LA AUTOEVALUACIÓN E. F. I. G. EN LA METODOLOGÍA DEL CAMBIO

Como continuación del articulo de mi blog tituladoLa organización del proceso de cambio empresarial presento una metodología propia , publicada en 1999 en los Cuadernos de Management nº 90 de la revista Nueva Empresa , que sirve para realizar un proceso de cambio en una organización empresarial y que esta basada en la aplicación del análisis DAFO y autoevaluaciones con la filosofía EFQM y su interrelación con las 7S  y el C.M.I. (cuadro de mando integral de Kaplan).

Para una mejor comprensión de este artículo  recomiendo la lectura del post titulado: ” La E.F.Q.M. :modelo europeo de autoevaluación de la gestión empresarial”

El análisis DAFO debe realizarse para cada cambio previsto en el Proceso de Cambio,  contrastándolo con la situación existente en cada una de las 7S.  Es posible agrupar los cambios que tienen una naturaleza similar, un mismo enfoque o cuyo éxito depende de una misma fuerza dinámica, con el fin de aplicarlo el Test de manera conjunta. Es evidente la necesidad de efectuarse cambios organizativos periódicos para superar la turbulencia de los cambios a los que la empresa está sometida. La sensibilidad a los cambios al entorno varia con la posición que tenga la empresa en el mercado, siendo el móvil de la necesidad de cambio la combinación de varios factores externos e internos como principales causas. Como factores externos podemos citar el mercado, la competencia, la innovación tecnológica, la legislación, y la sociedad y sus modos de vida, además de las modificaciones que puedan surgir en la composición del accionariado que podrían variar los objetivos de la empresa drásticamente. En cuanto a los factores internos tendremos el propio desarrollo de la empresa, cuyo crecimiento entraña cambios sustanciales en su estructura organizativa, y todo lo concerniente a la visión de futuro de la dirección.

Con el análisis  se pondrá determinar:

  • Cuales son las verdaderas posibilidades que tiene una empresa de implantar el cambio
  • Tomar conciencia sobre la existencia de barreras que podrían impedir o afectar negativamente la implantación del cambio y cuáles son sus dimensiones.
  • Explotar más eficazmente los factores positivos y neutralizar o eliminar los efectos negativos.

Seguidamente se adjunta un ejemplo de un análisis DAFO efectuado en una empresa donde se cruzan las amenazas y oportunidades con las fortalezas y debilidades para terminar sintetizando en los factores clave de éxito que acabaran definiendo las estrategias básicas o esenciales que habrá que desarrollar para alcanzar la excelencia en la gestión. Del estudio del entorno o análisis externo podremos deducir las amenazas y oportunidades y de la visualización de la situación interna de la propia organización comprobaremos los vectores que ofrezcan fortalezas o debilidades a la competitividad de la empresa. Asimismo del cruce entre amenazas y debilidades obtendremos las estrategias defensivas, del de debilidades con oportunidades las estrategias adaptativas, del de amenazas y fortalezas las estrategias reactivas y de oportunidades con fortalezas las estrategias ofensivas. Al final  obtenemos 6 factores clave de éxito que podremos valorar según su importancia y urgencia de aplicación.

Descargar analisis_DAFO

Por otro lado, para facilitar el análisis del nivel de cambios necesarios, propongo la utilización de 7 Factores Dinámicos de Gestión (F.D.G.), basados en el “esquema de las 7 S” descrito por T.J. Peters y R.M. Watermann en su libro “En busca de la excelencia” (1982),de donde tenemos los agentes facilitadores del cambio o Factores Dinamicos de Gestion,  así como el concepto del “Balance Scorecard” (BSC) de  R.J. Kaplan y D.P. Norton (1.992) o posteriormente llamado Cuadro de Mando Integral (C.M.I.), de donde obtengo cinco indicadores de resultados y estrategia, a los que llamo Ratios Indicadores de Gestión (R.I.G.).

Estas “7S de McKinsey”: Shared , values,  skills,  strategy, structure, systems, staff y style,  las podemos traducir como: cultura empresarial, competencias o aptitudes esenciales, estrategias básicas, estructura y recursos, sistemas y procesos, gestión del personal y estilo de gestión o dirección. Ver los artículos sobre el sistema empresarial en el siglo XXI” y la gestión del cambio.
Estos factores están interrelacionados, influyéndose unos con otros por vía directa o indirecta, de manera que en la mayoría de las veces no tiene sentido actuar sobre alguno aisladamente porque no se obtienen resultados sostenidos. Es preciso actuar sobre el conjunto, si bien la ponderación de cada factor puede ser distinta según la  naturaleza de la organización, fines, actividad, etc. En las  representaciones  de powerpoint que se adjuntan  se representa la interrelación entre las 7 F.D.G. junto al C.M.I. y sus 5 R.I.G. con respecto al sistema E.F.I.G. basado en la metodología mencionada.

Descargar EFQM_7S_CMI

Descarga Puzzle F.D_R.I.

Los F.D.G. deben ser armónicos y coherentes entre sí, sirviendo de equilibrio de la propia gestión empresarial, necesitándose de todos para alcanzar la excelencia. Como modelo a alcanzar se prevén  20 conceptos clave en los F.D.G, que son  actitudes clave por cada factor F.D.G., cuya cumplimentación conduce inexorablemente a una excelente gestión, por lo que, pueden utilizarse como valores clave para evaluar las fuerzas positivas de la organización que ayudan a la consecución de los objetivos-meta fijados, cuyo control se efectúa por medio de los R.I.G. mencionados.

Ver el articulo de mi blog La organización del proceso de cambio empresarial”

La metodología empleada consiste en una asignación de la puntuación de los F.D.G. y R.I.G., sobre la base del grado de cumplimentación y su utilización en el caso de los factores y al grado de excelencia de los resultados y su importancia en el caso de los ratios.
PUNTUACIÓN DE LA EVALUACIÓN
1.LOS FACTORES DINÁMICOS

Se evalúan en base a dos premisas:

  1. El grado de cumplimentación en el factor utilizado
  2. El grado de respuesta del mismo

FACTOR                                                                         UTILIZACION                                                                                PUNTUACIÓN
Anecdótico o sin añadir  valor                             No hay evidencia de uso efectivo                                                                                    0%

Hay alguna evidencia del uso                               Aplicado en aproximadamente el 25% de las actividades relevantes              25%
Utilización  de su prevención
Sujeto a revisiones ocasionadas
Algo utilizada en operaciones normales

Evidencia de uso sistemático                               Aplicado en prácticamente el 50% de las áreas o actividades relevantes      50%

y de sistemas de prevención
Sujeto a revisiones regulares
Integración en las operaciones normales y

en proceso de aplicación bien establecido

Clara utilización sistemática y prevención                Aplicado en el 75% de las áreas                                                                             75%

Evidencia de la mejora del negocio a través

de ciclos de revisión
Buena integración del factor en las operaciones

normales y en la planificación

Clara evidencia de su utilización sistemática         Aplicado al 100% en todas las áreas y actividades relevantes                 100%

y de sistemas basados en la prevención
Clara evidencia de la mejora de la efectividad

del negocio a través de ciclos de revisión
El factor esta totalmente integrado en los

modelos de trabajo normal
Se podría utilizar como modelo de aprendizaje

por otras organizaciones

2. – LOS INDICADORES DE RESULTADOS
Se evalúan en base a dos factores:

  • El grado de excelencia en los resultados
  • El alcance de estos resultados

RESULTADOS                                                                                         ALCANCE                                                                                           PUNTUACIÓN
Anecdótico.                                                                       Afectan a pocas áreas y actividades relevantes                                                   0%

Procedimiento no existente.

Todos los resultados son negativos
Algún resultado satisfactorio                                         Alcanzaran algunas áreas y actividades                                                               25%
Hay tendencias positivas de mejora

en algún resultado
Realización satisfactoria en la mayoría                     Los resultados alcanzan a muchas áreas  y actividades                                  50%

de las áreas (en un período mínimo de 1 año)
Tendencia fuertemente positiva
Se comprenden los motivos causas de las

tendencias negativas
Buenos resultados en la mayoría de las áreas                 Los resultados alcanzan a las áreas más relevantes                                75%

Tendencia fuertemente positiva (mínimo

durante 3 años)
Las tendencias negativas son corregidas con

planes de acción
Excelente resultados en todas las áreas                  Los resultados alcanzan a todas las áreas y actividades relevantes            100%
Fuertes tendencias positivas

(mínimo 5 años)
Indicaciones  positivas de que la posición

de liderazgo va a ser excelente

Para su análisis, se utilizan unas listas de preguntas de comprobación para cada F.D.G. y R.I.G. estipulados, evaluándolos y viéndose el nivel de gestión del cambio en la dirección, detectándose sus puntos fuertes y las ventajas clave que den competitividad a la empresa.  Asimismo, se obtienen las carencias y debilidades que debieran ser corregidas, comprobándose la armonización entre la cultura empresarial, su estrategia y el cambio estructural a realizar.

Seguidamente adjuntamos en powerpoint 7 cuestionarios para la evaluacion de los factores dinámicos de gestión (F.D.G.), como agentes facilitadores del cambio, a saber:

DescargaEvaluar_Estilo
Descarga Evaluar_ Cultura
Descarga Evaluar_Competencias
Descarga Evaluar_Estrategia
Descarga Evaluar_Estructuras
Descarga Evaluar_RRHH
Descarga Evaluar_Procesos

A continuación adjuntamos en powerpoint 5 cuestionarios  para la evaluacion de los ratios indicadores de gestión(R,I,G,), como indicadores de los resultados obtenidos.

Descarga Evaluar_IR_personal
Descarga Evaluar_ IR_clientes
Descarga Evaluar_IR_sociedad
Descarga Evaluar_IR_mejoras
Descarga Evaluar_IR_resultados

La ponderación utilizada en la evaluación E.F.I.G. (evaluación de los factores e indicadores de gestión) es similar a la E.F.Q.M. de la Comunidad Europea y al Plan PREMIE de la Diputación Foral de Vizcaya, con la salvedad de haber potenciado especialmente la R.I.G. referente a la satisfacción del personal (15% en lugar del 10%) al considerarla mas decisiva en las empresas de tamaño mediano y pequeño.

Descarga factores_evaluacion

En el esquema sobre las” comparaciones entre sistemas de evaluación “, se puede comprobar la composición de los sistemas de evaluación E.F.Q.M., PREMIE, orientado hacia las pequeñas empresas (PYMES) y el propuesto por el autor E.F.I.G., partiendo del sistema de las 7 S.

Descargar comparaciones

Para finalizar el proceso de autoevaluacion de los factores  e indicadores de gestión se debera  representar en una tabla las puntuaciones totales obtenidas evaluando las 10 preguntas  de cada cuestionario de evaluacion para obtener la puntuación media y los puntos alcanzados al ser debidamente ponderados. se puede fijar un minimo de 500 puntos como objetivo minimo y un maximo de 1.000. Seguidamente se adjunta un ejemplo de la tabla mencionada.

Descarga  ejemplo_evaluacion

La obtención de un buen clima laboral con afán de compromiso y movilización del personal, en el logro de los objetivos estratégicos consensuados, permitirá la colaboración en la mejora de procesos, que redundará en una reducción de los costos y una mayor satisfacción de los clientes, con lo que se incrementarán las ventas, con la consecuencia de alcanzarse unos resultados económico-financieros satisfactorios para los accionistas e indirectamente para el entorno socioeconómico.

Una ayuda a la utilización de esta metodología y su análisis se puede plasmar    utilizando un cuadro que represente  la situación de la organización empresarial con respecto a sus factores dinámicos de gestión  desglosados en los  20 conceptos clave  comparados con los recursos existentes, preguntándose ¿que somos? ; con los objetivos que pretendemos alcanzar o ¿que queremos ser? , así como con   la necesidad de nuevos recursos contestando a ¿que necesitamos para lograr los objetivos deseados?.Como ejemplo aplicado a una empresa del sector de la consultoría adjuntamos la siguiente representación powerpoint

Descarga analisis_necesidades


El lector ya habrá inferido que actuar eficientemente sobre el conjunto de los “factores dinámicos” no será fácil, ya que apelamos a valores, creencias, ritos, prácticas, comportamientos y conductas de personas y/o de grupos; por tanto, difíciles de modificar, máxime si están muy arraigadas en la empresa. El problema aparecerá cuando no se actúe, se haga con demora, insuficientemente o de manera intermitente. Las organizaciones que no resuelven satisfactoriamente y a tiempo los requerimientos prescritos son organizaciones inadaptadas al entorno que las alimenta y, por tanto, abocadas a la crisis.

COMUNICACIÓN>>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD

Anuncios

Etiquetas: , , , , , , , , , , , ,

About koldomann

Soy ingeniero industrial superior ya jubilado con intención de aplicar mi lema "La Comunicacón cataliza el Conocimiento creando Competividad" en mi blog : luismiguelmanene.wordpress.com

One response to “LA AUTOEVALUACIÓN E. F. I. G. EN LA METODOLOGÍA DEL CAMBIO”

  1. Paco Corma Canós says :

    Hola Luis Miguel, gracias por tu aportación. Cualquier metodología que ayude a sistematizar, vía reflexión, el análisis de las organizaciones tiene un doble valor: la propia sistematización y la de poder utilizar lenguaje común.
    Por mi parte estoy trabajando y proponiendo se trabaje en el hecho de que dicho análisis no puede ser en tiempo=0 o foto fija y debemos hacerlo en forma dinámica.
    Un saludo

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: