FORMACIÓN de AUDITORES INTERNOS del SISTEMA de GESTION de la CALIDAD(SGC) siguiendo la Norma de Aseguramiento ISO 9001-2000

Sistema de Gestión de la Calidad.-
Se llama Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) al conjunto de procedimientos documentados necesarios para implantar la Gestión de la Calidad, partiendo de una estructura organizativa y de unos recursos determinados. Un SGC debe funcionar de forma que genere la confianza necesaria en los servicios que realmente satisfacen las necesidades/expectativas del cliente, haciendo más énfasis en la prevención de los problemas que en su detección después de producirse. Además, debe aplicarse a todos los procesos, actividades o tareas con incidencia en la calidad de un producto o servicio, por lo que debe ser tan amplio como sea necesario para alcanzar los objetivos de calidad.

Por último, debe insistir y posibilitar una mejora continua de esa misma calidad que asegura, a todos los niveles y en todas las áreas de la organización. Por tanto, el SGC es un ente vivo, que debe ser revisado y adaptado a medida que cambia la organización o sus actividades.
Seguidamente , en este artículo, incorporaré las representaciones en power-point,  word y excel,  que he ido utilizando en los cursos que he  realizado como formación de auditores internos del SGC , aplicando las normas de aseguramiento de la calidad ISO 9001-2000

El Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es auditado anualmente en su totalidad con el objetivo de comprobar su adecuación a los requisitos de las Normas, su eficacia y conocer el grado de cumplimiento del mismo.

• Responsabilidad.-
  • El Director de Calidad es responsable de la gestión y puesta en práctica de las Auditorias Internas.
  • Los Departamentos que van a ser auditados son responsables de facilitar al Auditor toda la colaboración necesaria para realizar la Auditoria.
  • Cuando se detecta una No-Conformidad, son responsables de iniciar las Acciones Correctoras pertinentes y de cumplimentarlas en el plazo acordado.
• Procedimiento y Plan Anual de Auditorias.-
  • Anualmente el Director General establece y aprueba un “Plan Anual de Auditorias”, cubriendo los Departamentos afectados, el alcance de las Auditorias, el Auditor, y las fechas previstas.

Ver un ejemplo de modelo , en hoja de calculo excel, sobre el Plan Anual de Auditorias .

Descarga plan_anual 

• Este Plan se elabora en función de las Auditorias ya efectuadas, de supuestos puntos débiles y de la importancia de la actividad.
• Si hubiera variaciones del “Plan Anual”, se replantea indicando las causas y el estado de revisión de dicho plan.
• El Director General envía copia del Plan a los Departamentos afectados y a los Auditores Internos
• Los Auditores están cualificados y deben ser independientes del área a auditar.

Ver el registro de cualificación de auditores en formato word :

Descarga  cualificación_auditores

• Los auditores han recibido formación previa sobre conocimiento y comprensión de la Norma ISO, y del Sistema, así como sobre técnicas de auditoría cubriendo aspectos como: preparación, realización, técnicas para preguntar, sesión de cierre, informe final y documentación a emplear.
• Los Auditores recopilan la información y documentación relacionada con la Auditoria y elaboran un guión detallando el alcance de la materia a auditar.
• Las Auditorias pueden establecerse por Departamentos, cubriendo los Capítulos del Manual que les afectan, por Capítulos individualizados o por puntos concretos del Sistema.
• Además de las establecidas en el “Plan Anual”, el Director de la Calidad o el Comité de Dirección, pueden iniciar otras Auditorias según su propio criterio, bien a partir del sistema de información (análisis de fallos, verificaciones especiales, etc.) o bien a solicitud de los Departamentos.
• Informes de Auditorias.-
  • El Auditor establece un informe escrito de los resultados de cada Auditoria, el cual revisa con el responsable del área auditada.

Ver formato word sobre el informe de la Auditoria Interna

Descarga  informe_auditoría  (2 hojas)

• Los resultados de estas Auditorias son enviados al responsable del área auditada y al Director de la Calidad que archiva los originales.
• El informe puede incluir, además de las No-Conformidades encontradas, “recomendaciones” para mejorar el Sistema, si proceden.
• Acciones Correctoras.-
  • Detectadas las desviaciones, se analizan las posibles causas de las mismas y se recomiendan Acciones Correctoras, nombrando responsables y estableciendo plazos de cumplimentación.
  • Estas Acciones se tratan según lo indicado en el capítulo sobre las Acciones Correctoras y Preventivas.

Ver el formato word sobre las acciones correctoras y preventivas detectadas en las auditorias y reclamaciones recibidas.

Descarga  acciones_correctoras

• El responsable del área auditada tiene la responsabilidad de aplicar, en el menor tiempo posible, las Acciones Correctoras recomendadas en la Auditoria.
• Seguimiento de Auditorias.-
  • Trimestralmente, el Comité de Dirección analiza la evolución del “Plan Anual de Auditorias” y sus resultados, no dándolas por cerradas hasta que se han cumplimentado todas las Acciones Correctoras derivadas de cada una de ellas.

Comparaciones.-
A continuación se visualizan de forma esquemática en power point , por medio de telas de araña, junto a la autoevaluacion EFQM, una amplitud expansiva comparativa de las normas ISO 9000, 14.000, 81900 y TS 16949, evaluando de 0 a 100, el liderazgo, la política y estrategia, la gestión del personal, los recursos, los procesos, la satisfacción del cliente, la satisfacción del personal, el impacto en la sociedad y los resultados del negocio.

Descarga araña_iso   (5 diapositivas )

                                             Curso de Formación de Auditores Internos del SGC.-
Normalmente en los cursos de formación que he realizado me he basado en un modulo que seguidamente menciono, adjuntado así mismo una de las presentaciones en word del mismo .

Descarga  presentacion_curso

• Objetivos del modulo de formación:
  • Conocer los principios y proceso de aplicación de las normas de aseguramiento de la calidad ISO 9001-2000 en las organizaciones empresariales
  • Sensibilizar a los alumnos sobre la utilidad de realizar auditorias internas del grado de cumplimentación de las normas y sus requisitos y registros.
  • Mentalizar sobre el camino hacia la excelencia con el enfoque al cliente y la mejora continua
  • Capacitar a los alumnos para la correcta realización de las auditorias internas
• Indice del modulo de formación:

1. –La Empresa del Siglo XXI:

1.1. -El Sistema Empresarial. Los subsistemas del Comportamiento y Estratégico
1.2. – El concepto de la Comunicación Total y las” 3 C “.
1.3. -La Satisfacción del Cliente y su fidelizacion
1.4. -El Proceso PDCA de Mejora Continua
1.5. – El concepto de Calidad Total. Las No-calidades. La cadena de la calidad. .
1.6. -La Gestión hacia la Excelencia. Autoevaluación E.F.Q.M..Las” 7 S”. El CMI(Cuadro de Mando Integral. Los Sistemas de Evaluación de la Calidad.
1.7. -Herramientas de Gestión para la Toma de Decisiones y Resolución de Problemas.

Para la obtención de informacion que recoja las fases de la Empresa del Siglo XXI recomiendo la lectura de los artículos del blog que a continuación menciono:
“El sistema empresarial en el siglo XXI “
“La comunicación cataliza el conocimiento creando competitividad”
“La comunicación Total como sistema de organizacion”
“ La Dirección es comunicación”
“ Calidad Total : su filosofía, evolución, definición, e implantacion “
“La calidad y el servicio total”
“La EFQM :modulo europeo de autoevaluacion de la gestión empresarial”
“Proceso de cambio hacia la excelencia en la gestión de las PYMES”
“ Cuadro de Mando Integral: concepto, principios, interrelaciones, objetivos, mapa e implantacion “
Asimismo pude ser útil la lectura de los artículos numerados que tratan sobre las “ Ideas utiles para mejorar la dirección empresarial “ y los que en un futuro edite sobre la Satisfacción de los clientes y su fidelizacion , y , también , sobre las Herramientas de Gestión mas conocidas y eficaces.

2. –La Norma de Aseguramiento de la Calidad ISO 9001-2000:

2.1 -El Proceso de Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad y sus Requisitos.
2.2. -Los Principios de Gestión de la Calidad
2.3. -Introducción al Sistema de Gestión de la Calidad y su PDCA
2.4. -La Responsabilidad de la Dirección, su actuación y revisión.
2.5. -La Gestión de los Recursos materiales, humanos y financieros
2.6 -La Realización del Producto y / o Servicio con su planificación, acopios, diseño, ejecución e inspecciones del mismo
2.7. -La Medición, Análisis y Mejora con sus sistemas de seguimiento y control
2.8. -Las Auditorias Internas: su metodología, documentación y cuestionarios.

2.1.-Proceso de Implantación del SGC.- La primera representación power point trata sobre un esquema del proceso de implantacion de la Norma ISO 9001 en una empresa , siendo asesorada por una firma de consultoria, a saber:

Descarga  proceso-ISO

Luego se representa con una hoja de calculo excel el cronograma de una implantacion de la norma ISO 9001 en su etapa de presentación e implantacion.

Descarga cronograma_ISO 

También en otra representación power point se visualizan los Requisitos del SGC , en cuanto a sus puntos a tratar, exigencias y procedimientos a seguir.

Descarga  requisitos_SGC

2.2.- Los Principios de Gestión de la Calidad.– Por medio de ocho representaciones power point se representan los Principios del SGC, indicando en todos ellos los beneficios clave y las acciones a aplicar. Dichos principios son :

1.organización orientada al cliente
2.liderazgo
3.participación del personal
4.enfoque a personas
5.enfoque del sistema hacia la gestión
6.mejora continua
7.enfoque objetivo hacia la toma de decisiones
8.relación mutuamente beneficiosa con el suministrador

Descarga  principios_SGC  ( 8 diapositivas )

2.3.-Introducción al Sistema de Gestión de la Calidad y su PDCA.- Seguidamente se representa en power point una introducción al SGC y su Manual de Procedimiento.

Descarga  introducción_SGC 

Asimismo se representa con power point la relación entre el proceso de mejora continua PDCA y la propia norma de aseguramiento de la calidad ISO 9001-2000.

Descarga normas_PDCA 

2.4.- La Responsabilidad de la Dirección, su actuación y revisión.-Se representan con power point , primero un diagrama del proceso a seguir , junto a dos representaciones de sus aclaraciones con los puntos a tratar, exigencias y procedimiento de Revisión de la Dirección.

Descarga  Responsabilidad_Dirección
Descarga  Aclaraciones_Responsabilidad  ( 2 diapositivas)

2.5.-La Gestión de los Recursos materiales, humanos y financieros.-Se representan con power point , primero un diagrama del proceso a seguir , junto a dos representaciones de sus aclaraciones con los puntos a tratar, exigencias y dos procedimientos: uno de determinación, valoración, impartición y evaluacion del entrenamiento y la formación externa e interna, y el otro de mantenimiento preventivo de los recursos materiales.

Descarga Gestión-Recursos 
Descarga  Aclaraciones-Recursos  (2 diapositivas)

2.6.– La Realización del Producto y / o Servicio.-Se representan con power point , primero un diagrama del proceso a seguir , junto a cuatro representaciones de sus aclaraciones con los puntos a tratar(3), y sus exigencias y 14 procedimientos diversos.

Descarga  Realización_Producto
Descarga  Aclaraciones_Producto  (4 diapositivas)

2.7.-La Medición, Análisis y Mejora con sus sistemas de seguimiento y control.-Se representan con power point , primero un diagrama del proceso a seguir , junto a tres representaciones de sus aclaraciones con los puntos a tratar (2), exigencias y 10 procedimiento diversos.

Descarga  Medición_Mejora
Descarga Aclaraciones_Medición   ( 3 diapositivas)

2.8.-Las Auditorias Internas: su metodología, documentación y cuestionarios.- Para representar debidamente el proceso de las auditorias internas nos valemos de unos diagramas de flujo esquematizados en power point, con tres diferentes etapas , a saber:

1. Pre-Auditoria y sus Pasos Previos
2. Auditoria propiamente dicha
3. Post-Auditoria y Plan de Acciones

Descarga  diagramas_Auditorias  (3 diapositivas)

En cuanto, a la representación de todo lo concerniente a las Auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) lo veremos en 14 diapositivas power point, donde se describen las siguientes especificaciones.

• Definición
• Tipos de Auditorias
• La Auditoria Interna del S.G.C.
• Sus objetivos
• Su planificación
• El Plan Anual de Auditorias
• Auditorias Especiales
• Su organización.
• El Perfil del Auditor.
• La evaluacion y cualificación del Auditor.
• El proceso de Auditoria Interna

Descarga  Auditorias_SGC  ( 14 diapositivas )

Respecto a los cuestionarios para efectuar las correspondientes evaluaciones he utilizado normalmente, con hojas de calculo excel , los cinco siguientes:

Descarga  1.cuestionario_requisitos
Descarga 2.cuestionario_responsabilidad 
Descarga  3.cuestionario_recursos
Descarga 4.cuestionario_producto 
Descarga  5.cuestionario_medicion

En total hacen 54 preguntas desglosadas de la manera siguiente:

• Requisitos del SGC – 8 preguntas
• Responsabilidad de la Dirección-12 preguntas
• Gestión de los Recursos-4 preguntas
• Realización de Producto – 14 preguntas
• Medición, Análisis y Mejora-16 preguntas

COMUNICACIÓN>>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD