgando por la aceptación o no de la partida, de manera que cuando falle la muestra se considerara rechazada toda la partida que se devolverá entera al proveedor o se verificara al 100% para proceder a la devolución de las defectuosas o recuperación si es posible, bien por parte del proveedor o por la propia empresa. Podemos considerar como ejemplo, una formula del Indice de Calidad a aplicar , a saber:
        • I.C.(%)= ( 1– R.R.+C.A.R.+R.P.+C.A.P. / Total de partidas recibidas ) 100

I.C.= Indice de Calidad
R.R. = Partidas Rechazadas en Recepción de Materiales. Unidades rechazadas por haber fallado la muestra+ unidades defectuosas que han aparecido en la verificación de las muestras que no han fallado.
C.A.R. =Cargos adicionales originados en recepción por efectuarse una verificación 100% de la partida valorándose el importe de las horas dedicadas a dicha verificación + Valor de los trabajos de recuperación que se efectúen por problemas de vigencia en la necesidad del suministro.
R.P. = Unidades rechazadas en los Talleres de Producción por defectos ocultos, que no se pueden detectar en recepción ( poros, grietas, etc.)
C-A.P. = Cargas adicionales originadas en producción por efectuarse una verificación 100% valorándonos el importe de las horas de verificación + los trabajos de recuperación en Talleres.

Se elaboraran cuadros de control de rechazos, partiendo de los informes de desviaciones emitidas por Control de Calidad a lo largo del mes, así como de los cargos adicionales por verificaciones al 100% o por operaciones de recuperación liquidadas en el mes. Se generaran diversos indices de calidad que permitirán una tabulacion del Indice de Calidad de cada uno de los proveedores analizándose el mismo y controlando mensual y anualmente dicho indice, llevándose una ficha de seguimiento de rechazos efectuados al mes y año, por proveedores y artículos.

    • Indice del Precio El indice de valoración del precio se puede obtener partiendo en cada producto , del precio neto mas bajo obtenido de cualquier proveedor, dando al mismo un valor 100.

Luego tendremos el I.P. = 100 X Precio Neto mas bajo ( cualquier proveedor) / Precio Neto del Proveedor

    • Indice del Servicio . Se considerara dentro del plazo cuando el plazo real de entrega sea el establecido mas un margen de solo dos semanas de atraso. Se considerara recibida una partida cuando , por lo menos se haya recibido y aceptado al menos el 95% de la misma.

Luego el I.S.= Nº partidas recibidas y aceptadas dentro del plazo / Nº total de partidas recibidas

  • Control de Gastos del Área.- Por medio del Control Presupuestario se recibirá información sobre las desviaciones que surjan mensualmente, para ser analizadas , estudiando sus causas y tratando de resolverlas si dieran problemas que requirieran mejoras. Las partidas que se deberán controlar se referirán normalmente a temas como :
    • Gastos de viajes del personal del area
    • Presupuesto del costo del personal del area
    • Gastos de documentación, publicaciones y suscripciones.
    • Etc.
  • Control del Absentismo.-Basado en los informes mensuales sobre la estadística del absentismo del personal del area, donde se relacionan las causas de las ausencias del personal, dando un porcentaje de absentismo mensual y acumulado.

2.3.3.-Cuadro de Mando del Área de Materiales.-
La finalidad del Cuadro de Mando es la de dar informacion periódica al responsable del area de Materiales para que con los análisis correspondientes permita tomar decisiones. Los valores y ratios están relacionados lógicamente , sobre el funcionamiento interno del area y el empleo de sus medios y recursos. Como indices o ratios a considerar se seleccionaron los que seguidamente mencionamos, con los cuales se trataba de obtener un control interno del area, a saber :

  • Indices de Presupuesto.-

AHORRO OBTENIDO = Valor Presupuestado de Compra (actualizado) – Valor Real de compra
RENDIMIENTO = % Ahorro obtenido / Costo del Área
EFICACIA = % Ahorro obtenido / Valor total de las compras contabilizadas
BENEFICIO = % Ahorro obtenido / Valor total de las Ventas ( con obra en curso incluida)
COSTO = % Coste del Área / Importe total de las Compras contabilizadas

  • Indices de Estructura.-

INDICE DEL PERSONAL = % Nº de empleados del area / Nº total de empleados de la empresa
INDICE DE ABSENTISMO = % Bajas del area en horas / Total horas teóricas de presencia

  • Indices de Volumen.-

GRADO DE IMPORTANCIA DE COMPRAS = % Compras contabilizadas / Ventas ( con obras en curso)
GRADO DE IMPORTANCIA IMPORTACIONES = % Importaciones contabilizadas / Compras contabilizadas
VALOR PROMEDIO DE PEDIDO = Importe de los pedidos lanzados / Nº de Pedidos lanzados
CAPACIDAD DE COMPRA = Importe de los Pedidos lanzados / Nº de empleados del área

  • Indices de Carga.-

CARGA DE PEDIDOS= % Nº DE Pedidos cursados / Nº empleados del Área
CARGA DE IMPORTACIONES = % Nº de licencias / Nº de empleados del Área
CARGA EN PETICIONES = % Nº de Peticiones remitidas / Nº de empleados
CARGA EN MODIFICACIONES = % Nº de Modificaciones / Nº de Pedidos lanzados
INDICE DE RELACION = Nº de Partidas de Peticiones recibidas / Nºde Partidas de Pedidos lanzadas
CARGA OFERTAS = % Nº de Demandas de Ofertas cursadas / Nº de empleados del Área.
CARGA DE TABULACIONES = % Nº de Tabulaciones efectuadas / Nº de empleados del Área.
CARGA EN INFORMES DE DESVIACION = % Nº de Informes de Desvío / Nº de empleados del Área.
CARGA DE PROVEEDORES = % Nº de Proveedores del Área / Nº de empleados del Área.

  • Indices de Eficacia.-

EFICACIA DE LA NEGOCIACION DE COMPRAS = %Nº Partidas de Petición cumplimentadas / Nº Partidas de Petición recibidas.
EFICACIA DEL SEGUIMIENTO = % Nº de Partidas de pedidos recepcionadas / Nº Partidas de Pedidos lanzadas.
INDICE DE AGLUTINAMIENTO = % Nº de Peticiones recibidas / Nº de Pedidos lanzados.
GRADO DE RESPUESTA = % Nº de Demandas de Ofertas cursadas / Nº de Ofertas recibidas .
GRADO DE CONSULTAS = % Nº de Ofertas recibidas / Nº de Pedidos cursados.
INDICE DE AHORRO POR TABULACIONES = % Ahorro por tabulaciones / Importe de los Pedidos cursados
INDICE DE INFORMES DE DESVIACION = % Nº de Informes de Desvío / Nº de Pedidos cumplimentados.
INDICE DE RENOVACION DE PROVEEDORES = % Nº Proveedores homologados / Nº de Proveedores activos.
INDICE DE LA LIMITACION EN PLAZO = % Nº de Peticiones recibidas fuera de plazo estimado / Nºde Peticiones recibidas.
GRADO DE SERVICIO = % Nºde Partidas de Pedido recibidas fuera de plazo estimado /Nº Total de Partidas de Pedidos

  • Indices de Velocidad de Gestión.-

PLAZO MEDIO en días DESDE FECHA DE LA RECEPCION DE PETICIONES A LANZAMIENTO DE PEDIDOS.
PLAZO MEDIO en días DESDE FECHA DE PEDIDO A ENTRADA DE LOS MATERIALES.
PLAZO MEDIO en días DESDE FECHA DE LA RECEPCION DE LAS PETICIONES A LA ENTRADA DE LOS MATERIALES.

3.-DIRECCION de COMPRAS

3.1.-Definición.-
Realmente la compra es una subfuncion esencial del aprovisionamiento, que implica prever las necesidades de suministros, planificarlas, expresarlas, satisfacerlas por medio de compras, asegurarse que se reciben exactamente lo que se ha pedido, pagar por lo que se recibe, almacenarlo y enviarlo a los servicios que los han de utilizar.
Compras es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de abastecimiento, aprovisionamiento, provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

  • A)Cálculo de necesidades: Es una actividad propia de la planificación logística. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. Por tanto, tendremos como operaciones previas a la compra la recepción de solicitudes de compra. la consiguiente previsible programación de necesidades, la determinación de las compras a realizar y de las modalidades de aprovisionamiento mas idóneas. El cálculo de las necesidades se materializa con la investigación de proveedores potenciales, la consiguiente emisión de consultas y recepción de ofertas con la negociación y decisión sobre los métodos de compra a seguir y, finalmente, la emisión de los pedidos . Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
  • B)Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Se trata de la compra propiamente dicha, como acto comercial y jurídico por excelencia con sus fases de investigación del mercado de proveedores, la negociación, elección y pedido. Se deben considerar con atención las clausulas de los contratos de compra al efectuar los pedidos, teniendo en cuenta no solo lo concerniente a las especificaciones de calidad, cantidad, precio y plazo de entrega, sino también tener muy presentes todo lo relacionado con las tasas o impuestos a aplicar, los embalajes y transportes, las condiciones de pago, las garantías y penalizaciones, las formulas de revisión de precios, el suministro de piezas de recambio, las condiciones del servicio postventa e incluso la posterior formación de los usuarios. Los principales objetivos específicos de esta actividad son:-
    • Mantener la continuidad del abastecimiento;-
    • Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;-
    • Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;-
    • Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada;-
    • Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales;-
    • Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;-
    • Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.
  • C)Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. En este caso , suele ser interesante la incorporación de un puesto de trabajo que desempeñe la función del perseguidor de pedidos. El comprador-perseguidor deberá comprobar del proveedor los plazos de entrega de materiales contratados, así como vigilar el control cualitativo de la calidad del proveedor y el control cuantitativo de la cantidad contratada. Realizando las reclamaciones pertinentes. Asimismo el comprador deberá comprobar la exactitud de los términos de los albaranes de entrega del proveedor y dar su aprobación y conformidad a la aceptación de las correspondientes facturas emitidas por el proveedor en cuestión, con respecto al precio , especificaciones , condiciones de compra y cantidades solicitadas.
  • D)Almacenamiento:Es la primera de las operaciones posteriores a la compra Implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. La función de un responsable como Jefe de Almacenes y Expediciones es conveniente. Los principales aspectos de esta actividad son:
    • Control de la exactitud de sus existencias. Recepción cualitativa y cuantitativa de los productos , accesorios y mercancías compradas o de los trabajos realizados.
    • Reclamaciones y devoluciones
    • Mantenimiento de la seguridad contra imprevistos y robos.
    • Conservación de los materiales.
    • Reposición oportuna.
  • E)Despacho o distribución: Como operación paralela a la compra tendremos la entrega de los suministros a sus solicitantes. También conocida como Expediciones.  Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercancía solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaquetado para asegurarnos de que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas.  Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.
  • F)Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno(JIT), sin sobrepasar la capacidad de instalación.  Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento. Se trata de realizar una adecuada gestión y organización de los almacenes, realizando una optima rotación de las existencias y estandarizando aquellos productos que puedan ser normalizados, gracias su proliferación y consumo continuo.
  • G)Utilización de desperdicios: Los desperdicios y mercancías obsoletas se deberán vender o reutilizar , si fuera factible, con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa. Se trata de la recuperación y enajenación de materiales modificados, desperdicios y sobrantes de fabricacion y de materiales en desuso u obsoletos.

La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa.
Dentro de los principales objetivos de la función de compras tenemos los siguientes:

1.Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
2.Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.
3.Mantener unas normas de calidad adecuadas.
4.Buscar y mantener proveedores competentes.
5.Normalizar los elementos que se adquieren.
6.Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
7.Mantener la posición competitiva de la organización.
8.Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

La reducción de los costes de compras se puede conseguir siguiendo las acciones siguientes :

  • Disminución de los costes de tenencia de existencias: Se pueden reducir los stocks mediante la venta o tratamiento de los productos obsoletos; el establecimiento de los niveles reales de cobertura de los productos; la estandarización y reducción de la gama de productos .También es conveniente la racionalizacion de los almacenes , mediante el análisis de su centralización o descentralizacion, el outsourcing y la gestión adecuada del transporte.
  • Disminución de los costes internos de las compras: Mediante una eficaz evaluacion de proveedores, negociación de las condiciones de pago y correcta planificación de las compras.
  • Intervención del departamento de Compras y de los propios proveedores en la etapa de definición de las necesidades: Mediante su participación en los Análisis de Valor de los materiales; así como incrementando las cantidades de compra y con una buena selección y concentración de proveedores.
  • Racionalización de las Compras : Mediante la globalización , negociación de contratos marco y la centralización y coordinación de las compras.

3.2.-El Director de Compras.-
Cualquier gran compañía empresarial que se precie, especialmente las multinacionales, cuenta en su plantilla con un Director de Compras o Materiales encargado de definir la política de compras de productos o servicios para una empresa en términos de cantidad, calidad y precio. Esta tarea es fundamental para que el desarrollo del negocio sea óptimo, por lo que este profesional es uno de los que más influencia posee en la gestión de la empresa.
Es necesario tener muy presente que una diferencia de precios, en una compra, actúa a favor del beneficio, en la misma proporción que una ganancia obtenida en una venta, con la ventaja de que no influye desfavorablemente ni directamente sobre la propia clientela, ademas de no necesitar de ningun tipo de inversión, siendo su beneficio inmediato.
La función de compras y aprovisionamientos consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.
El objetivo global de la función de compras y aprovisionamientos es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases…) para la fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso.
A continuación se adjunta una representación power point donde se indica la función principal del departamento de compras en cuanto a que, a quien y como comprar.

Descarga  funcion_compras

La función de compras y aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.
• En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, servicio posventa, etc. Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización de las compras.
• En segundo lugar, la función de compras y aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar las existencias almacenadas.
• Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la comercialización.
Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone un período de tiempo, ya que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico.  Así pues, podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes. Este ciclo es diferente si se trata de una empresa productora de una empresa comercial.

El ciclo de una empresa productora es el siguiente:

COMPRAS  EXISTENCIAS  PRODUCCIÓN  EXISTENCIAS  VENTAS

Como podemos ver, la empresa productora comienza con las compras de los materiales necesarios para la producción, los cuales, mientras no se utilizan, permanecen en el almacén (existencias). Una vez que se han fabricado los productos destinados a la venta, también están en el almacén mientras no se venden (existencias). Es decir, en el almacén se generan movimientos por cuatro motivos: entrada de las compras, salida para la producción, entrada del producto fabricado y salida del producto para la venta.

  • El ciclo de una empresa comercial implica menos movimientos, ya que la actividad de la empresa es comercializar y distribuir un producto, es decir, una actividad de compraventa sin ninguna transformación.  El ciclo se reduce a dos movimientos, entradas por compras y salidas por ventas.

COMPRAS  EXISTENCIAS  VENTAS

La negociación de las condiciones comerciales con los proveedores, sobre todo con los más importantes, es una de sus tareas principales, pero no la única. También es importante que establezca los criterios de aprovisionamiento, pues la empresa siempre debe tener un stock importante con la calidad adecuada que pretenda ofrecer a sus productos o servicios, debe prever el mercado y apostar por el lanzamiento de diferentes productos.
Por ello, este profesional también se encarga de elaborar las partidas de presupuestos para cada gasto y hacer un seguimiento para poder así evaluar el cumplimiento de las previsiones y el establecimiento de la política de precios de venta al público en función del margen de beneficios a obtener. Este director es el máximo responsable del departamento de compras, en ocasiones englobado en el de logística, y por tanto cuenta con un equipo a sus órdenes, por lo que debe ejercer el liderazgo en ese grupo, además de coordinarse con el resto de departamentos de la empresa.

El director de compras deberá tener siempre en cuenta los siguientes factores:

  • La CALIDAD.-Es forzoso basarla en las exigencias de las especificaciones técnicas y de la clientela. Para ello deberá colaborar con los proveedores y departamento técnico para fijar correctamente las normas a seguir al controlar la calidad de las mercancías a comprar.
  • La CANTIDAD.-Una vez que se conozca la planificación anual de las ventas de la empresa, esta deberá sincronizarse con la programación de las compras, adquiriendo la cantidad precisa de mercancías, tratando de utilizar un mínimo capital de maniobra para permitir mayores economías de financiación ,justificando la cantidad de dinero que habrá de inmovilizarse. Es evidente que , no obstante, se debe conseguir una mayor cantidad de mercancías al efectuar una compra ya que ello supondrá una economía, así como poder proceder a compras programadas de forma periódica.
  • El PLAZO.- Muchas veces tiene mayor importancia el plazo de entrega del material que el precio del mismo. Es evidente que la cantidad a invertir en existencias depende del plazo y del precio, tratando de tener siempre un stock mínimo que a su vez de seguridad en la entrega de materiales a la fase de producción justo a tiempo y en la calidad y momento exigidos. Por tanto la cantidad de capital a inmovilizar con su almacenamiento deberá ser ajustada ya que es un gasto a añadir el valor del interés que debía producir dicho capital.
  • El PRECIO.- Su importancia esta bien definida, puesto que siempre se trata de encontrar el mas reducido precio para aquellos productos a comprar que cumplen con los requisitos necesarios. Siempre hay posibilidades de mejorar los precios, por ejemplo, pregunta cuál es el importe mínimo para que sea el propio proveedor quien corra a cargo de los costes del transporte, así te ahorrarás costes adicionales o si vas a comprar grandes cantidades de un producto, vale la pena preguntar por descuentos. Otra opción sería a través de la fijación de un importe de venta anual con descuentos en el caso de superar tales importes. Pregunta también por stocks excedentes donde te puedan reducir los precios.

Reportando al Director General, el Director de Compras se responsabiliza de las siguientes Misiones/Responsabilidades:

  • Responsabilizarse del aprovisionamiento de la empresa, suministrando el material o servicios necesarios, cumpliendo en plazos y programas, precios y calidad .
  • Realizar control y análisis del stock.
  • Análisis de la rentabilidad de producto.
  • Definir la estrategia de compras de la empresa en términos de categorías de producto, cantidad, calidad y precio.
  • Participación, elaboración, establecimiento y control del presupuesto anual de compras. y establecimiento de la política general de compras. Planificación de compras coordinándola con la planificación y programas de producción,
  • Animar a un equipo de compradores. Coordinación del equipo de compras. Coordinar al equipo de perseguidores de pedidos e inspección a proveedores.
  • Coordinar y supervisar al equipo de compradores en todas las fases de un proyecto, tanto en las fases de Ingeniería, construcción, puesta en marcha, entrega y operación en periodo de garantía.
  • Perseguir los pedidos hasta conseguir el cumplimiento de los compromisos de entrega
  • Velará por la correcta subcontratación de servicios para transporte y trabajos externos o cualquier otra necesidad a subcontratar.
  • Debe servir de información sobre los proveedores y sus productos a los departamentos técnicos de la organización.
  • Responsable de coordinar las áreas de Control de la Calidad y Aseguramiento de la Calidad de los Abastecimientos. Participará y asegurará el cumplimiento de las normativas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud, impulsando el cumplimiento de las normas. Colaborar y coordinar a los inspectores para estar informado con respecto a la calidad y cantidad de las mercancías que se reciban.
  • Plantear las reclamaciones que surjan al recibir los pedidos y llevar a cabo las devoluciones si procede.
  • Mantener al día las estadísticas de compras, fichas de pedidos, maestro de proveedores, control del progreso de los pedidos, control de la existencia de materiales y su almacenamiento y demás registros que se estipulen.
  • Crear, establecer e implantar los sistemas y procedimientos de aprovisionamientos nacionales e internacionales.
  • Localizar los proveedores o servicios que se necesitan. Negociar con los proveedores. Contacto directo con proveedores nacionales e internacionales y gestión de las negociaciones con los mismos. Realizar búsquedas de nuevos proveedores y efectuar análisis de mercados.
  • Poner en marcha un sistema de referencia agrupando a los proveedores por familias y/o grupos de productos.
  • Garantizar la mejora continua en los procesos de compra. Crear y desarrollar una política de mejora continua.
  • Optimización de costes. Gestión de ahorro interno. Conseguir convenios y formas de pago que permitan la máxima rotación del capital.
  • Aprobar las facturas para su pago
  • Desarrollo de procesos de compras
  • Integración de filiales en la centralización de compras
  • Creación y gestión de herramientas financieras de control
  • Elaboración de pliegos y concursos para selección de proveedor externo

3.3.-Interrelaciones de la función de Compras.
El servicio de compras ejerce una doble actividad funcional en el interior de la empresa y operacional en el exterior.

1.-Como actividad funcional consideraremos que el servicio de compras es el suministrador de la empresa, con lo que se convierte en el responsable directo de los perjuicios causados a los clientes internos por las demoras en los pedidos o los defectos de calidad en los productos os servicios adquiridos.De hecho todos los servicios de la organización son sus clientes, aunque normalmente los mas importantes son los responsables de la producción, y por tanto, los encargados de las existencias destinadas a los suministros periódicos . Esta actividad funcional no debe proporcionar al comprador ningún poder de decisión, ya que la misma corresponderá al usuario al que vaya a destinarse el suministro que sera responsable de su elección. En cualquier caso es imprescindible una colaboración y asesoramiento entre compradores y responsables de la decisión de compra para lograr un consenso en la gestión de compra del producto o servicio a adquirir. Las relaciones con los demás servicios de una organización que podemos considerar son:

  • Con el servicio financiero:
    • programas de compromisos de gastos y reducción de costos.
    • conjunción de los pagos con los recursos de tesorería.
    • determinación de las condiciones de pago y de las normas de compra.
  • Con el servicio comercial :
    • intercambio de informaciones complementarias sobre los mercados de consumo y aprovisionamiento.
    • problemas de reciprocidad.
    • vigilancia de los proveedores recibida a través de otros clientes de la empresa
  • Con el servicio de aseguramiento y control de la calidad:
    • definición de las clausulas de control de calidad que deben introducirse en los contratos de compra.
    • informaciones sobre los pedidos en curso para el establecimiento de los programas de control.
    • Informaciones sobre las devoluciones que puedan producirse y las soluciones previstas.
  • Con el servicio de gestión de stocks(en caso de actuar independientemente del de compras):
    • suministro de las informaciones sobre los pedidos en curso, los precios y las demoras de los suministradores.
    • informacion por parte de la gestión de stocks sobre los costes de posesión o almacenaje.
    • informacion sobre las medidas tomadas en común sobre la rotación de los stocks.
    • calendario con las fechas de entrada de los suministros continuos.
  • Con el servicio de mantenimiento.
    • política de piezas de sustitución y de mantenimiento preventivo.
    • modalidades administrativas del arreglo de averiás.
  • Con la oficina técnica de proyectos y de métodos:
    • información sobre los costos de los productos
    • Participación en las operaciones de análisis de los valores.
  • Con el servicio jurídico:
    • consejos para la correcta redacción de las clausulas de los contratos de compra o subcontrataciones.
    • Tratamiento de los litigios graves que se produzcan.
  • Con el servicio de personal.
    • cualificación del personal del servicio de compras
    • cooperación en la selección y asesoramiento del personal de compras.
    • Condiciones de contratación
  • Con el servicio de formación:
    • formación continua con cursos de perfeccionamiento
    • perfeccionamiento de los compradores
  • Con el servicio de informática:
    • utilización del banco de datos sobre los proveedores, precios de compra y subcontrataciones y sus tendencias, programas MRP sobre gestión de stocks,etc.
    • colaboración para desarrollar documentos, tablas u otros sistemas de gestión y control de las compras y aprovisionamientos.
    • informacion sobre datos estadísticos de la función de compras y gestión de stocks

2.-Como actividad operacional consideraremos que el servicio de compras actuara fuera de la empresa, de manera que el comprador se hace cliente al amparo de sus propios suministradores. Es decir, que en calidad de cliente desempeña un papel operacional, con atribuciones que le confieren partes equilibradas de autoridad y de responsabilidad. Su misión principal consistirá en obtener las mejores condiciones comerciales, cuyo primer puesto lo ocupa el precio, con una calidad adecuada y plazos de entrega garantizados. En resumen, el director de compras debe coordinar con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa:

  • Con el gerente de Producción para determinar:
    • a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen previsto.
    • b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo colocar los pedidos.
    • c) La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.
  • Con el gerente de Logística para determinar:
    • a) Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
    • b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.
    • c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
    • d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.
    • e) Capacidad de equipo y material para el transporte.
    • f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
  • Con el jefe de Compras para definir:
    • a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
    • b) La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
    • c) Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
  • Con el gerente de Ventas o Comercializaciónpara:
    • a) Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
    • b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.
  • Con Contabilidad con el propósito de conocer:
    • a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
    • b) La conciliación que se efectúa en los inventarios.
    • c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.

3.4.-Precio de Coste.-
Es imprescindible en cualquier gestión de compras conocer el llamado precio de coste de un articulo o servicio comprado. Ciertamente , no solo es el precio que aparece en la factura del suministrador, ya que habrá que tenerse muy presentes otros costes suplementarios , como son el coste de adquisición y el coste de posesión.
3.4.1.-Coste de Adquisición.- Este coste de adquisición aglutina la cantidad de los gastos administrativos previstos para la ejecución de las operaciones de compras, añadiendo eventualmente los gastos de estudio y preparación de los pedidos.

  • Tenemos primero los Costes de pedido que se tratan de los costes generados por la realización de pedidos: los costes administrativos de gestionar y realizar los pedidos a los proveedores. Respecto a los descuentos que pueden producirse suelen ajustarse tanto al numero de pedidos como al de las entregas sucesivas y programadas. Una primera aproximación del coste de adquisición se obtiene mediante la distribución ,entre los pedidos del presupuesto funcional del servicio de compras, de los siguientes gastos que se descompone en :
    • Costes de mantenimiento de inventario. Son los costes que tiene la empresa por mantener un volumen de existencias concreto en sus almacenes. Estos costes pueden ser:
    • Costes Administrativos. Costes del personal administrativo y del sistema de gestión y de administración. Los salarios con sus complementos u otras remuneraciones del personal involucrado en el departamento mas los impuestos a aplicar. Los gastos de desplazamientos, dietas, comidas, atenciones y de estancia del personal Los gastos de teléfono, fax, internet, correo, etc. Los gastos de explotación de equipos como ordenadores personales, móviles, fotocopiadoras . El material de oficina e impresos. El coste de la organización y control de las facturas y su reglamentación. Los gastos administrativos de contabilidad y uso de los servicios informáticos

Realmente, es prácticamente imposible cifrar el gasto de adquisición inherente a cada pedido particular, con lo que suele ser conveniente establecer tres niveles de coste de adquisición, de manera que el menor lo adjudiquemos a las compras mas elementales, el de valor medio a los pedidos de tipo corriente y el mayor en los casos en que la compra ha originado gastos extraordinarios requiriendo análisis de presupuestos de oferta de varios proveedores y de posteriores estudios antes de efectuar su compra.

3.4.2.-Coste de Posesión.- En este caso la base de evaluacion esta constituida por la suma de los gastos de almacenaje de las existencias, y los gastos de explotación de los almacenes, que se descompone de la forma siguiente:

  • De espacio físico. Costes de alquiler de locales, amortizaciones, impuestos, seguros del edificio. Los gastos de energía,calefacción, alumbrado, climatización ventilación, equipos frigoríficos y mantenimiento del area de compras y almacenes
  • Operativos. Costes del personal del almacén, de los equipos de manipulación y seguros de las existencias contra riesgos diversos. Los gastos del alquiler de los locales o la amortización del local propio considerando el espacio utilizado.. Los gastos de recepción y control de las mercancías recibidas. Los gastos excepcionales derivados de las averías y su previsión. Gastos administrativos de contabilidad e inventarios
  • Económicos.Costes de obsolescencia y depreciación de las existencias. Los gastos de envejecimiento de las existencias o mercancías: alteraciones del material debidas a la acción del tiempo ( oxidación, humedad, luz,…) , fenómenos de espiración ( duración de vida limitada del material). Los gastos ocasionados por litigios. Los gastos de cesación:
    •  a) perdidas de utilización ocasionadas por cambios en la fabricación, por el progreso técnico, por la moda…, que se traducen en la creación de stocks muertos y obsoletos y de artículos no vendidos.
    •  b)Perdidas debidas a acontecimientos accidentales( incendios, inundaciones,…)
  • Financieros. Coste de los intereses pagados por la financiación de los capitales invertidos en mantener las existencias. En el caso de que la financiación del stock sea propia, la empresa incurre en un coste de oportunidad.el costo de la inmovilización financiera del stock medio
  • Costes de ruptura de stocks. Son los costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias, es decir, cuando no puede hacer frente al pedido de un cliente por falta de producto, o cuando no puede producir por falta de materias primas o de otras existencias necesarias para la producción.

El conjunto de estos gastos se calcula en porcentaje anual del valor del stock medio, ya que es prácticamente imposible dedicar un porcentaje de gasto a cada articulo por separado. Se debe considerar un abanico que suele fluctuar entre 12 y el 25%, con lo que también sera necesario elegir un valor mínimo, medio y máximo, según la categoría de los artículos, en función de los criterios que graven mas o menos el costo de almacenamiento, como su cesación, espacio ocupado por la mercancía, mantenimiento, …

3.4.3.-Coste de Compra.-Es la suma del precio de factura del material comprado mas los costes de adquisición y el de posesión.
En el presupuesto anual de compras suelen considerarse precios estándar establecidos sobre la base de los precios factura aumentados en un porcentaje variable, según la categoría del material y valido durante un periodo determinado , que dependerá de la coyuntura monetaria del momento.

3.4.4.-Precio de Coste definitivo.- Si analizamos mas austeramente el coste real de las compras, tendríamos que tener también en cuenta lo que ocurre después de la compra, en lo que respecta a la puesta en servicio de los productos cuando intervienen los gastos de explotación y de mantenimiento,como por ejemplo los servicios post-venta, las garantías, el suministro de piezas de recambio, con lo que tendríamos una serie de costes acumulativos que gravarían sensiblemente el precio de coste inicial. Estos gastos deberán ser pagados por los usuarios o clientes con lo que no gravaremos excesivamente el coste de las compras y mercancías almacenadas.

4.- PROCESO de COMPRA.-
En el proceso de la compra es muy importante estudiar el ciclo de decisión de la compra analizando con detalle el circulo de compradores de cada proveedor y sus peculiaridades para realizar una correcta negociación.

4.1.-Funciones de compra
Es posible distinguir cinco funciones que podría desempeñar la gente en una decisión de compra:

  1. Iniciador. Una persona que sugiere la idea de adquirir el producto o servicio específico.
  2. Influyente. Una persona cuyos puntos de vista o sugerencias tienen algún peso en la decisión final.
  3. El que decide. Una persona que determina alguna parte de la decisión de compra.
  4. Comprador. La persona que hace la compra.
  5. Usuario. Una persona que consume o usa el producto.

Una empresa necesita identificar estas funciones porque tienen implicaciones en el diseño del producto, la determinación de los mensajes y el destino que se asigna al presupuesto de promoción.

4.2.-Tipos de conducta de compra
El proceso de toma de decisiones del consumidor varía según el tipo de decisión de compra. Entre más complejas y costosas son las decisiones, tienden a requerir más deliberación del consumidor y más participantes en la compra.

  • Conducta de compra compleja: los consumidores pasan por una conducta de compra compleja cuando están muy involucrados en la adquisición y tienen conciencia de que existen diferencias de importancia entre las marcas, y se ven muy involucrados en la compra cuando ésta es costosa, arriesgada y muy extraordinaria. En general, el consumidor no tiene una gran conocimiento de la categoría del producto y debe aprender mucho al respecto. Este comprador pasará por un proceso de aprendizaje cognoscitivo que se caracteriza, en primer lugar, por el desarrollo de creencias sobre el producto, después por actitudes y, por último, por hacer una elección cuidadosa de compra. El estratega de la compra necesita desarrollar estrategias que ayuden al consumidor en el aprendizaje acerca de los atributos y clase de producto, la importancia relativa de estos atributos y la permanencia de su marca en los atributos de más importancia.
  • Conducta de compra que reduce la disconformidad: a veces el consumidor participa mucho en una compra, pero no observa diferencias entre marcas. La participación intensa se basa en el hecho de que la compra le resulta costosa, poco frecuente y con riesgo. En este caso, el comprador realizará compras en distintos lugares para enterarse de qué está disponible, no obstante, comprará con rapidez porque las diferencias entre marcas no son notorias. Sobre todo, el comprador responderá ante un precio favorable o comprará por conveniencia. Después de la compra, es posible que el consumidor perciba cierta disconformidad, la cual se genera como consecuencia de observar ciertas características poco favorables, o bien de escuchar opiniones favorables en relación a otras marcas. En este caso, la comunicación de mercadotecnia tiene que orientarse a proporcionar creencias y evaluaciones que ayuden al consumidor a sentirse bien cerca de su elección de marca.
  • Conducta de compra habitual: muchos productos son adquiridos en condiciones de poca participación del consumidor y ausencia de diferencias de marca importantes. Es evidente que los consumidores están poco involucrados en la compra de la mayor parte de los productos de bajo costo y que se adquieren con frecuencia. En estos casos, la conducta del consumidor no pasa por la secuencia normal creencia – actitud – conducta. Los consumidores no buscan exhaustivamente información sobre las marcas, ni evalúan sus características o toma una decisión de peso sobre cuál adquirir. Son, por lo contrario, receptores pasivos de información cuando ven anuncios por televisión o impresos. La repetición de los anuncios da lugar a la familiaridad con la marca, más que convicción por la marca. Los consumidores no forman una actitud hacia una marca, sino que la relacionan porque les resulta familiar. Después de la compra, es posible que ni siquiera la evalúen, debido a que no están involucrados con el producto. Entonces, el proceso de compra es: creencias de marca formadas por aprendizaje pasivo, seguidas por conducta de compra a la que puede seguir o no una evaluación. Los mercados de productos de baja participación con pocas diferencias de marca encuentran que es efectivo utilizar promociones de precio y ventas como incentivo para la prueba del producto, ya que los compradores no están muy comprometidos con ninguna marca. Deben observarse varios aspectos: el texto del anuncio debe hacer énfasis en sólo algunos puntos clave, son importantes los símbolos visuales e imágenes. La planificación de la publicidad debe basarse en que el comprador aprenda a identificar un producto determinado mediante un símbolo que lo acompaña en forma repetitiva. Los mercados pueden tratar de convertir el producto de baja participación en uno de más alta participación.
  • Conducta de compra de búsqueda de variedad: algunas situaciones de compra se caracterizan porque hay poco convencimiento del consumidor,  Con frecuencia se observa que los consumidores hacen muchos cambios de marca. La estrategia de marketing para el líder del mercado en esta categoría de productos es diferente a la de las marcas menores. El líder en el mercado tratará de estimular la conducta de compra habitual mediante el dominio de espacio en los distribuidores, evitando que se agoten las existencias y auspiciando una publicidad que se recuerde con frecuencia.

4.3.-Etapas del proceso de decisión de compra.-
Los consumidores pueden segmentarse en términos de estilos de compra y pueden dirigirse diferentes estrategias de marketing a cada segmento. Para conocer las etapas comunes del proceso de compra, los estrategas de marketing  pueden hacer una introspección sobre el probable comportamiento propio (método introspectivo), aunque esto tiene una utilidad limitada. Pueden entrevistar a un pequeño número de compradores recientes, pidiéndoles que recuerden los hechos que los condujeron a la adquisición del producto (método retrospectivo). Pueden buscar algunos consumidores que planean comprar el producto y pedirles que señalen en voz alta su proceso de compra (método prospectivo). o bien, pueden solicitar a los consumidores que describan la forma ideal de comprar el producto (método prescriptivo).
El proceso de compra se inicia mucho antes que la compra en sí y tiene consecuencias mucho después que se ha realizado la compra.

  • Reconocimiento de la necesidad: el proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce un problema o necesidad. La necesidad puede ser accionada por estímulos internos o externos. Si recaba información de varios consumidores, el estratega de compras  puede identificar los estímulos más frecuentes que generan interés por determinada clase de producto.
  • Búsqueda de información: un consumidor complacido manifestará propensión a buscar más información. El estado de búsqueda moderada se denomina atención acrecentada. Una búsqueda de información activa consiste en buscar material y emprender otras actividades de investigación para conocer más. El entusiasmo con que se emprenda la búsqueda depende de la intensidad del impulso, de la información inicial con que se cuenta, de la facilidad para obtener información adicional, del valor que se le conceda y de la satisfacción que se obtenga de ella. . Para el estratega resultan de interés las principales fuentes de información a las que recurrirá el consumidor y la influencia que cada una tendrá en la subsecuente decisión de compra. Las fuentes de información del consumidor comprenden cuatro grupos:
    • Fuentes personales: familia, amistades, vecinos, conocidos.
    • Fuentes comerciales: publicidad, vendedores, distribuidores, exhibiciones.
    • Fuentes públicas: medios masivos, organizaciones de clasificación de consumidores.
    • Fuentes de experiencia: manejo, análisis, empleo del producto.

La cantidad e influencia relativa de estas fuentes de información, varía según la categoría de producto y las características del consumidor. Cada fuente de información desempeña una función algo diferente para influir en la decisión de compra. La información comercial, por lo general, cumple una función informativa, y las fuentes personales, una función de legitimación y/o evaluación.
A través de recabar información, el consumidor conoce las marcas que existen en el mercado y sus características. El conjunto total de marcas disponibles es llamado grupo de conocimiento.Conforme se reúne más información, sólo algunas marcas permanecerán como alternativas importantes y formarán el grupo de alternativas.

  • Evaluación de alternativas: no existe un proceso único de evaluación que utilicen todos los consumidores, o ni siquiera un consumidor en todas las situaciones de compra. Existen varios procesos de evaluación de la decisión. Los modelos que más se utilizan en el proceso de evaluación por parte del consumidor, están orientados en forma cognoscitiva, o sea que ven al consumidor formándose juicios de producto, en especial sobre bases conscientes y racionales. Los atributos que resultan interesantes para los consumidores varían dependiendo del producto. Los consumidores difieren en cuanto a los atributos de un producto que consideran relevantes o sobresalientes. Pondrán más atención en aquellos que les darán los beneficios que buscan. Con frecuencia, el mercado para un producto puede segmentarse de acuerdo con los atributos sobresalientes para diversos grupos de consumidores. A los estrategas debe preocuparles más la importancia de los atributos que el que sobresalgan. Deben medir las ponderaciones  de importancia que los consumidores adjudican a los diferentes atributos. Las creencias relativas a la marca constituyen la imagen de marca. Las creencias del consumidor en relación a la marca pueden variar en función de sus experiencias y el efecto de la percepción selectiva, la distorsión selectiva y la retención selectiva.El consumidor llega a las actitudes (como juicio o preferencias) hacia las marcas alternativas, a través de algún procedimiento de evaluación El modelo de valores de expectativas es uno de los diversos modelos posibles para describir la forma en que los consumidores evalúan las alternativas. Un fabricante puede hacer varias cosas para influir en las decisiones del consumidor:
    • Modificar el producto.
    • Alterar las creencias sobre la marca.
    • Alterar las creencias acerca de las marcas de la competencia.
    • Alterar los puntos de importancia.
    • Llamar la atención sobre características inadvertidas.
    • Cambiar los ideales del consumidor
  • Decisión de compra:pueden intervenir dos factores entre la intención de compra y la decisión de compra:
    • La actitud de otros: la medida en que la actitud de otra persona reduce la alternativa preferida de alguien, depende de dos cosas: la intensidad de la actitud negativa de la otra persona hacia la alternativa que prefiere el consumidor y la motivación del consumidor para dar gusto a los deseos de la otra persona.
    • Factores situacionales no previstos: el consumidor forma una intención de compra basándose en factores como el ingreso familiar esperado, el precio esperado y los beneficios que espera obtener del producto. Cuando el consumidor está a punto de actuar, pueden brotar factores situacionales no previstos que modifiquen la intención de compra.

La decisión del consumidor de modificar, posponer o evitar una decisión de compra está muy influenciada por el riesgo percibido. La magnitud del riesgo percibido varía según la cantidad de dinero en juego, el grado de incertidumbre respecto a las características y el nivel de confianza en sí mismo del consumidor.
Seguidamente adjuntamos una representación power point que trata de esquematizar la gestión de compras y su proceso.

Descarga  proceso_gestion
Descarga gestion_compras 

4.4.-Compras virtuales.-
En los últimos años y con la aparición de las Nuevas Tecnologías y más en concreto de Internet, la gestión de compras ha visto una importante oportunidad para mejorar.
E-procurement es la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos utilizando  Internet como medio principal en la comunicación cliente-proveedor. Es una tecnología relacionada con la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Management), y entre sus principales características puedo mencionar la utilización de información de requerimientos, inventarios, material en tránsito, entre otros, desplegados a través de una página de Internet. El flujo de información se realiza en tiempo real, y permite conocer los datos al instante de producirse algún cambio en las variables.
Otra de las ventajas es el acceso desde cualquier punto en donde exista servicio de Internet sin importar las distancias geográficas, o estar fuera de las instalaciones de la empresa. Además cuenta con acceso restringido al personal que previamente ha sido autorizado por cliente y proveedor para intercambiar información; esto es muy importante para mantener la protección a la información estratégica del negocio y cumple con los parámetros establecidos en las relaciones negocio a negocio (B2B).
La integración es consecuencia de una buena comunicación entre proveedor y cliente. Es importante que los proveedores conozcan las necesidades de cada uno de sus clientes y realicen los ajustes necesarios al interior de su organización para cumplir sus expectativas.
E-procurement es una tecnología que facilita la integración al comunicar de manera rápida y confiable la información necesaria para anticipar problemas, establecer acciones correctivas y alternativas que permitan el buen funcionamiento de ambas organizaciones. La integración requiere de intercambio de información y apoyo mutuo para el logro de objetivos comunes. Una buena integración permite relaciones de negocio duraderas, que a su vez hacen posible el desarrollo de estrategias de planificación y desarrollo de productos.
La gestión de compras a través de Internet es una realidad en el corto y medio plazo que brinda grandes oportunidades a la empresa y que se pueden resumir en las siguientes:

1.- Disminución de los precios de adquisición de las compras entre un 5 y un 15% . Esta disminución en los precios se consigue debido a varios factores aunque básicamente se pueden englobar en tres:

    • Negociaciones más eficaces y eficientes debido a las importantísimas posibilidades de intercambio de información con los proveedores
    • Acceso a mayor número de proveedores potenciales posibilitando el acceso a mayor número de ofertas de manera rápida, sencilla y automática.
    • Distintos tipos de subastas y compras agregadas. Los conceptos de compra agregada (compra que realizan distintos compradores a un mismo proveedor) y los de subastas y subastas invertidas (subastas en las que el comprador es el que fija las condiciones siendo los vendedores los que pujan) son muy sencillos de implementar en Internet por las posibilidades tecnológicas y de comunicación que ofrece.

2.- Disminución de los costes de los procesos en torno a un 50% debido a la mejora de la eficiencia de los mismos. Es debido a la más sencilla interactividad y colaboración con los proveedores y la integración de los mismos en la cadena de valor permitiendo redefinir los procesos para conseguir una mayor eficiencia y eficacia, y por tanto, la consecuente disminución de costes.

3.- Reducción de costes de compra debido a la eliminación de intermediarios: Debido a la facilidad de intercambio de información entre las distintas empresas, puede re-definirse la cadena de distribución. Este fenómeno se dará en el caso de intermediarios que no aporten valor añadido, con lo que en este área se verán auténticas revoluciones en los próximos años en la que muchos intermediarios tendrán que volver a definir  su modelo de negocio.

4.- Ampliación del número de proveedores potenciales y disminución del tiempo de localización: El comprador tiene acceso rápido y económico a gran cantidad de proveedores potenciales tanto a nivel nacional como internacional, teniendo mucha información adicional sobre los mismos que le posibilita su fácil localización y evaluación.

5.- Disminución del tiempo de aprovisionamiento entre un 50 y un 70%: Debido a la facilidad de interacción con los proveedores disponibles para un producto/servicio determinado y la redefinición de los procesos, se reduce importantemente el tiempo de adquisición del producto/servicio. Este punto es muy importante por su relación con la gestión de stocks y el nivel de inventario ya que éste tiene una importante correlación con el tiempo de aprovisionamiento.

6.- Mejoras en la gestión de stocks y disminución de los niveles de inventario. La mayor información que se tiene de los proveedores y clientes y de la demanda y la oferta, ofrece la posibilidad de gestionar más correctamente los stocks, disminuyendo el nivel de inventario.

7.- Mayor aprovechamiento de los recursos humanos del área de compras: Automatizando los procesos de gestión de compras, posibilita que los coordinadores de esa área puedan centrarse en acuerdos estratégicos en lugar de dedicarse al trabajo del día a día.

8.- Información precisa sobre el estado del proceso de compra. Debido a la importante comunicación existente entre los sistemas de información tanto de cliente como de proveedor, el primero tiene siempre acceso a la información sobre el estado actual de cada uno de sus pedidos.

5.-PROVEEDORES.-

En lo que respecta al estudio y análisis de los proveedores y los acopios a adquirir se explico convenientemente en el post de este blog , anteriormente mencionado:”Marketing de Compras : análisis y evaluacion 4444 de proveedores y acopios”.
No obstante, adjuntamos una representación power point donde se esquematiza el proceso de análisis de la cartera de proveedores, basándose en las fuentes de informacion externas e internas , para definir estrategias adecuadas relacionando con una matriz la capacidad de negociación de cada proveedor ante la importancia y correspondiente interés del mismo para la empresa.

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Antes de comenzar una negociación debes informarte siempre de los diferentes proveedores que hay, los tipos de productos que ofertan, precios, servicios que facilitan a los clientes, etc. No basta con informarse sobre la competencia, sino que también debemos tener claros los objetivos que queremos alcanzar y determinar qué queremos y qué podemos asumir. Normalmente el proveedor no sabe nada de tu compañía, así que es importante que le expliques en qué consiste tu negocio.
Para gestionar debidamente a la cartera de proveedores , es muy importante tener siempre presentes las siguientes acciones :

    • Fomentar la competencia entre los proveedores existentes y potenciales.
    • Vigilar y conocer la situación del mercado proveedor y sus tendencias.
    • Identificar e investigar todas las posibles fuentes de suministros alternativos.

A veces es una buena táctica a seguir el nominar una lista de lo que llamo “ Artículos Piloto “ que serán aquellos que dentro del montaje de un conjunto de equipo a vender, entendemos que tienen un mayor relieve e importancia en cuanto a su importe total y en cuanto a su dificultad de servicio por parte de sus proveedores.
Entonces es importante tener muy presentes el control de los precios y plazos de estos artículos piloto de manera que al planificar las compras se cree y adjunte la documentación técnica y correspondientes peticiones de pedido , de manera que se tenga el tiempo suficiente para realizar la pertinente gestión de compras sin producir roturas de stocks en la secuencia de fabricacion y montaje.

6.-SUBCONTRATACIONES.-

La estrategia de compras en las organizaciones empresariales se inclina cada vez mas hacia una estrategia de subcontrataciones que den una mayor flexibilidad y consigan unas prestaciones y unos precios de adquisición competitivos gracias a la especialización de los subcontratados.
Es decir , que subcontratando las empresas obtienen unos suministros de calidad cero defectos con las cantidades precisas en cada momento jus-in-time (JIT) y, como es lógico, en unas condiciones que no comprometen su competitividad.
La subcontratación puede explicarse como la operación mediante la que una empresa contratista, confiá a otra subcontratista o empresa auxiliar, el procedimiento de ejecutar para ella, y según unas determinadas indicaciones preestablecidas, una parte de la producción o de los servicios , conservando la empresa contratista la responsabilidad económica final..
Las formas de subcontratación son:

  • Subcontratación Coyuntural.– También conocida como de Capacidad. Esta asociada a la noción de capacidad o de cantidad. Tiene lugar cuando una empresa, cuya capacidad de producción se encuentra saturada, delega temporalmente en otra empresa la realización de una parte de su proceso productivo. Suele ser normal que este tipo de subcontratación de capacidad tienda a desplazarse a los países con bajos salarios, puesto que ello les permite fabricar grandes series de productos maduros e intensivos en mano de obra a unos precios internacionalmente competitivos.
  • Subcontratación Estructural.-También conocida como de Especialidad. Esta asociada a la noción de complementariedad y especialización. En este caso, la empresa subcontratista no se limita a absorber el exceso de trabajo de la empresa principal, sino que esencialmente participa en la elaboración del producto en su evolución técnica y en su rentabilidad. Realmente la empresa subcontratista se convierte en un “partener” de la empresa principal , y pierde respecto a ella la dependencia total y frágil que tenia en el caso de la subcontratación de capacidad. La parte técnica del equipo de producción del subcontratista es importantisima dentro de su especialidad y complementaria estructuralmente del equipo del contratista. Los subcontratistas deben estar preparados tecnológicamente, bien para efectuar ellos mismos las innovaciones necesarias, bien para adaptarse a los nuevos productos que genera la contratista principal. Los criterios principales para elegir subcontratistas de especialidad son. La calidad del producto, la fiabilidad y el plazo de entrega, el precio, la experiencia que se tenga, las condiciones contractuales y la situación geográfica.
  • Subcontratación de Ejecución.-La empresa subcontratista se limita a llevar a cabo el plan diseñado por el contratista.
  • Subcontratación de Concepción.-El subcontratista aporta su “ know-how” o conocimiento para realizar la producción requerida y la empresa contratista establece las especificaciones funcionales.
  • Subcontratación de Producto.-El subcontratista fabrica un componente o conjunto de piezas que forman parte de la fabricacion de un producto desarrollado y comercializado por la empresa contratista, disponiendo de un control de calidad adecuado a la recepción de lo subcontratado.
  • Subcontratación de Equipamiento.- El subcontratista fabrica algún elemento del equipo productivo del contratista. En este caso, el subcontratista deberá garantizar la calidad del producto a la empresa principal contratista, que es , a la vez, el utilizador final. Es necesario disponer de un buen servicio postventa. En este tipo de subcontratación suele efectuarse normalmente con las actividades de mantenimiento, reparación y subcontratación de servicios en general.
  • Subcontratación Conjunta.-Se utiliza mucho en el sector de la ingeniería. Es la operación que permite a los subcontratistas trabajar en cooperación para ejecutar una serie de trabajos que individualmente no hubieran podido realizar.

7.-ANALISIS de VALOR.-

Un gran número de empresas han implementado sistemas destinados a la reducción sistemática de los costos. A pesar de que no hay un enfoque uniforme en la reducción de los mismos, esos programas se han autofinanciado generosamente debido a los efectos que los mismos tuvieron en la calidad, la productividad y la eliminación de desperdicios.
Entre los diferentes sistemas desarrollados tenemos el Análisis de Valor, metodología creada por Lawrence Miles para su aplicación inicial en la General Electric. Este sistema utilizado en un principio por la GE fue rápidamente adoptada y adaptada a sus propias necesidades por diversas empresas del Japón.
El Análisis de Valor consiste en evaluar los criterios técnicos con criterios económicos.El A.V.es el procedimiento sistemático dirigido a analizar las necesidades funcionales de los sistemas, equipos, instalaciones, productos y suministros con el fin de alcanzar las funciones esenciales al menor coste total y de acuerdo a las prestaciones de seguridad, calidad y mantenimiento requeridos.
El análisis del valor A.V.es un método para diseñar o rediseñar un producto o servicio, de forma que asegure, con mínimo coste, todas las funciones que el cliente desea y está dispuesto a pagar, y únicamente éstas, con todas las exigencias requeridas y no más.
Es utilizado por equipos multidisciplinares en la fase de identificación de oportunidades de mejora y, sobre todo, en el diseño de soluciones.
Asimismo, está estrictamente relacionado con otras herramientas, como son la tormenta de ideas ( brainstorming), la recogida y análisis de datos, el diagrama de flujo y la matriz de planificación.
Con la aplicación del Análisis del Valor no sólo se consigue una reducción de los costes, sino que además trae pareja una mejora de la calidad y otras relacionadas con ambos factores como son, la reducción del tiempo de suministro, mejoras en el funcionamiento, mejoras en los métodos de elaboración, facilidad y seguridad en las tareas de mantenimiento…
La aplicación del Análisis del Valor en la gestión de una empresa implica la integración de toda ella en la tarea, por lo que debe convertirse en una herramienta de trabajo para todos los componentes de la misma.
El analista de valor deberá tener siempre presente las funciones, no los productos, ni las formas o procesos. La función principal es lo que el producto hace, es lo que alguien quiso lograr al crearlo. Si el producto está compuesto por varias partes, será útil si nos formulamos la pregunta cuál es la función de cada parte y cómo cada una contribuye a la función principal del mismo.
Los análisis del valor pueden dividirse en seis fases, que son:

  • 1.Identificación.-Selecciona el producto a estudiar y organiza un grupo de estudio. Para realizar un análisis de valor conviene organizar un grupo de estudio de 4 a 6 personas, que tengan preferiblemente distintos conocimientos y con antecedentes diferentes. Deberán reunirse en un lugar donde no sufran interrupción alguna.Luego seleccionamos el producto a estudiar. Debe ser un producto cuyo costo nos parece ser demasiado elevado o que no realice bien su función. La identificación es el proceso por el cual se procede a localizar oportunidades de posibles reducciones de costos, determinando cuál de ellas tiene el mayor potencial. La mejor forma de atacar la complacencia y, examinar y reexaminar los procesos, actividades, productos, servicios y estructura organizacional, es formulando sistemáticamente la pregunta ¿por qué?. Siempre es factible encontrar medios menos caros para realizar las mismas funciones, para lo cual es esencial conocer la definición más clara y sencilla de las funciones que deben ser realizadas.
  • 2.Información.-Reunir información. Busca la función principal y las funciones secundarias de un producto. Averigua cuál es el costo de realizar cada función. La primera acción del grupo deberá ser la de reunir toda la información posible sobre el producto. Consulten al mejor especialista del tema, no a la persona que esté más disponible. Pidan un detalle de los costos. Reúnan dibujos, especificaciones y toda información escrita sobre el ítem. No se queden satisfechos con información oral. No es importante si los costos individuales asignados son imprecisos, porque hasta un valor numérico impreciso es mejor que una expresión como “muy costoso” o “de bajo costo”. Debe medirse el valor de la manera en que cada función es realizada, cómo se la materializa:
        • ¿Contribuye al valor? (¿Hay algo que no contribuye al valor?)
        • ¿Tiene relación el costo con la función realizada?
        • ¿Se necesitan todas sus partes, sus elementos, sus procedimientos?
        • ¿Hay algo que pueda realizar mejor la misma función?
        • ¿Hay alguna pieza estándar, ya en el mercado, que pueda realizar la misma función?
        • ¿Qué material se está utilizando?
        • ¿Qué tratamiento se le ha dado?
        • ¿Qué tolerancias se han especificado?
        • ¿Qué tolerancias son realmente necesarias? ¿Por qué?

Investiguen el costo de una función. Verifiquen qué es lo que se considera como necesario y qué es lo que alguien agregó sólo para estar seguro. Todo aquéllo que no contribuye a la función principal, sobra, es derroche, y debiera ser eliminado. Debemos tratar con hechos y no con conjeturas.

  • 3.Especulación.- Identificada la tarea, actividad, proceso o componente a analizar, y acumulados los datos necesarios para su análisis, se pasa a la búsqueda de soluciones. Esta fase requiere de máxima creatividad tanto individual como colectiva. En esta etapa resulta de gran utilidad tanto la tormenta de ideas, como el análisis morfológico, la solución creativa de problemas, el pensamiento lateral, y el reconocimiento y destrucción de las barreras a la creatividad. A los efectos de superar estas barreras es fundamental la motivación, la capacitación, y una correcta gestión del cambio, mediante las cuales se tome conciencia de la necesidad del cambio, y se destruyan tanto los obstáculos a la creatividad como a la evolución del cambio.
  • 4.Evaluación.- La evaluación debería hacerse luego de un intervalo, preferentemente alrededor de dos días después de haber realizado la tormenta de ideas, para permitir al grupo de tomar distancia de la sesión. y así ser menos involucrados con ideas propias. De las numerosas ideas generadas en la etapa anterior, muchas carecen de valor y por lo tanto deben ser descartadas, sino definitivamente, por lo menos bajo las actuales circunstancias. Para las ideas que resultan válidas debemos preguntarnos ¿cómo es posible aplicar esta idea? Durante el desarrollo de esta etapa se hará mucho más necesario conocer acerca de las propiedades de los materiales o sobre los procesos de generación de los productos o servicios. La lista se reducirá a las dos o tres mejores oportunidades. Al llegar a este punto tendremos que asegurar que estas dos o tres ideas no sólo pueden cumplir con las funciones deseadas sino que también serán aceptables para nuestro objetivo. Es decir, suponiendo que cada una de las últimas ideas vaya a ser aplicada, ¿qué problemas se pueden esperar? El grupo analizará cada idea. Las ideas similares se agrupan. Al hacer la evaluación, no pienses en el porqué la idea no puede funcionar, en el porqué no es una idea posible. Desarrolla cada idea, transformándola en una idea más práctica, haciéndola funcionar mejor. Haz una estimación muy aproximada del costo de cada idea e investiga cuidadosamente a aquellas ideas que presentan un costo aparentemente bajo. El cancelar una idea debe estar basado en hechos y no en opiniones.
  • 5.Planificación y aplicación.-El desarrollo de las dos a cuatro ideas seleccionadas Haz un verdadero esfuerzo en desarrollar las ideas de menor costo que realizan la función principal. Realiza pruebas, prototipos, consigue ofertas del costo. Estima los costos de alternativas a corto plazo, de las alternativas a largo plazo y de todas aquellas ideas nuevas que surgen durante la evaluación. Al final del proceso se debería haber identificado la idea de menor costo. Pregúntate: ¿Gastaría yo mi propio dinero en esta solución?  La planificación y posterior puesta en ejecución de la solución a la cual se llegó mediante el análisis de valor para un problema de costos, son idénticas a las necesarias para hacer un cambio en un método, en un proceso, o en una pieza, por cualquier otra razón.
  • 6.Registro y seguimiento.-Si el coste y el valor han de mejorar con el paso del tiempo, deberá llevarse una estadística precisa a los efectos de tener en cuenta los resultados obtenidos. Los datos deben ser registrados, comparados, y analizados de forma constante, comparándolos tanto con los objetivos como con los estudios de benchmarking de las mejores empresas o competidores existentes en el mercado. La importancia de ésta metodología A.V.radica tanto en sus efectos directos, como en su utilización tanto en la reingeniería de procesos como en los sistemas de mejora continua.        

COMUNICACIÓN>>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD

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About koldomann

Soy ingeniero industrial superior ya jubilado con intención de aplicar mi lema "La Comunicacón cataliza el Conocimiento creando Competividad" en mi blog : luismiguelmanene.wordpress.com

7 responses to “DIRECCION de MATERIALES: compras,precio de coste, subcontrataciones y análisis de valor.”

  1. Ruben says :

    Sin haberlo terminado de leer todavia te doy la enhorabuena por este articulo, muchos verán su dia a dia reflejado y otros veran las posibilidades del area. Gran trabajo!

    • koldomann says :

      Gracias Ruben por tu comentario.
      Con este post y otros que realizaré mas adelante trato de cumplimentar el conocimiento escrito sobre la problemática de las compras, almacenaje, inventarios y logística de las organizaciones empresariales, aglutinando todas estas actividades en un área con su correspondiente Dirección de Materiales.

  2. Iratxe Garcia says :

    Gracias Luis, por tu artículo. Se trata de un tema que has tratado de manera extensiva y proporcionando mucha información que necesitare releerlo. A su vez, he estado en compras y me has proporcionado información muy útil. Un saludo

  3. Teresa says :

    Gracias por el artículo, se ve la experiencia en el tema, me gustaría que incluyeras formatos de: evaluación de proveedores, criterios de selección, análisis de brechas, etc

  4. lorena says :

    Excelente trabajo!!!

  5. koldomann says :

    Gracias a todos por vuestros positivos comentarios. En mi nuevo blog. http://actualidadempresa.com trato de mejorar los artículos ya editados y seguir exponiendo otros temas de interés profesional

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