MARKETING DE COMPRAS, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN 4444 DE PROVEEDORES Y ACOPIOS

1.-Introducción.-

Durante mi trabajo como Director del Área de Materiales en la empresa del Grupo INI: La Maquinista , Terrestre y Marítima, S.A.(MTM), incrementé mis conocimientos sobre la dirección de compras y abastecimientos , así como sobre la gestión de almacenes y control de existencias. En el post “ Reestructuracion del Área de Materiales” relato los cambios estructurales que tuve que establecer y, que creo debe leerse como ampliación de los conceptos y contenidos que seguidamente expongo.

Asimismo, les recomiendo la lectura de los artículos:  «Dirección de Materiales«.,» Logistica, Transporte, Almacenaje y Manutencion», «Gestión de Existencias e Inventarios»

La importancia de la función de compras es absoluta, ya que cualquier ahorro que se consiga al efectuar las compras de suministros para una organización empresarial tiene un efecto amplificado en la tasa de rentabilidad sobre la inversión(ROI), ademas de la rapidez en la respuesta, que supera cualquier otra reducción de costos obtenida por cambios  adecuados en los recursos de la empresa.
A continuación representamos en una diapositiva power point la repercusión en la rentabilidad de una empresa  con un incremento del ROI en un 29,5%, cuando se realiza un ahorro en los costes de las compras de solo un 2,8%.

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2.-La Dirección de Compras y Aprovisionamientos .-

La gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total , y  proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio, convirtiéndose en un elemento estratégico de la organización empresarial.
La actividad de compras juega un importante papel en las organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios que iguales mejoras en otras áreas de la organización.
La función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.”
La función de compras ha ido evolucionando con funciones más avanzadas  como la innovación y prospección de nuevos mercados y participación en el desarrollo de productos, necesitándose una mayor tecnificación de los compradores, e incluso departamentos de ingeniería de compra.
Como ejemplos de un proceso de compras y su diagrama de flujo incluimos dos diapositivas power point donde se representa las interrelaciones entre departamentos y la utilización y trayectoria de los documentos involucrados en el proceso de compras de dos organizaciones empresariales..

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Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:

• Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta su programación
• Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
• Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible.
• Lograr la cumplimentación de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
• Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de sus tendencias.
• Administrar y gestionar el aprovisionamiento de existencias.
• Participar en las conclusiones estrategias de la organización.

El gestor de compras  y aprovisionamientos debe realizar las siguientes actividades :

• Búsqueda y evaluación de proveedores: se trata de tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a las necesidades de la empresa..
• Mantenimiento de un archivo actualizado de productos , con sus características técnicas , códigos de identificación , suministradores , precios y condiciones de entrega y pago
• Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra.
• Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
• Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
• Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la calidad.
• Solventar discrepancias en la recepción del producto. Resolver las incidencias producidas en la administración y gestión del aprovisionamiento en cuanto a solicitudes y reclamaciones de productos, documentación, incumplimiento de pedidos y plazos .
• Establecer y asegurar los niveles de stock óptimo y mínimo de existencias necesarios para garantizar el control y la rentabilidad del aprovisionamiento y el mantenimiento del proceso productivo y comercial.
• Realizar el inventario de existencias .cumpliendo los procedimientos establecidos.
• Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad de los productos y/o servicios.
• Registrar las entradas y salidas de existencias en soporte informático o documental..

Para cumplir sus objetivos, la función de compras deberá realizar las tareas siguientes:

• Analizar los productos, materiales y/o materias primas de los que necesita aprovisionarse.
• Estudiar las fuentes de suministro (Análisis del mercado de proveedores). Segmentación de proveedores por familias de productos y/o servicios
• Establecer las condiciones de calidad, plazo de entrega, precio, etc.
• Selección de proveedores. Analizar y valorar las ofertas recibidas de varios proveedores, en base a unos factores de selección ,calculándose  los costes, gastos y beneficios esperados de cada una de las ofertas. Seleccionar al proveedor que más se ajuste a las condiciones y necesidades del comprador
• Confeccionar el fichero de proveedores y la ficha de productos, para que el personal de compras pueda utilizarlo en futuros aprovisionamientos.
• Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado, presentación, etc
• La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.
• La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega con técnicas JIT(just in time)
• El seguimiento y control de todos los acuerdos y condiciones establecidos con el proveedor.
• La venta de los productos excesivos y obsoletos, existentes en los almacenes.

Adjuntamos una representacion power point de lo que significa el análisis de proveedores y sus necesidades con respecto a la capacidad de negociación , el conocimiento de los proveedores y su posicionamiento, a saber .

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Las principales etapas del proceso de decisión de compra son las siguientes:
1. Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio.
2. Búsqueda de información. En esta etapa el comprador debe acopiar toda la información de los proveedores posibles,que considera necesaria para fundamentar sus análisis y la toma de decisiones.
3. Formación de alternativas. A partir de la información recopilada el comprador determinará las alternativas de compra .
4. Evaluación de alternativas. El comprador en cada compra determina cuáles son los principales criterios de selección , evaluándose cada alternativa para llegar a seleccionar la que es más conveniente para la empresa.
5. Decisión de compra. Considerando la evaluación anterior se llega a la decisión de compra.
6. Ejecución de la compra. Esta importante etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisión de compra tomada anteriormente.
7. Seguimiento y control  postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un  control del producto o servicio durante todo el ciclo de suministro y  posterior consumo o uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación. Por tanto, debe establecerse e implementarse un sistema de inspección u otras actividades similares en donde necesariamente deberán participar aquellas personas que tienen que ver directamente con la utilización del producto.
Cuando se habla de criterios para la selección del proveedor generalmente deben estar incluidos los siguientes ítem:

• Oportunidad de entrega de los productos solicitados
• Precios
• Lugar de entrega (instalaciones de la empresa u otro lugar establecido )
• Cantidad de productos de acuerdo a la solicitud realizada.
• Marca o especificaciones solicitadas.
• Estabilidad financiera
• Credibilidad en el mercado
• Información oportuna acerca de nuestro pedido
• Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos solicitados.

Adjuntamos una diapositiva power point donde se representa una tabla para evaluar los diferentes  criterios de valoración del perfil competitivo de cada proveedor

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Los principales indicadores del departamento de compras son:

• Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
• Total de compras/Número de compras.
• Porcentaje de compras rechazadas.
• Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima.
• Inventario/Ventas .
• Costo promedio de Orden de compra.
• Tiempo promedio de entrega de pedidos .
• Número de orden por mes en comparación con el año anterior.

Seguidamente adjunto un documento word  que puede utilizarse como modelo de fax para evaluar a los proveedores en los atributos que se consideren adecuados.

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A continuación, citaré como ejemplo de gestión los objetivos soporte o acciones clave que ejecuté en la  MTM para lograr resultados , a saber:

• Asegurar que los suministros de materiales y servicios externos se se consiguieran a un precio competitivo, para lo cual se implanto un sistema de control basado en un procedimiento de Tabulaciones de pedidos que superaban el importe de un millón de pesetas, con lo que se controlaba aproximadamente el 80% del valor total de las compras. El mismo permitía comparar el importe de la compra con el valor medio del mercado y con el valor presupuestado al aceptarse el pedido del cliente. Asimismo se controlaba el numero de Tabulaciones por comprador y familia de compra y los ahorros obtenidos.
• Asegurar la cumplimentación de las planificaciones respetando los plazos de aprovisionamientos previstos..Para conseguirlo, se formaron los grupos de gestión de compras de los proyectos de clientes(CAP),, junto a la definición de artículos urgentes que tenían plazos de entrega mas largos y necesitaban , por tanto, de planificaciones inmediatas por parte de las ingenierías técnicas de la empresa. También se definieron artículos piloto fijando los tiempos de negociación de la compra y el plazo de acopio estimado. Los mismos,estaban divididos según fuera la secuencia de montaje para tener en cuenta al planificar las compras todas sus fases de planificación según fuera el orden de montaje.
• Finalmente, se incorporo la figura de los perseguidores de pedidos que vigilaban la fabricación de los pedidos de compras en los talleres de los proveedores, instituyéndose ademas los perseguidores de urgencias que se dedicaban a resolver entregas de materiales que por fallos en el suministro iban en el ultimo momento a originar paros en las lineas de montaje de proyectos .
• Asegurar la mejor selección de proveedores y suministradores en relación con su adecuación a la calidad, fiabilidad, servicio y precio. En este caso, se definieron listas ABC de proveedores ordenados de mayor a menor por el importe acumulado de pedidos del año y por grupos de familias de compras.
• También se creo un sistema de evaluacion del los proveedores, evaluándose su comportamiento en cuanto a su nivel de calidad, precio y cumplimentación de plazos, ademas de redactar una ficha histórica de cada proveedor en la que se analizaba anualmente su capacidad técnica y de diseño, su servicio después de la venta, su suministro de repuestos, la seriedad en cumplir los plazos de entrega y su capacidad comercial y de fabricación.
• Asegurar que las relaciones comerciales con los proveedores se mantenían en ámbitos de colaboración, honestidad y eficacia, para lo cual se centralizaron y reorganizaron las compras y almacenes, con compradores y perseguidores especializados según fuera su familia de productos a suministrar, ademas de crear una Ingeniería de Compras que vigilaba la tecnología y medios de fabricación y montaje de los proveedores ayudándoles en mejorar sus recursos y plazos de entrega.

Asimismo, una buena actividad para mejorar la gestión de compras  es la utilización de la llamada Calidad Concertada , que  fomenta la relación , mediante la selección de determinados proveedores, con los cuales se mantiene una relación en virtud de la cual no se compra el producto sino más bien su capacidad de fabricación ;en el sentido de que se crea un compromiso mutuo, basado en una transparencia informativa , sobre todo en lo concerniente a previsiones de compras y capacidad de fabricación con objeto de garantizar , por parte del comprador , una calidad de acuerdo con las especificaciones solicitadas , y un determinado volumen de compras a cambio de conseguir del proveedor un máximo de flexibilidad en los suministros con reducción de los tiempos de entrega y precio del producto .En definitiva, bajo este concepto el proveedor se convierte en un “partner” o socio figurado ,siendo, sin duda, un eslabón más dentro de la cadena logística de la empresa. Luego el proveedor “partner” es un proveedor integrado en la organización de la empresa comprometido en compartir los riesgos y beneficios,debiendo mantener de continuo el nivel de calidad establecido así como la fiabilidad en plazos de entrega y su desarrollo en tecnologías de procesos.

La “Calidad Concertada en los Suministros” establece los principios básicos que deben cumplir las empresas Cliente y Proveedor para asegurar, entre otros, el procedimiento rápido y productivo de la entrega y recepción de mercancías. Hay que resaltar que la clave de la “Calidad Concertada” es parte de la confianza que deben tener entre sí Cliente y Proveedor para mantener unos flujos de información y físicos rápidos, seguros y de calidad. A su vez la confianza conlleva sólidos vínculos comerciales, que deben corresponderse con procesos internos eficientes por ambas partes con los que se consigue la máxima productividad de procesos como por ejemplo en el de la “Entrega y Recepción”.

Por ultimo,la gestión de compras a través de Internet brinda grandes oportunidades a la empresa y que se pueden resumir en las siguientes:
1.- Disminución de los precios de adquisición de las compras: Esta disminución en los precios se consigue debido a varios factores aunque básicamente se pueden englobar en : a)Negociaciones más eficaces y eficientes debido a las posibilidades de intercambio de información con los proveedores . b)Acceso a mayor número de proveedores potenciales con  mayor número de ofertas .
2.- Disminución de los costes de los procesos debido a la mejora de la eficiencia de los mismos: Es debido a la más sencilla interactividad y colaboración con los proveedores y la integración de los mismos en la cadena de valor permitiendo redefinir los procesos para conseguir una mayor eficiencia y eficacia, y por tanto, la consecuente disminución de costes.
3.- Reducción de costes de compra debido a la eliminación de intermediarios: Debido a la facilidad de intercambio de información entre las distintas empresas, puede redefinirse la cadena de distribución.
4.- Ampliación del número de proveedores potenciales y disminución del tiempo de localización: El comprador tiene acceso rápido y económico a gran cantidad de proveedores potenciales tanto a nivel nacional como internacional, teniendo mucha información adicional sobre los mismos que le posibilita su fácil localización y evaluación.
5.- Disminución del tiempo de aprovisionamiento : Debido a la facilidad de interacción con los proveedores disponibles para un producto/servicio determinado y la redefinición de los procesos,
6.- Mejoras en la gestión de stocks y disminución de los niveles de inventario: La mayor información que se tiene de los proveedores y clientes y de la demanda y la oferta, ofrece la posibilidad de gestionar más correctamente los stocks, disminuyendo el nivel de inventario.
7.- Mayor aprovechamiento de los recursos humanos del área de compras: Informatizando los procesos de gestión de compras, se posibilita que los coordinadores de esa área puedan centrarse en acuerdos estratégicos en lugar de dedicarse al trabajo del día a día.
8.- Información precisa sobre el estado del proceso de compra: Debido a la importante comunicación existente entre los sistemas de información tanto de cliente como de proveedor, el primero tiene siempre acceso a la información sobre el estado actual de cada uno de sus pedidos.

3.-Marketing y estrategia de compras.-

El marketing de compras consiste en actividades de investigación relacionadas con entorno, el mercado, el producto y los suministros, con el objeto de satisfacer las necesidades de la empresa y poder así generar una ventaja competitiva.

Se trata pues, de investigar el mercado de suministros. La utilización del marketing de compras fortalece las actividades de planificación de suministros, mientras que la integración entre proveedor y cliente  añade una disponibilidad de referencias para completar contratos de compras a largo plazo.

Como ejemplo de utilización del Marketing de Compras se adjunta una representación power point de la cadena de valor del área de la Dirección de Materiales en una empresa fabricante de bienes de equipo:

Descarga  cadena_compras

A la hora de evaluar proveedores, es importante considerar los aspectos:

• Económicos: coste total de la compra, contratos de colaboración, etc.
• Logísticos: plazos de entrega, tamaños de lote mínimos, pedidos abiertos, etc.
• Cualitativos: relacionados fundamentalmente con la calidad del producto
• Estratégicos: el tipo de relación estratégica que puede establecerse con un proveedor es función directa de la importancia de los productos o servicios a comprar. Esta importancia es el resultado del cruce de dos factores: su disponibilidad en el mercado y su importancia dentro del producto terminado, del cual llegará a ser parte.

Una forma de determinar esta relación sera utilizando la matriz importancia/disponibilidad, representada , a continuación , por una diapositiva power point que incluyo.
Esta matriz muestra cómo el énfasis de las actividades de marketing de compras puede pasar desde aspectos económicos (alta disponibilidad, alto nivel de importancia), a aspectos logísticos (baja disponibilidad, bajo nivel de importancia),a aspectos estratégicos (baja disponibilidad, alto nivel de importancia), donde es necesario encontrar una integración a largo plazo. Cada uno de los cuatro escenarios que se presentan en la matriz importancia/disponibilidad requiere una estrategia operacional distinta y están condicionados por el existente poder de contratación y su uso.

Descarga  matriz_importancia-disponibilidad

Básicamente, la estrategia para el comprador se puede definir en términos de la minimización del poder negociador de los proveedores. Es así como los clientes deben definir estrategias dirigidas a mitigar factores como concentración de proveedores, la escasa representatividad de las compras, costos del cambio, productos únicos y diferenciados, la poca existencia de fuentes alternativas, amenaza de integración hacia delante, la imposibilidad del cliente de integrarse hacia atrás y poseer elevados costos de negociación.
Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado, la selección del proveedor debe hacerse a partir del análisis de las siguientes variables:

• Estabilidad y competitividad del grupo de proveedores: El análisis de la competitividad de un proveedor determinado y la posición que ocupe este en su sector, determinará la conveniencia de elegirlo. Por otra parte, si una empresa elige a un proveedor que posea estrategias de calidad, especialización o diferenciación, con unos costos adecuados o inclusive algo superiores, asegurará suministros de calidad, lo cual garantizará de alguna manera, la elaboración de productos de calidad. Así mismo, el hecho de elegir proveedores que puedan mantenerse en el tiempo, y que puedan satisfacer las necesidades de la empresa en el largo plazo, minimiza el riesgo de incurrir en costos de cambio ya que el cliente no tendrá que cambiar de proveedor.
• Grado óptimo de integración vertical: Esta variable está determinada por aspectos estratégicos específicos tales como obtener componentes o materiales exclusivos, diferenciación y el acceso a alternativas como contratos a largo plazo, integración piramidal y ubicación estratégica.
• Asignación de las compras entre proveedores calificados: La empresa debe procurar no comprar todos sus acopios de suministros a un solo proveedor. Por lo contrario es conveniente atomizar el riesgo de depender de un único proveedor, distribuyendo las compras entre varias alternativas competitivas, minimizando también el riesgo de incurrir en costos de cambio posteriores o de requerir productos demasiado especializados o de costos elevados. Sin embargo, el cliente debe garantizar un volumen suficiente para cada proveedor con el fin de obtener un poder de negociación importante frente a su proveedor.
• Creación de la ventaja máxima frente a los proveedores elegidos: El comprador debe enfocar sus esfuerzos en lograr la máxima ventaja frente a su proveedores. En este orden de ideas, deberá adoptar estrategias que le permitan evitar los costos de cambio del proveedor, promover la estandarización en los productos, crear una amenaza creíble de integración hacia atrás, y el uso de la integración piramidal  para  incrementar el poder de negociación de los compradores.

El análisis de la estructura de proveedores puede también aportar conclusiones estratégicas importantes para el negocio, en función de :

• El excesivo grado de dependencia
• El poder de negociación de los proveedores
• La importancia del producto que compramos para nuestro proveedor
• El coste de cambio de proveedor
• El sistema económico-financiero del proveedor
• La estrategia del proveedor

El análisis de los proveedores importantes no solo se realiza en función del volumen de compra sino teniendo en cuenta la importancia en el proceso de fabricacion del producto comprado y cuyas compras supongan un 80% del total. Por tanto , se indicaran en un fichero de proveedores: el nombre del producto, el volumen de compras realizado en el ultimo año, el % sobre el total y las observaciones que sean necesarias sobre los puntos indicados anteriormente.

Como matriz de marketing de compras incorporamos su representación power point  donde se establecen las estrategias a considerar según sea el valor económico o estratégico del material o componente a adquirir en el mercado y considerando su disponibilidad en el mismo.

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La matriz de compras se establece cruzando los conceptos del  volumen de compra: Se considerara la clasificación de los clientes por medio del análisis ABC (Pareto) y de la  posibilidad de compra: Se investigara la disponibilidad del material en el mercado existente. Se establecerá una estrategia de compra diferente según sea la posición ocupada por el material en la matriz de cuatro escenarios representados,a saber:

• Optimizar: Alta posibilidad+ Menor volumen. Para compras de poca importancia por su pequeño valor económico y con suficiente suministro en el mercado de proveedores,la estrategia a seguir sera la de reducir los costes operativos y optimizar los precios de compra, usando al máximo el abanico de proveedores.
• Garantizar: Baja posibilidad+Menor volumen.  Cuando las compras son de poco valor pero los proveedores son mas bien escasos,habrá que  garantizar el suministro estableciendo relaciones a largo plazo con los proveedores mas seguros en sus entregas.
• Investigar: Alta posibilidad+Mayor volumen. Si se dispone de muchos proveedores  factibles para un mismo material o componente,y el mismo es de importancia económica, la necesidad de controlar la compra es mayor, con lo que la estrategia adecuada sera el investigar de continuo el mercado para tratar de mejorar  los precios de compra,debiéndose así mismo fomentar  relaciones de cierta duración con algunos proveedores.
• Seleccionar: Baja posibilidad+Mayor volumen. En el caso de materiales de alto valor económico y con pocas posibilidades de suministro,es muy importante asegurarse el acopio de los materiales ´a base de seleccionar uno como” partner” que se comprometa en no fallar en sus entregas y al precio que fije el propio mercado.

En función de las relaciones operativas entre proveedor y cliente se pueden definir tres clases o niveles de referencia  para los proveedores, pudiéndose establecer los siguientes tipos de relaciones según se trate de uno u otro  nivel o clase de proveedor. Así tendremos;

1.-El Proveedor Convencional

• Negociaciones basadas en las especificaciones cualitativas mínimas y el precio: la empresa cliente encuentra a todos los proveedores disponibles en el mercado, y sobre la base de unas especificaciones cualitativas mínimas, elige aquellos que le garantizan los precios más bajos. Esto se consigue gestionando varios proveedores, tanto para tener fuentes alternativas como para crear una competencia de precios.
• Los suministros basados en pedidos únicos a corto plazo: no hay garantía para el proveedor en cuanto a los pedidos futuros.
• Evaluación regular de los suministros (aceptación): Los suministros deben ser comprobados al 100%, excepto que basándonos en datos históricos o la poca importancia del componente, la empresa cliente decida unilateralmente tomar muestras o permitir el acceso libre.
• La necesidad de evitar faltas en el almacén: Al no saber la empresa cliente si los procesos del proveedor están “a riesgo” en lo que se refiere a la Garantía de Calidad y la capacidad de responder a cambios en el plan, debe protegerse almacenando reservas de tales materiales.

2.-El Proveedor Asociado

• Relación a largo plazo, que se revisa periódicamente: Una vez que el proveedor ha comenzado a ser proveedor regular y tiene las características necesarias para seguir siéndolo, no se le pone en competencia en cada compra, sino que se beneficia de una relación a medio/largo plazo (calidad concertada). Las condiciones se definen cada año y si se encuentra un proveedor alternativo, no se le cambia inmediatamente, sino que se intenta rehabilitar al proveedor asociado, incluso ayudándola a alcanzar el nivel de su competidor.
• Calidad garantizada y auto-certificada de acuerdo a criterios ya acordados: Para llegar a ser “asociado”, el proveedor habrá tenido que pasar una evaluación de capacidad de proceso por parte del cliente. La autocertificación, a través de un reconocimiento firmado de responsabilidad, podría constituir el primer paso necesario para establecer este tipo de relación, pero con el deseo de llegar a una garantía de auto-certificación firmada por una vez para toda la relación y no mediante documentos para cada ocasión.
• Responsabilidad total sobre los suministros entregados: El proveedor tiene responsabilidad total sobre las consecuencias de cualquier falta del producto vendido.
• Aceptación sin test: Se elimina el control de entrada, garantizando ahorros económicos: eliminación de la inspección, reducción de stocks y reducción del tiempo de producción (trabajo en curso). Es frecuente compartir parte de estos ahorros con el proveedor que ha alcanzado el acceso libre.
• Suministros directos a los departamentos en un flujo “pull”, sin mantener stocks en reserva: Una empresa que utiliza la organización just-in-time puede dirigir los suministros directamente a los departamentos de producción. Esto conduce a modificaciones en el sistema logístico, pero también a muchas ventajas: no hay almacenamiento intermedio, ni evaluación, ni recogida y manejo de suministro. Las compras justo a tiempo (JIT) reducen el despilfarro que se presenta en la recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos.Las ventajas que ofrece el sistema de compras JIT son:

• Suministros frecuentes, en pequeños lotes, o en base a pedidos abiertos: La implantación de la logística just-in-time conlleva recibir pequeños lotes con mayor frecuencia que antes.
• Mejoras sistemáticas en la calidad y el precio de los productos suministrados: Si el cliente está en el camino hacia la Calidad Total, el proveedor asociado no puede aislarse de esa estrategia y debe contribuir garantizando mejoras continuas.
• Consultas y formación a proveedores: El cliente invertirá en acciones y recursos que facilitan el desarrollo de la organización del proveedor.

3.-El Proveedor Socio
Además de las características operativas asociadas a los proveedores asociados, otras características específicas son:

• Cooperación en el diseño de nuevos productos y tecnologías: El proveedor se integra en las operaciones de la empresa cliente, basándose en la idea de que el proveedor vive del negocio del cliente y el cliente vive de la capacidad del proveedor para hacerlo posible.
• Inversiones conjuntas en I+D y en avances tecnológicos: Este punto es una consecuencia directa del anterior.
• Intercambio constante de información concerniente a los procesos y productos: El envío inmediato de información sobre el mercado de la empresa cliente, directamente al proveedor, permite a ambas partes hacer unas estimaciones globales rápidas e introducir puntualmente los cambios o las mejoras requeridas.

Como clasificación mas simple se puede  utilizar el diagrama de Pareto con su clasificación ABC de  proveedores de manera que podamos desglosarlos en tres categorías según sea su volumen de compra e importancia. En cualquier caso, al aplicar esta clasificación ABC, siempre es conveniente clasificar a los proveedores teniendo en cuenta su potencial de compra contra la realidad en curso. Asi debemos considerar proveedores BA y CA, es decir , aquellos que , por su potencial intrínseco, podrían estar en el nivel A , aunque en el momento estén en una clasificación mas baja. Para su mejor comprensión adjunto una diapositiva power point representando una clasificación típica ABC con las acciones que se establecen como normas de actuación según sea la categoría del proveedor: A críticos, B estratégicos y C normales.

Descarga  clasificacion ABC_proveedores

4.-E. E. P. : Evaluación estratégica 4444  de  los proveedores.-

La lectura de una de las técnicas de gestión que Andres Fernandez Romero , director de Resúmenes Consulting, editaba en la sección Guiás de Gestión de la revista mensual Nueva Empresa, trataba sobre un procedimiento para poder evaluar la efectividad de los gastos realizados en publicidad. Pues bien, esta herramienta que, en un principio , la  aplique como metodología para lograr una clasificación estrategia de cientes (ver el post “ CEC 4444: clasificación estratégica de clientes “en mi blog personal), mas tarde la fui aplicando en diversas circunstancias , como técnica para realizar una evaluacion estratégica de los proveedores, que seguidamente explico.

Elegir los criterios de evaluación de la cartera de proveedores.-
Se procederá al estudio, selección y definición de cuatro criterios mas indicados para  poder realizar una evaluación que permita clasificar a los  proveedores y poder definir una estrategia a realizar, Estos criterios deberán ser los de mayor importancia con respecto a la visión y estrategias a desarrollar y de uso común para todos los proveedores.
Si hiciera falta por la complejidad de las familias de productos y/o servicios a comprar se podrían también establecer otros criterios específicos para cada familia procurando que sean el menor número posible.
Como criterios más generales podemos considerar los siguientes:

• COMPRAS= volumen total de la  compra anual sin iva de cada  proveedor

• DEPENDENCIA=Cuota de dependencia o porcentaje del total  del volumen de compra realizado al proveedor sobre el volumen total de ventas anual de los productos y/o servicios que  el proveedor venda.

• CUMPLIMENTACION=margen de cumplimentación de cada proveedor valorada según la mayor o menor seriedad en cumplir los plazos de entrega estipulados en los contratos de compra.

• CALIDAD=grado de satisfacción de la empresa con el proveedor considerando el numero de devoluciones  realizadas durante un mismo periodo de tiempo,bien por mala calidad o deficiente servicio obtenido.

Otros criterios que a veces suelen ser de interés y sustituyen a alguno de los cuatro principales mencionados anteriormente serán:

• RIESGO= vigilancia sobre la situación financiera y de solvencia  del proveedor

• HOMOLOGACION = numero o cantidad de homologaciones que tenga el proveedor. por ejemplo: iso 2000, iso14.000, efqm,etc.

• IMPORTANCIA = grado de importancia de los productos y/o servicios a suministrar por el proveedor para la   correcta  gestión del negocio del comprador.

• IMAGEN = grado o nivel de imagen que da el proveedor como referencia  de la  relación comercial  con el proveedor

• FRECUENCIA = numero de pedidos realizados  anualmente que dan y la   frecuencia de los mismos y su posibilidad  de programación

• CRECIMIENTO= incremento en porcentaje  del volumen de compras anual realizado por la empresa  en los tres últimos años

• COMPETENCIA= numero de competidores que compran al  proveedor

Los criterios pueden ser  ponderados de acuerdo a su importancia con respecto a la estrategia adecuada del momento.
Seguidamente adjuntamos dos ejemplos de aplicación representados en diapositivas power point:

Descarga Clasificacion_Proveedores 1
Descarga  Clasificacion_Proveedores 2

La puntuación obtenida es de gran utilidad para toda la organización de la empresa ya que de un solo vistazo un numero nos puede indicar que tratamiento debe recibir el proveedor  en base a su importancia, definiéndose independientemente el sistema de gestión de cada cuenta de proveedor, con respecto a su política de  precios, comunicaciones, visitas, atenciones, etc.,definiéndose de manera adecuada la estrategia a seguir y los recursos de servicio a asignarse en cada caso.
A continuación, incluimos tres diapositivas en que se representan los criterios  elegidos, junto a sus ponderaciones y puntuaciones correspondientes, a saber:

Descarga grafico_criterios
Descarga grafico_puntuaciones

Es necesario preparar un listado de proveedores  por orden de prioridad en función de las  puntuación total alcanzada, de manera que podamos deducir la importancia para la empresa desde un enfoque estratégico.
De tal manera que las diferentes familias  o agrupaciones de proveedores  según la  segmentación de la cartera realizada darán base para diseñar diferentes políticas de compras  con distintos niveles de precios, colaboraciones  o atenciones a cada proveedor, realizándose una relación perfectamente personalizado.

5.-E. E. P. : Evaluación estratégica 4444  de  los productos a comprar.-

Otra aplicación de la valoración 4444 la utilizamos con respecto a los productos o acopios que compramos y su aprovisionamiento.

Elegir los criterios de evaluación de la cartera de productos a comprar.-

Se procederá al estudio, selección y definición de cuatro criterios mas indicados para  poder realizar una evaluación que permita clasificar a los acopios y poder definir una estrategia a realizar, Estos criterios deberán ser los de mayor importancia con respecto a la visión y estrategias a desarrollar y de uso común para todos los productos a comprar.Si hiciera falta por la complejidad de las familias de productos y/o servicios a comprar se podrían también establecer otros criterios específicos para cada familia procurando que sean el menor número posible.Como criterios más generales podemos considerar los siguientes:

• PRECIO= GRADO DE ENCARECIMIENTO (CARO-BARATO) DE LOS PRODUCTOS Y/SERVICIOS A COMPRAR
• PLAZO DE ENTREGA=PERIODO DE TIEMPO EMPLEADO(LARGO-CORTO) EN EL SUMINISTRO  DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE  EL PROVEEDOR VENDA.
• OFERENTES=NUMERO DE PROVEEDORES POSIBLES (MUCHOS-POCOS) PARA EL OFRECIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO EN ESTUDIO..
• UTILIZACION=GRADO DE USO(MAYOR-MENOR) EN LA FABRICACION DE PRODUCTOS O DE UTILIZACION DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS POR LOS PROVEEDORES.

Seguidamente, se representa , con una diapositiva power point, los criterios  y su gráfico de evaluacion 4444:
Descarga clasificación-acopios

También se pueden emplear otros criterios que a veces suelen ser de interés y sustituyen a alguno de los cuatro principales mencionados .Los criterios pueden ser  ponderados de acuerdo a su importancia con respecto a la estrategia adecuada del momento.La puntuación obtenida es de gran utilidad para toda la organización de la empresa ya que de un solo vistazo un numero nos puede indicar que tratamiento debe recibir el producto a comprar  en base a su importancia, definiéndose de manera adecuada la estrategia a seguir en cada caso.Es necesario preparar un listado de productos o acopios a comprar por orden de prioridad en función de las  puntuación total alcanzada, de manera que podamos deducir la importancia para la empresa desde un enfoque estratégico.De tal manera que las diferentes familias  o agrupaciones de aprovisionamientos  darán base para diseñar diferentes políticas de compras  con distintos niveles de precios, plazos de entrega,escasez de proveedores y el grado de utilización de los mismos
A continuación se adjunta una diapositiva power point  con la evaluacion de los criterios a evaluar:

Descarga  criterios-acopios

COMUNICACIÓN>>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD