METODOLOGÍA M.D.D. de DIAGNOSTICO DIGITAL de las TICs en PYMES

Introducción.-

Este segundo post sobre la importancia de la incorporación de las tecnologías de la informacion y de la comunicación(TICs) en la gestión de las organizaciones empresariales PYMES , forma parte de la trilogía prometida.
La trilogía se divide en las siguientes partes:

  1. Las TICs: Definición y Metodología M.I.T. de Incorporación en PYMES
  2. Metodología M.D.D. de Diagnostico Digital de las TICs en PYMES.-
  3. Metodología M.P.I. del Plan de Incorporación de TICS en PYMES

Habiendo realizado diagnósticos de la utilización de las TIC en PYMES y establecido adecuados Planes de Implantación de las TIC , siguiendo la metodología desarrollada por la SPRI del Gobierno Vasco, estos artículos exponen las metodologías apoyándose especialmente en diversas representaciones power point que ayudan a la aplicación del Diagnostico Digital , definición del Plan de Implementación y su seguimiento para mejorar la competitividad incorporando las nuevas tecnologías de la informacion y comunicación en las organizaciones empresariales

Metodología M.D.D. de Diagnostico Digital en las PYMES.-

Esta metodología parte del conocimiento y estudio de la empresa en clave de negocio para a continuación recomendar una serie de oportunidades relacionadas con la incorporación o desarrollo de las TICs en la     organización de la misma.

1.- Generalidades.-
1.1.-Fases.-Como sus fases más señaladas se pueden considerar las siguientes:

  • Fase 0.-Lanzamiento del proyecto de diagnostico digital de la organización empresarial
  • Fase 1.-Identificación de las Oportunidades de mejora del negocio con la incorporación de las TICs
  • Fase 2.-Evaluación y Selección de las Oportunidades de negocio mas prioritarias utilizando las TICs
  • Fase 3.-Planificación de la puesta en marcha e implantación de las tecnologías TICs seleccionadas

1.2.-Duración.-Los plazos de duración de cada una de las fases dependerán de la complejidad y tamaño de la empresa PYME a analizar. No obstante, y como referencia, es recomendable distribuir el tiempo total del proyecto de acuerdo a las siguientes proporciones:

    • Lanzamiento con un 10% sobre el total del tiempo
    • Identificación de las oportunidades de negocio con un 45%
    • Selección de oportunidades con un 15%
    • Planificación con un 30%

Si se trata de empresas PYME de tamaño mediano y que dispongan de un equipo de dirección la complejidad de la organización requiere dedicar normalmente mas tiempo a la fase de Lanzamiento que podrá llegar a necesitar hasta un 20% del tiempo total del proceso en detrimento de las fases de Selección de Oportunidades y Planificación, ya que la de Identificación de las Oportunidades quedara en un 45% o tal vez algo mas de dedicación.
1.3.-Descomposición.-Cada fase se descompone para su definición en las siguientes partes:

  • Objetivos: en donde se mencionan los objetivos o metas a alcanzar por la correspondiente fase del proceso de diagnostico digital
  • Actividades:son los pasos a seguir para la realización de la fase de que se trate
  • Tareas:se trata de las gestiones que deben ejecutarse para realizar las actividades
  • Acciones:son aquellos trabajos que deben realizarse para realizar las tareas especificadas
  • Herramientas:son los formularios u otros documentos que sirven de guía y ayuda para desarrollar las tareas del proceso
  • Resultados:se mencionan los resultados previstos a alcanzar al finalizar el trabajo de cada fase del proceso

Adjunto en representación power point un esquema del modelo de descomposición de cada fase mencionada.

Descarga MDD_modelo

Ademas se ha creado una serie de plantillas que detallan y ayudan a la comprensión y ejecución de las distintas fases y de sus herramientas, especificando e informando con detalle sobre su realización. Las mismas se adjuntan a continuación en representaciones power point anexas:

Descarga MDD_fase 0
Descarga MDD_fase 1
Descarga MDD_fase 2
Descarga MDD_fase 3

2.-Fase 0 de Lanzamiento del Proyecto.-
2.1.-Definición: La etapa del Lanzamiento del Proyecto se dedica a la reflexión de la organización de la empresa en estudio recopilando los datos necesarios y sensibilizando a la dirección en la necesidad del diagnostico digital analizando la utilización de las TICs y la necesaria colaboración del personal y la metodología adecuada a seguir.

2.2.-Objetivos:

  • Consensuar el enfoque y alcance del proyecto de diagnosis digital MDD
  • Planificar el proyecto con las acciones necesarias y determinar los participantes en el proyecto
  • Formar a la empresa sobre las tecnologías TICs y sus oportunidades de negocio aplicándolas a las PYMES
  • Sensibilizar al personal en la importancia del proceso y sus objetivos finales
  • Definir las tecnologías TICs básicas a establecer según sean sus oportunidades de negocio.

2.3..-Actividades:

  • Entendimiento:
    • Toma de datos históricos
    • Entendimiento y Definición del negocio
  • Planificación:
    • Preparar y planificar los pasos del proceso de diagnosis
    • Determinar los participantes en el proceso de diagnosis digital
  • Sensibilización:
    • Formar y sensibilizar sobre las TICs y sus ventajas en general
    • Lograr un consenso sobre las oportunidades básicas que las TICs pueden ofrecer.

2.4.-Tareas:

  • Entendimiento;
    • Recopilar datos que permitan conocer a la organización en su actividad económica, estructura organizativa, planes de futuro, entorno,…etc.
    • Recoger datos sobre la actual utilización de las TICs en la propia organización de la empresa en estudio
  • Planificación:
    • Estudiar un plan de actividades a realizar para efectuar el diagnostico
    • Definir los participantes y las reuniones a tener en cuenta ,así como las metodologías a seguir
  • Sensibilización:
    • Efectuar una formación básica sobre la utilización de las TICs en las empresas
    • Realizar una presentación adecuada del proceso de diagnostico y sus objetivos

2.5.-Acciones:

  • Entendimiento:
    • Establecer un Entrevista inicial, o varias, que permitan ir confeccionando una Parrilla de Datos Históricos para establecer una definición de Negocio y definir el Oficio, Misión y Visión de la empresa, analizando su Estilo de Dirección y Cultura empresarial y analizando además los Valores Compartidos necesarios.
    • Cumplimentar una Guía de Autodiagnóstico Digital y comprobar el uso de las TICs en la organización en el momento actual.
  • Planificación:
    • Diseñar un Cronograma sobre las actividades y reuniones a desarrollar
    • Proponer las personas a participar en el proceso dependiendo del tamaño y complejidad del negocio
  • Sensibilización:
    • Formar al personal elegido sobre la utilización de las TICs en las empresas y sus ventajas, dando ejemplos de aplicaciones realizadas
    • Presentar al personal seleccionado el proceso de diagnostico y sus objetivos,así como el equipo colaborador de la consultora,y los resultados que se espera alcanzar con la incorporación de las TICs en la organización

2.6.-Herramientas:
Estas herramientas serán representaciones en power point, word o excel, que facilitan su utilización para ayudar a la realizacion de la metodología a aplicar.

  • Entendimiento:
    • Descarga H.0.E1.1.guía_entrevista.Guión para la Entrevista Inicial compuesto por cinco grupos de preguntas sobre:
        • Las áreas de responsabilidad y los procesos clave
        • El catalogo de productos y servicios
        • La cartera de clientes y mercados.
        • Las variables del entorno y competidores.
        • El grado de implantacion y uso de las TICs.
    • Descarga H.0.E1.2.entrevista_inicial. Ejemplo para la Entrevista Inicial, donde se profundiza preguntando por los organigramas organizacionales y la cadena de valor , así como la definición del negocio en cuanto a su familia de productos y/o servicios y las necesidades mas valoradas por los clientes, ademas de la lista de productos y servicios ofrecidos con sus canales de distribución y sectores de mercado, junto a la relación de los competidores principales y las variables mas relevantes del entorno, para terminar analizando el grado de utilización de las TICs en la organización.
    • Descarga H.0.E2.datos_historicos. Parrilla de Datos Históricos utilizada para recopilar los datos de la evolución de la empresa en el tiempo, repasando los hitos mas destacables respecto a 23 cuestiones referentes a:
        •  los recursos( financieros, humanos, instalaciones y tecnologías),
        •  las 7 S (estilo, cultura, competencias, estrategias, estructura, gestión del personal y procesos),
        • el marketing mix( productos, precios, distribuicion y comunicación) ,
        • al entorno( proveedores, clientes, competencia, política-legal, económico financiera, medio ambiental, tecnológica y de los mercados)
    • Descarga H.0.E3.definicion_mision. Definición de la Misión y el Oficio en unaorganización empresarial, citando una serie de preguntas sobre la cultura , clientela, competencia y el entorno para saber lo que realmente quiere ser la empresa.
    • Descarga H.0.E4.definicion_negocio. Definición de una unidad de Negocio y como realizarla.
    • DescargaH.0.E5.ejemplo_negocio.Cuadro de Definición del Negocio a utilizar como modelo para definir un negocio, representando un ejemplo de una empresa mencionándose :
        • los mercados potenciales,
        •  las necesidades a satisfacer a los clientes,
        •  los segmentos de clientes,
        • los productos adecuados,
        •  los competidores potenciales,
        •  las tecnologías necesarias,
        • los productos actuales,
        •  la competencia actual y sus estrategias
        •   los clientes mas importantes.
    • Descarga H.0.E6.ejemplo_cultura Cuadro de definición de la Misión, Visión y definición del Negocio , con un ejemplo       de una empresa de calderería.
    • Descarga H.0.E7.ejemplo_valores.(5 hojas) . Definición de los Valores Compartidos a titulo de ejemplo, citando cuatro que considero muy aplicables en la gran mayoría de las organizaciones empresariales, a saber:
        • estilo y actitud ética
        • comunicación y colaboración
        • desarrollo del personal
        • rentabilidad del capital
    • Descarga H.0.E8.orientacion_marketing. Orientación cultural que debe prevalecer en las empresas orientado hacia una visión de marketing en lugar de hacia la producción, viéndose sus actividades en las áreas de clientes, productos, marketing, innovacion y publicidad.
    • DescargaH.0.E9.1.modelo_cuestionario . Modelo de cuestionario de Autodiagnóstico Digital con las agrupaciones de preguntas sobre las tres cuestiones siguientes:
        • ¿De que TICs dispone la empresa?.
        • ¿Esta su organización preparada?.
        • ¿Que utilidad le da en la actualidad a las TICs en su empresa?
    • DescargaH.0.E9.2.ejemplo_cuestionario . Ejemplo de un cuestionario de Autodiagnóstico digital realizado a una empresa de servicios informáticos.
    • Descarga H.0.E10.1.1.lista_hardware. Modelo de Lista y descripción del Hardware citando el numero de unidades, fabricante, modelo y características.
    • Descarga H.0.E10.1.2.ejemplo_hardware. Ejemplo realizado en empresa de servicios de informatica.
    • Descarga H.0.E10.2.1.lista_software  . Modelo de Lista y descripción del Software, citando el numero de unidades, el proveedor, programa y servicios suministrados.
    • Descarga H.0.E10.2.2.ejemplo_software. Ejemplo realizado en empresa de servicios de informatica.
    • Descarga H.0.E11.priorizacion_enfoques. Trata sobre una recopilación de preguntas sobre la Priorización según enfoques de relaciones y de negocio agrupadas en enfoque de relaciones con clientes, proveedores, empleados y otros agentes y con respecto al negocio en reducción de costos, crecimiento y diferenciación.
    • Descarga H.0.E12.presentacion_iniciativas.(2 hojas) .Presentación de Iniciativas de uso de las TICs evaluando su existencia con respecto a las áreas de Ofimática, Información, Interacción, Transacción y Digitalización. diferenciado el enfoque del negocio y de sus relaciones.
    • Descarga H.0.E13.1.posicionamiento_uso. Cuadro del Posicionamiento de la empresa en el uso de las TICs , citando las diversas posibilidades de utilización de las TICs en la empresa, dándoles a cada una su valoración máxima para finalmente obtener su puntación parcial y total.
    • Descarga H.0.E13.2.ejemplo_posicionamiento. Ejemplo de utilización del cuadro de posicionamiento en una empresa informatica.
  • Planificación:
    • Descarga H.0.P1.calendario_trabajo. Calendario o cronograma en hoja excel del trabajo del proceso de diagnostico en sus fases de lanzamiento del proceso, entendimiento del negocio, identificación de oportunidades, selección de oportunidades y planificación del proceso de diagnosis digital.
    • Descarga H.0.P2.ejemplo_grupos. Ejemplo realizado en una empresa para definir los Grupos de Apoyo y Mejora con los responsables , fecha de inicio y sus tareas o funciones principales.
  • Sensibilización:
    • Descarga H.0.S1.modelo-cualificacion. Ejemplo en word de modelo de registro de datos profesionales del equipo de la empresa consultora que realiza el diagnostico digital.
    • Descarga H.0.S2.ejemplos-PYMES. Se trata de un documento en word donde se pueden citar por parte de la empresa consultora, ejemplos de experiencias en empresas PYME del sector que lograron éxitos con la incorporación de las TICs .
    • Descarga H.0.S3.modelo_convocatoria. Modelo en word de una convocatoria de reunión para realizar la Presentación al personal seleccionado del proceso de diagnostico digital y sus objetivos
    • Descarga H.0.S4.metodologia-reunion. Modelo en word de una Metodología como ejemplo aplicado para realizar las Reuniones de Coordinación de cualquier proceso.

2.7.-Resultados:
Al término de esta fase la empresa deberá contar con lo siguiente:

  • Un cronograma o calendario de trabajo en detalle, que permita obtener una visión general de la planificación del proyecto, de sus plazos y principales hitos y reuniones establecidas
  • Un primer acercamiento a la situación actual de la empresa en cuanto al uso de las TICs en la organización, analizando los resultados de la Guía de Autodiagnóstico Digital
  • Una formación básica sobre las ventajas de la incorporación de las TICs en las organizaciones empresariales y las oportunidades de negocio que surgen de su aplicación.
  • Una aproximación a otras experiencias en materia de TICs llevadas a cabo por empresas del propio sector económico

A continuación volvemos a recomendar la visualizacion de la representación power point de esta fase de lanzamiento:

Descarga MDD_fase 0

3.-Fase 1 de Identificación de Oportunidades del Negocio.-
3.1.-Definición: Durante esta fase se estudiara con mas exactitud la estrategia de la empresa analizando su situación actual y el nivel de uso de las TICs, analizando las oportunidades posibles de aplicación de las mismas para lograr áreas de mejora en la gestión del negocio, definiéndose y consensuándose sus conocimientos esenciales que den ventajas competitivas y obtengan buenas perspectivas de desarrollo futuro.
3.2.-Objetivos:

  • Lograr un entendimiento claro de las necesidades o carencias de la empresa en el momento actual
  • Conocer y comprobar la situación de la organización de la empresa con respecto al uso de las tecnologías TICs
  • Establecer, después de la correspondiente reflexión estratégica, los retos que deberá vencer y las estratégicas a aplicar a medio plazo para alcanzar mejoras que hagan más competitiva a la empresa.
  • Identificar las oportunidades de implantación de las TICs para la mejora del negocio

3.3.-Actividades:

  • Información:
    • Realizar entrevistas que permitan identificar las relaciones con los agentes del entorno: proveedores, clientes, competidores,…etc.
    • Obtener de la empresa información sobre sus procesos de actividad, sus productos y servicios y ,por ultimo, las tecnologías de que dispone y el uso que hace de las mismas
  • Reflexión:
    • Realizar una reflexión estratégica analizando el entorno y estableciendo las amenazas y oportunidades de negocio que se vislumbren, analizando asimismo las fortalezas y debilidades de la organización existente y la situación con respecto al grado de incorporación de las tecnologías TICs en la misma, viéndose cuales son los objetivos clave para mejorar la competitividad y rentabilidad de la empresa.
    • Identificar las oportunidades de implantación de las TICs que sirvan para cubrir las deficiencias encontradas y mejorar las ventajas competitivas existentes
  • Síntesis :
    • Realizar una síntesis que represente las oportunidades de negocio prioritarias que se hayan identificado al finalizar la reflexión estratégica.
    • Definir aquellas oportunidades de negocio que sean posibles de incorporar y que impliquen innovaciones o transformaciones en el negocio y se basen en la implantación de nuevas tecnologías TICs en la propia organización de la empresa en estudio.

3.4.-Tareas:

  • Información:
    • Reuniones y entrevistas con los clientes más importantes, con los proveedores de mayor suministro y obtención de datos de los competidores más importantes analizando y comparando su perfil competitivo y utilización de las TICs en sus organizaciones
    • Reuniones y entrevistas con el personal de la empresa idóneo para que sea capaz de poder informar sobre la gama de productos y/o servicios, las tecnologías y conocimientos utilizados, la estructura organizativa y los recursos existentes y previstos a corto plazo.
  • Reflexión:
    • Análisis DAFO definiendo del entorno las amenazas y oportunidades y del funcionamiento interno de la propia empresa recopilar sus fortalezas y debilidades, para seguidamente confrontar las mismas definiendo las Estrategias Básicas pertinentes, lo cual se verificara de la siguiente manera:

AMENAZAS + DEBILIDADES = ESTRATEGIAS DEFENSIVAS
AMENAZAS + FORTALEZAS = ESTRATEGIAS REACTIVAS
OPORTUNIDADES + DEBILIDADES = ESTRATEGIAS ADAPTATIVAS
OPORTUNIDADES + FORTALEZAS = ESTRATEGIAS OFENSIVAS

Sintetizando y agrupando las mismas se definirán los Factores Clave de Éxito (FCE) de la empresa que deberán dar competitividad en el futuro y que estarán debidamente harmonizados con el sistema del comportamiento formado por el estilo de dirección y la cultura empresarial en vigor.

    • Definir la Cadena de Valor de la empresa y sus Procesos Clave, analizando asimismo la segmentación del mercado y las familias de productos y/o servicios clasificándolos adecuadamente según su importancia estratégica y teniendo en cuenta el grado de utilización de las TICs en la empresa para definir sus posibilidades de incorporación para mejorar la competitividad del negocio, para a continuación estudiar el nivel de conocimientos de la plantilla con respecto a las necesidades tecnológicas y estratégicas de la organización y analizar los recursos existentes y necesarios en las áreas financiera con sus amortizaciones, de personal con sus necesidades de formación y rotación, y de equipamiento con sus inversiones futuras a prever.
  • Síntesis :
    • Redactar una síntesis que represente y justifique las oportunidades de negocio seleccionadas como más relevantes para mejorar la competitividad y que requieren de la incorporación e implantación de nuevas tecnologías TICs en la organización de la empresa
    • Listar las ideas u oportunidades posibles de mejora del negocio con la implantación de las TICs

3.5.-Acciones:

  • Información :
    • Enviar encuestas y entrevistarse con algunos de los clientes y proveedores principales en reuniones de trabajo para comprobar sus necesidades y grado de satisfacción con los productos y/o servicios prestados, además de obtener datos comparativos con los competidores mas fuertes, los cuales se contrastaran con las opiniones de los vendedores de la fuerza de ventas de la empresa
    • Realizar entrevistas y reuniones de trabajo con el personal de la empresa que tenga los conocimientos adecuados para obtener información sobre los procesos y actividades, el mercado y clientes, los productos y/o servicios, las tecnologías y equipamiento de que dispone y su utilización, la estructura organizativa y sus recursos económicos, además del nivel especifico de adquisición y utilización de tecnologías TICs.
  • Reflexión:
    • Organizar y llevar a cabo reuniones de trabajo con el personal idóneo para realizar un análisis DAFO, definir las estrategias básicas y sintetizarlas en los factores clave de éxito considerando la utilización de las TICs adecuadas…
    • Realizar entrevistas y reuniones de trabajo para definir y consensuar la Cadena de Valor de la empresa viendo los procesos que aporten mas valor estratégico a la empresa, asimismo para comprobar y clasificar la cartera de clientes y las estrategias a seguir especialmente considerando las posibilidades de incorporación de nuevas tecnologías TICs analizando las ventajas que puedan aportar para mejorar las posibilidades competitivas y evitar las deficiencias existentes aprovechando las oportunidades de negocio que surjan.
  • Síntesis :
    • Presentar un cuadro resumen con las oportunidades de negocio que pueden ser satisfechas por medio de la incorporación e implantación de nuevas tecnologías TICs indicando sus posibilidades de mejora y alcance de los objetivos estratégicos…
    • Redactar un listado de las nuevas oportunidades e ideas que las TICs, y en particular Internet, ofrecen a la empresa no solo con vistas a lograr sus objetivos estratégicos, sino para generar nuevos modelos de negocio a base de desarrollar nuevos productos y/o servicios, mercados, procesos, etc.
    • Recopilar en un listado todos los problemas existentes en los dispositivos y programas del hardware y software, definiendo las soluciones posibles a proponer e implantar

3.6.-Herramientas:

  • Información:
    • Descarga H.1.I1.1encuesta_clientes . Modelo de encuesta a clientes , donde se trata de evaluar cinco atributos con respecto a los competidores mas importantes, indicando también la importancia de los mismos con respecto a la competencia, ademas de citar el volumen de compras y numero de años de lealtad en las compras del cliente.
    • Descarga H.1.I1.2.encuesta_satisfacción . Documento word preparado para su utilización vía fax para captar los datos que permitan evaluar el grado de satisfacción de los clientes con la empresa, pudiendo evaluar de 1 a 5 a seis atributos en sus facetas de importancia, valoración y comparación con el competidor mas relevante, ademas de poder mencionar aspectos de mejora que se consideren mas convenientes.
    • DescargaH.1.I1.3.resultados_encuestas  . Análisis de los resultados obtenidos en las encuestas vía fax, citando en el documento word el numero de fax enviados y las respuestas recibidas, así como sus fechas de envió y recepción. Se analiza cada uno de los seis atributos en cuanto a su calificación como importancia, satisfacción y competitividad , junto a la valoración global en porcentaje indicativo del grado de satisfacción general de la cartera de clientes alcanzado en el año en estudio.
    • Descarga H.1.I1.4.encuesta_representantes. Modelo de encuesta a enviar a los representantes en autonomías o capitales de provincia, donde se citan cinco datos históricos, durante los cuatro últimos años, de la cartera de clientes y facturación anual de la zona en estudio, junto a informacion sobre el potencial de compra de los cinco clientes mas importantes, citando a los competidores principales y en que se debe mejorar para incrementar el volumen de ventas anual.
    • Descarga H.1.I2.encuesta_proveedores . Documento word de encuesta ,vía fax a los proveedores para evaluar el grado de satisfacción alcanzado con los mismos después de un año de compras realizadas, evaluando de 1 a 5, diversos atributos con respecto a su importancia, valoración y comparación con lacompetencia, ademas de poder citar aspectos a mejorar el producto o servicio recibido u otras observaciones generales.
    • Descarga H.1.I3.1.analisis_competencia. Cuadro de análisis de la competencia y de los grupos estratégicos con respecto a la relación calidad-precio y su competitividad.
    • Descarga H.1.I3.2.perfil_competitivo. Gráfico de Perfil Competitivo de la empresa y competidor mas importante comparando de 1 a 5 hasta 17 diferentes atributos en el ejemplo representado.
    • Descarga H.1.I4.evaluar_competitividad. Tabla en excel de Evaluación del Perfil Competitivo referido a un mercado y producto determinado. evaluando a veinte criterios diferentes a la empresa y su principal competidor, con una puntuación ponderada e indicando la diferencia alcanzada en su puntuación parcial por criterio y global.
    • Descarga H.1.I5.analisis_clientes. Cuadro de análisis de clientes, donde se citan el grado de conocimiento del usuario final, la segmentación, y el análisis de los canales de distribución y del usuario o consumidor final por segmentos.
    • Descarga H.1.I6.analisis_proveedores. Cuadro de análisis de proveedores, teniendo en cuenta la necesidad de conocimiento de los mismos y su capacidad de negociación C.N. y posicionamiento relacionando la capacidad citada con el Interés del Proveedor I.P.
    • Descarga H.1.I7.analisis_agentes. Plantilla de Análisis de Agentes con que se relaciona la empresa por medio de cuestionarios sobre clientes,proveedores, comunicaciones de los empleados y relaciones administrativas.
    • Descarga H.1.I8.clasificacion_clientes. Modelo de clasificación estratégica de clientes , de propia creación , cuya exposición puede leerse en el post titulado “ C.E.C.: Clasificación 444 Estratégica de Clientes”. Se ha representado un ejemplo con cuatro criterios o factores a evaluar para posicionar a la cartera de clientes debidamente.
    • Descarga H.1.I9.1.lista_TICs_limitaciones. Lista de comprobación de TICs existentes en la empresa y su volumen de utilización y del nivel de conocimientos del personal en su funcionamiento
    • Descarga H.1.I9.2.ejemplo_TICs_existentes. Ejemplo de TICs existentes y sus limitaciones para las familias de Internet, Intra& Extranet y Seguridad Informática de una empresa de servicios informáticos.
  • Reflexión :
    • Descarga H.1.R1.estratregico-marketing. Plan Estratégico y de Marketing,  indicando sus respectivos objetivos y las estrategias a desarrollar de misión, visión, definición del negocio, cartera de clientes, segmentación y posicionamiento, junto a la funcional (marketing Mix).
    • Descarga H.1.R2.fuerzas_sector. Factores competitivos del sector industrial. Cuadro representativo de las cinco fuerzas competitivas de una industria o sector , a saber:
          • competidores
          • nuevos entrantes
          • proveedores
          • clientes y canales de distribución
          • productos sustitutivos
    • Descarga H.1.R3.analisis_fuerzas. Análisis de las 5 Fuerzas competitivas. Cuadro de evaluacion de las posiciones de fuerza con respecto a los proveedores, clientes, la amenaza de nuevos competidores, lallegada de productos sustitutivos y ante la intensidad de la rivalidad del sector.
    • Descarga H.1.R4.factores_internos.Evaluación de factores internos. Valoración de once factores internos , evaluando de 1 a 5 con su peso de ponderación y citando los elementos a considerar, de los siguientes factores:
          • estilo y cultura
          • estructura organizativa
          • sistemas de comunicaciones
          • gestión del personal y su motivación
          • control de gestión
          • capacidad financiera
          • planificación y logística
          • tecnología, I+D+i y calidad
          • calidad de servicio
          • marketing y fuerza de ventas.
    • Descarga H.1.R5.factores_externos. Evaluación de factores externos. Valoración de los factores externos que seguidamente citamos, considerando su valor como:
          • empresa y sector:
          • tamaño de mercado
          • cuota de mercado
          • informacion del mercado
          • segmentación del mercado
          • estructura del mercado
          • sustitución de productos
          • ciclo de vida de los productos
          • dependencia de los proveedores
          • dependencia de los clientes
          • barreras de entrada y salida
          • imagen de la empresa
    • Descarga H.1.R6.1.analisis-DAFO. Definición y metodología del análisis DAFO:Debilidades-Amenazas-Fortalezas-Oportunidades
    • Descarga H.1.R6.2.ejemplo_DAFO. Ejemplo realizado después de su análisis interno y externo y cruzando las amenazas, fortalezas ,debilidades y oportunidades para definir las estrategias defensivas,reactivas, adaptativas y ofensivas que sinteticen en los factores clave de éxito a seguir estratégicamente.
    • Descarga H.1.R7.reflexión_estrategica. Plantilla de Reflexión Estratégica. Cuadro con un cuestionario para revisar la estrategia de la empresa , definiendo sus estrategias genéricas de bajo coste o diferenciación y las estrategias especificas de crecimiento.
    • DescargaH.1.R8..analisis_cadena. Análisis de la Cadena de Valor con los Procesos Clave de la empresa, con el fin de identificar y analizar las actividades y procesos que aportan mayor valor estratégico a la empresa.
    • Descarga H.1.R9.1.cadena_valor. Representación gráfica de la Cadena de Valor con sus actividades de apoyo y principales y los agentes externos del entorno.
    • Descarga H.1.R9.2.ejemplo_cadena.Ejemplo de cadena de valor en una empresa de servicios informaticos.
    • DescargaH.1.R10.organigrama_jerarquico.Organigrama jerárquico de la empresa. Ejemplo de organigrama jerarquico en una empresa.
    • DescargaH.1.R11.organigrama_funcional. Organigrama funcional. Ejemplo de organigrama funcional en una empresa fabricante de productos de carpintería y su montaje en el sector de la construcción.
    • Descarga H.1.R12.inventario_plantilla. Inventario de conocimientos y sus carencias de la plantilla y plan de formación necesario.
    • Descarga H.1.R13.entrevista_empleados. Guión de Entrevista con Empleados para identificar las carencias que podrían ser resueltas mediante el uso de las TICs
  • Síntesis :
    • Descarga H.1.S1.1.TICs_seleccionadas. Cuadro resumen de las tecnologías  TICs mas idóneas para ser incorporadas en la organización de la empresa, citando las mejoras que aportaran y los requerimientos necesarios para su incorporación
    • Descarga H.1.S1.2.ejemplo1_TICs Ejemplo del cuadro de recopilacion de las TICs mas idoneas a incorporar en una empresa.
    • Descarga H.1.S1.3.ejemplo2_TICs. Ejemplo del cuadro de recopilacion de las TICs mas idoneas a incorporar en otra empresa.
    • Descarga H.1.S2.1.problemas_soluciones. Lista de problemas actuales y soluciones posibles en los dispositivos del Hardware y programas del Software existentes.
    • Descarga H.1.S2.2.ejemplo_problemas-soluciones. Ejemplo en una empresa del cuadro de problemas y soluciones encontradas para los ordenadores, impresoras, programas de software, Internet y seguridad informática.
    • Descarga H.1.S3.nuevas-oportunidades. Plantilla de Reflexión de Nuevas Oportunidades que sirve para recapacitar sobre la búsqueda de nuevas oportunidades e ideas que las TICs y/o en particular Internet, ofrecen a la empresa para lograr por una parte lograr los objetivos estratégicos y , asimismo, para generar nuevos modelos de negocio , teniendo en cuenta la información recibida de agentes externos, la interactividad con los clientes, la personalizacion en relaciones individualizadas , la universalidad geográfica y la disponibilidad en cualquier momento.

3.7.-Resultados:
Al finalizar esta fase 1, la organización de la empresa contara con los siguientes trabajos realizados:

  • Una Reflexión Estratégica con los Factores Clave de Éxito para afrontar los retos del futuro con solvencia.
  • Un Análisis de las Áreas de Mejora en los distintos procesos y en los sistemas de relaciones externas e internas de la empresa
  • Un Estudio de la Situación actual de la empresa en cuanto al uso de las tecnologías TICs
  • Un Listado con todas las Oportunidades posibles de implantación de TICs para la mejora del negocio

A continuación volvemos a recomendar la visualizacion de la representación power point de esta fase de identificación de oportunidades de mejora del negocio :

Descarga MDD_fase 1

4.-Fase 2 de Selección de Oportunidades de Implantación de TICs.-
4.1.-Definición:En la realización de esta fase 2 se identificaran los parámetros que permitan fijar criterios de priorizacion de las oportunidades de negocio por implantación de las TICs para poder evaluarlas y seleccionar aquellas que fueran prioritarias para la evolución rentable de la empresa
4..2.-Objetivos:

  • Identificar criterios de Priorización de las oportunidades de implantación de TICs en la empresa
  • Valorar cada una de las Oportunidades consideradas ordenándolas prioritariamente según la evaluación alcanzada
  • Seleccionar e indicar aquellas Oportunidades que han resultado prioritarias por su mayor posibilidad de crear mejoras en el negocio incorporando las TICs pertinentes

4.3.-Actividades:

  • Identificación:
    • Identificar una serie de criterios de priorizacion que sirvan para ordenar y clasificar las oportunidades de negocio captadas gracias a la incorporación de las TICs
    • Seleccionar unos parámetros de ponderación en función de la importancia que tengan para el negocio
  • Evaluación:
    • Valorar con el personal de la empresa que este capacitado para ello, y también por medio de la opinión del cliente, cada una de las oportunidades seleccionadas aplicando los criterios de priorizacion y las correspondientes ponderaciones.
    • Priorizar por orden de valoraciones, de mayor a menor, las oportunidades de TICs seleccionadas.
  • Selección :
    • Descartar aquellas oportunidades que hayan alcanzado menor valoración
    • Focalización en aquellas oportunidades que ocupen los primeros puestos en la valoración efectuada., las cuales serán las que mayor incidencia e impacto tengan en las mejoras de la competitividad del negocio.

4..4.-Tareas:

  • Identificación :
    • Estudiar y escoger una serie de criterios de priorizacion.
    • Decidir las ponderaciones según sea la importancia que tengan para el negocio
  • Evaluación :
    • Realizar la valoración de las diferentes oportunidades de TICs identificadas
    • Ordenar, de mayor a menor evaluación alcanzada, las oportunidades.
  • Selección :
    • Dejar en la lista de oportunidades las de mayor valor, desechando las de menor evaluación
    • Centrarse en aquellas oportunidades que hayan sido seleccionadas por tener la mejor valoración y por tanto ser las mas idóneas para ayudar a conseguir las mejoras propuestas en el negocio.

4.5.-Acciones:

  • Identificación :
    • Realizar una reunión de trabajo con personal competente para analizar y decidir los criterios de priorizacion más interesantes para el negocio
    • En la misma reunión anterior u otra posterior decidir las ponderaciones a utilizar para dar mayor énfasis a aquellos criterios que se juzguen de mayor importancia para la evolución positiva del negocio.
  • Evaluación:
    • Efectuar una reunión de trabajo dedicada específicamente a la valoración de las oportunidades identificadas empleándose los criterios de priorización y las ponderaciones consensuadas
    • En la misma reunión anterior u otra posterior realizar la ordenación de la valoración global alcanzada por cada una de las valoraciones dadas clasificándolas de mayor a menor.
  • Selección:
    • Redactar una relación de oportunidades de TICs seleccionada recopilando las mejores obtenidas en la valoración realizada e ignorando las de menor valoración alcanzada.
    • Establecer un cuadro con las oportunidades de las TICs prioritarias mencionando la previsión de mejoras a obtener y los recursos necesarios para efectuar una implantación correcta

4.6.-Herramientas:

  • Identificación:
    • Descarga H.2.I1.1.ejemplo1_criterios. Tabla de selección de criterios de priorizacion con un ejemplo desarrollado en una empresa, valorando por area a once diferentes criterios con respecto a su grado de importancia considerando su volumen de costos y los resultados a alcanzar, asi como su orden de prioridad según sea su grado de importancia y urgencia necesaria.
    • Descarga H.2.I2.3.ejemplo2_ponderacion. Tabla de selección de criterios de priorizacion con un ejemplo desarrollado en una empresa de servicios informaticos, valorando por area a diez diferentes criterios con respecto a su grado de importancia considerando su volumen de costos y los resultados a alcanzar, asi como su orden de prioridad según sea su grado de importancia y urgencia necesaria.
    • Descarga H.2.I2.1.ponderacion_criterios Tabla de selección de porcentajes de ponderación según el grado de la importancia de los criterios para la incorporacion de las TICs.
    • Descarga H.2.I2.2.ejemplo1_ponderacion. Ejemplo de selección de porcentajes de ponderacion de 1 a 100% en diez criterios de una empresa.
    • Descarga H.2.I2.3.ejemplo2_ponderacionEjemplo de selección de porcentajes de ponderacion de 1 a 100% en diez criterios de una empresa de servicios informaticos.
  • Evaluación:
    • Descarga H.2.E1.matriz_valoracion. Cuadro de la Matriz de Valoración que sirve para valorar las diferentes oportunidades de las TICs identificadas en funcion de una serie de criterios definidos previamente, para ponderar la importancia de cada criterio de 1 a 3 puntos y valorar cada oportunidad en funcion de la priorizacion considerada, de manera que se obtiene el volumen global de cada oportunidad analizada.
    • Descarga H.2.E2.1.oportunidades_prioritarias. Cuadro representando la lista resumen de seis de las oportunidades de incorporacion de las TICs ordenandolas por prioridades por valoracion alcanzada.
    • Descarga H.2.E2.2.ejemplo_oportunidades. Ejemplo de la lista de seis oportunidades encontradas en una empresa de servicios informaticos, dando su priorizacion según la valoracion alcanzada.
  • Selección:
    • Descarga H.2.S1.1.lista_oportunidades. Lista final con solo las oportunidades de implantación de TICs que hayan obtenido las mejores valoraciones y, por tanto, mayor priorizacion en su implantación, mencionando a los responsables de su implantación y la duración estimada para su implantación
    • Descarga H.2.S1.2.ejemplo_lista. Ejemplo de la lista final de seis oportunidades de incorporacion de las TICs en una empresa de servicios informaticos.
    • Descarga H.2.S2.1.cuadro_oportunidades. Cuadro que define las oportunidades de TICs seleccionadas mencionando las mejoras que ofrecen y los recursos económicos, tecnológicos y de personal y su formación necesarios.
    • Descarga H.2.S2.2.ejemplo_oportunidades. Ejemplo del cuadro final con las oportunidades elegidas en una empresa de servicios informaticos , citando las mejoras y ventajas a obtener y los recursos que han de necesitarse para su incorporacion.

4.7.-Resultados:
Al término de esta fase 2 se habrán obtenido los siguientes:

  • Una selección de oportunidades de implantación de TICs que sean prioritarias para alcanzar en el mínimo tiempo las mayores mejoras en las ventajas que den competitividad al negocio.
  • Una relación de dichas oportunidades indicando las mejoras que su implantación ofrece y los recursos que serán necesarios para su incorporación

A continuación volvemos a recomendar la visualizacion de la representación power point de esta fase de selección de oportunidades:

Descarga MDD_fase 2

5.-Fase 3 de Planificación de las Oportunidades de implantación de TICs.-
5.1.-Definición:Esta fase se dedicara al diseño de la planificación del proceso de implantación de cada una de las TICs seleccionadas considerando sus necesidades tecnológicas, de estructura organizativa y del plan de formación al personal implicado, definiendo las acciones necesarias a desarrollar y los responsables de las mismas, además de determinar en términos económicos los ingresos adicionales que se esperan conseguir tras la implantación de las TICs,para finalmente redactar el correspondiente Plan de Implantación de las TICs
5.2.-Objetivos:

  • Descripción de las Oportunidades de Implantación de las TICs seleccionadas mencionando las actividades a desarrollar ,los responsables de las mismas y la valoración económica de los resultados a lograr, así como las necesidades de recursos a utilizar.
  • Elaboración de un calendario que coordine la implantación de las distintas oportunidades de TICs seleccionadas
  • Redacción de un Plan de Implantación de todas las TICs elegidas

5.3.-Actividades:

  • Descripción:
    • Definir los recursos que se precisen, en sus infraestructuras tecnológicas, asesores externos, plantilla de personal y su formación, las inversiones,…etc.
    • Definir por cada oportunidad de implantación de TICs sus objetivos, indicadores y resultados económicos a lograr, indicando el personal  y la duración de la implantación, así como las acciones a realizar en las áreas tecnológica, de organización y la capacitación del personal, mencionando las interrelaciones posibles con el resto de oportunidades a implantar
  • Cronograma:
    • Diseñar un cronograma de cada implantación TIC a desarrollar, con su calendario del proceso en el tiempo de cada etapa y sus responsables
    • Diseñar un cronograma con el desarrollo de implantación de todas las TICs seleccionadas reflejándose los solapes y relaciones o dependencias entre las mismas.
  • Plan:
    • Conformar un Plan de Implantación para cada TIC
    • Estudiar un Plan Global de Implantación de todas las TICs seleccionadas

5.4.-Tareas:

  • Descripción:
    • Realizar un estudio por cada implantación de TIC para especificar los recursos necesarios en sus áreas, a saber: equipamiento de hardware y software tecnológicos, personal necesario y planes de formación para lograr su capacitación y el volumen de inversiones necesarias para llevar a termino el proceso de implantación de que se trate.
    • Realizar un estudio por cada oportunidad de implantación de TICs para poder describir con detalle su función especifica, el responsable del proyecto de implantación de la misma, la duración estimada para su ejecución, los objetivos a alcanzar citando sus indicadores y la valoración económica de la rentabilidad que se espera lograr, ademas de citar las acciones en líneas de actuación en lo que respecta a la infraestructura tecnológica, la estructura organizativa involucrada y las acciones de capacitación del personal, además de expresar las interrelaciones a prever con el resto de implantaciones de TICs a realizarse.
  • Cronograma:
    • Estudiar las etapas del proceso y su planificación para poder estructurar un calendario del proceso de implantación de cada TIC en el que se muestren gráficamente las acciones a desarrollar y su evolución en el transcurso del tiempo.
    • Estudiar las interrelaciones entre las diversas TICs a implantar para poder conformar un calendario en el que se representen todas las diversas implantaciones de TICs que se vayan a realizar mostrándose gráficamente la duración de cada implantación y viéndose cuales son sus secuencias de comienzo y fin de las implantaciones
  • Plan:
    • Recopilar toda la información y datos conseguidos para redactar para cada Implantación de TIC su correspondiente Plan de Implantación
    • Analizar las diversas implantaciones para redactar un Plan Global de Implantación de todas las TICs seleccionadas

5.5.-Acciones:

  • Descripción:
    • Cumplimentar una Tabla de Recursos necesarios para efectuar cada implantación de TIC
    • Cumplimentar una hoja de Valoración Económica en la que se describe la Inversión necesaria junto a los ingresos esperados y los ahorros en gastos estimados para adjuntar dichos datos en la redacción de una Ficha de Oportunidad por cada implantación de TICs.
  • Cronograma:
    • Dibujar un cronograma del proceso de implantación para cada TIC
    • Dibujar un cronograma del proceso global de implantación de todas las TICs al unísono.
  • Plan:
    • Redactar un Plan de Implantación para cada TIC
    • Redactar un Plan Global de Implantación de todas las TICs

5.6.-Herramientas:

  • Descripción:
    • Descarga H.3.D1.tabla_recursos. Tabla de Recursos para la implantación de una TIC, donde se definen todos los recursos necesarios para la implantación de una TIC en la empresa en cuestión, dándose un numero a dicha TIC y describiéndola convenientemente. El cuadro permite citar los recursos necesarios y la inversión a realizar en las areas de hardware , software, formación, personal, asesoria y otros que hicieran falta , de manera que al final se obtenga el volumen global de inversión a realizar en la incorporacion de la TIC en estudio.
    • Descarga H.3.D2.tabla_objetivos. Tabla de Objetivos e Indicadores para la implantación de una TIC, donde es posible mencionar seis diferentes objetivos con tres indicadores para cada uno de ellos.
    • Descarga H.3.D3.valoracion_economica. Modelo de Valoración Económica que sirve para estimar la rentabilidad por ahorro de costos y/o por capacidad de generación de ingresos adicionales para cada una de las TICs en estudio. En la matriz también se citan las inversiones previstas , junto a las instrucciones para aplicar debidamente la formula de evaluación economica VAN que se incorpora.
    • Descarga H.3.D4.ficha_oportunidades.Ficha de Oportunidades para cada implantación de una TIC, donde se cita su numero, responsable del proyecto de incorporacion , la duracion prevista de ejecucion, y la descripcion de la TIC, mencionando los objetivos con sus indicadores y valoraciones VAN , para definir a continuacion las acciones en las lineas de actividades a realizar en las areas de la infraestructura tecnologica, estructura organizativa y en las necesidades de capacitacion del personal, para finalmente, mencionar las relaciones con el resto de TICs que se pretenden incorporar a la empresa en estudio.
  • Cronograma:
    • Descarga H.3.C1.cronograma_TIC Cronograma Individual en hoja de calculo excel, para ser utilizado en cada proceso de implantación de una TIC. En el mismo se cita el numero de TIC, su responsable y descripción , con un cuadro donde se desglosan las actividades de las fases del proceso de incorporación . Definicion, preparacion, ejecucion y seguimiento, con un cronograma para 5 semanas , pudiendose reflejar el porcentaje de progreso alcanzado y los actos de reuniones de trabajo o control, asi como de entrevistas, y el comienzo y final de una acción.
    • Descarga H.3.C2.1.cronograma_globalCronograma Global de todas las TICs a implantarse, donde pueden seguirse la evolucion de sus fases de proceso en ocho diferentes TICs y suscorrespondientes porcentajes de progreso.
    • Descarga H.3.C2.2.ejemplo_cronograma. Ejemplo de cronograma a utilizar en el seguimiento de las fases del proceso de incorporacion de seis diferentes TICs en una empresa de servicios informaticos.
  • Plan:
    • Descarga H.3.P1.plan_individualPlan Individual de Implantación de cada TIC. Se trata de un indice del informe final que debe realizarse para describir el proceso de selección, implantación y seguimiento de la incorporacion de cada TIC en la organización de la empresa en estudio. Este indice se compone de los siguientes capítulos:
          • Introducción
          • Objetivo
          • Alcance
          • OrganizacionalesResponsables
          • Etapas
          • Mejoras
          • Recursos
          • Valoraciones
          • Objetivos
          • Indicadores
          • Seguimiento
          • Cronograma
    • Descarga H.3.P2.plasn_global. Plan Global de Implantación de las TICs seleccionadas donde se recopila el proyecto de incorporación de todas las TICs en su totalidad siguiendo el indice anteriormente mencionado considerando el proceso en todo su conjunto y dentro de las ventajas estratégicas globales a obtener en la empresa en estudio.

5.7.-Resultados:
Al finalizar esta última fase 3 la empresa dispondrá de los siguientes trabajos:

  • Una descripción de todos los recursos necesarios para la implantación de cada una de las diversas TICs elegidas, indicando los objetivos a alcanzar y la valoración económica de sus resultados previstos, así como las acciones a realizar y las interrelaciones entre las TICs involucradas.
  • Una planificación expresada gráficamente en cronogramas de manera que se compruebe las etapas a cubrir en cada proceso de implantación de las TICs de manera individual y global para verse las interrelaciones entre la ejecución de las diversas implantaciones.
  • Un Plan Global de Implantación de todas las TICs, junto a los diversos Planes de Implantación de cada TIC de manera individual.

A continuación volvemos a recomendar la visualizacion de la representación power point de esta fase de planificación:

Descarga MDD_fase 3

COMUNICACIÓN>>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD

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About koldomann

Soy ingeniero industrial superior ya jubilado con intención de aplicar mi lema "La Comunicacón cataliza el Conocimiento creando Competividad" en mi blog : luismiguelmanene.wordpress.com

4 responses to “METODOLOGÍA M.D.D. de DIAGNOSTICO DIGITAL de las TICs en PYMES”

  1. candy says :

    INTERESANTE ESTARE MAS SEGUIDO

  2. Marco says :

    Muy buenos dias, estimado Luis Miguel, soy de Ecuador y la verdad el tema esta muy interesante, me gustaria saber si existen libros acerca de esta metodologia, si es asi me podria ayudar con los autores para adquirir dicha bibliografia

    • koldomann says :

      Hola Marco:
      No conozco ningún libro que trate sobre metodologías para implantar las TICs en las organizaciones empresariales, aunque me figuro que alguno existirá.
      Realmente mi artículo es de cosecha propia, habiéndome servido como guía la metodología que aplicaba la SPRI del Gobierno Vasco, y que como consultor instaure en diversas PYMES. A la misma fui incorporando numerosas representaciones power point para ayudar a los análisis de la situación y poder establecer soluciones.
      Un saludo y gracias por el comentario.
      LMMC

  3. F.Llanes says :

    Hola Luis Miguel, Soy F. Llanes de Nicaragua y después de leer su blog y explorar todos los recursos en powerpoint a disposición me han parecido super interesante y con un caracter aplicable. Al igual que Marcos se me fue dificil encontrar bibliografía especializada en el tema, sin embargo, he citado la MDD de SPRI … Adelante siempre!

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